评估院会议管理办法

评估院会议管理办法一、总则（一）目的为了规范评估院会议管理，提高会议效率和质量，确保各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于评估院内部召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题会议、研讨会、培训会等。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，确保会议达到预期效果。2.务实创新原则：会议内容应紧密围绕工作实际，注重解决问题，鼓励创新思维和方法。3.分级负责原则：根据会议的性质和重要程度，明确各级人员的职责，确保会议组织和管理工作的落实。二、会议分类及组织（一）工作例会1.召开周期：每周[X]固定时间召开。2.参会人员：院领导、各部门负责人。3.会议内容：总结上周工作进展，分析存在的问题，部署本周工作任务。4.组织部门：办公室（二）专题会议1.召开时机：根据工作需要，针对特定主题或问题召开。2.参会人员：相关部门负责人及工作人员，必要时邀请外部专家。3.会议内容：深入讨论特定主题或问题，提出解决方案和措施。4.组织部门：相关业务部门（三）研讨会1.召开目的：围绕行业热点、难点问题或评估技术创新等进行深入研讨。2.参会人员：内部专业人员、外部专家学者。3.会议内容：分享经验、交流观点，探索新思路和方法。4.组织部门：学术委员会或相关业务部门（四）培训会1.培训需求：根据员工岗位技能提升需求或新政策、新技术要求确定。2.参会人员：相关岗位员工。3.会议内容：进行专业知识、技能培训。4.组织部门：人力资源部门或相关业务部门三、会议筹备（一）会议计划1.提出申请：会议主办部门提前[X]个工作日填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容，报分管领导审批。2.计划审核：分管领导对会议申请进行审核，必要时提交院长办公会审议。审核通过后，由办公室统筹安排会议。（二）会议通知1.通知发布：办公室根据会议计划，提前[X]个工作日向参会人员发送会议通知。通知可采用邮件、短信、内部办公系统等方式发布，确保参会人员及时收到。2.通知内容：会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、注意事项等。对于重要会议，应明确着装要求、是否需要提前准备材料等。（三）会议材料准备1.材料内容：根据会议主题和议程，主办部门负责准备相关会议材料，如汇报材料、讨论稿、调研报告等。材料应内容详实、数据准确、逻辑清晰。2.材料审核：主办部门负责人对会议材料进行审核，确保材料质量。必要时，提交分管领导或相关专家审核。3.材料分发：会议材料应在会议前[X]个工作日分发至参会人员手中，以便参会人员提前熟悉会议内容，做好发言准备。（四）会议场地布置1.场地选择：根据会议规模和性质，选择合适的会议场地。场地应具备良好的通风、采光条件，音响、投影等设备齐全，满足会议需求。2.布置要求：会议场地应按照会议主题和风格进行布置，摆放整齐的桌椅、会议标识、绿植等，营造舒适、整洁的会议环境。对于重要会议，可设置签到台、资料架等。四、会议组织与管理（一）会议签到1.签到方式：参会人员应在会议开始前[X]分钟到达会议场地，在签到表上签到。签到表应记录参会人员姓名、部门、职务等信息。2.签到统计：会议工作人员负责对签到情况进行统计，确保参会人员按时到会。对于未按时签到的人员，应及时联系并了解原因。（二）会议主持1.主持人职责：会议主持人应提前熟悉会议议程和材料，掌握会议进度和节奏。在会议过程中，引导参会人员围绕主题进行发言和讨论，协调解决会议中出现的问题，确保会议顺利进行。2.主持人要求：主持人应具备良好的沟通能力、组织能力和应变能力，语言表达清晰、简洁，能够掌控会议氛围。（三）会议记录1.记录人员：会议主办部门应安排专人负责会议记录。记录人员应熟悉会议内容和流程，具备较强的文字记录能力。2.记录内容：会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项等。记录应准确、完整，能够真实反映会议全貌。3.记录整理：会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，形成会议纪要。会议纪要应经主持人审核后，发送至参会人员及相关部门。（四）会议发言1.发言要求：参会人员应围绕会议主题进行发言，观点明确、论据充分、语言简洁。发言时间应控制在规定范围内，避免冗长和无关内容。2.讨论环节：会议主持人应引导参会人员进行充分的讨论，鼓励不同观点的交流和碰撞。在讨论过程中，主持人应及时总结归纳，确保讨论方向不偏离主题。（五）会议纪律1.遵守时间：参会人员应严格遵守会议时间，按时到会。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主办部门请假，并安排人员代会。2.保持安静：会议期间，参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得随意走动、交头接耳，保持会议秩序。3.认真参与：参会人员应认真听取他人发言，积极参与讨论，不得在会议期间从事与会议无关的事情。五、会议决议与执行（一）决议形成1.决议方式：会议应根据讨论结果形成决议。决议应明确、具体，具有可操作性。对于重大事项的决议，应经参会人员充分讨论后，进行表决通过。2.决议记录：会议记录中应详细记录决议内容、表决情况等信息。决议形成后，应及时以书面形式印发至相关部门和人员。（二）决议执行1.责任明确：各部门应根据会议决议，明确责任人和时间节点，制定具体的执行计划，并报办公室备案。2.跟踪检查：办公室负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查，定期向院领导汇报执行进展。对于执行不力的部门，应及时督促整改。3.反馈调整：在决议执行过程中，如遇问题或情况发生变化，相关部门应及时向办公室反馈。办公室应根据反馈情况，组织相关人员进行研究，必要时对决议进行调整。六、会议经费管理（一）经费预算1.预算编制：会议主办部门应根据会议规模、时间、地点等因素，编制会议经费预算。预算应包括场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮住宿、交通等费用。2.预算审核：会议经费预算经主办部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后，按照预算严格控制经费支出。（二）经费报销1.报销凭证：会议结束后，主办部门应及时整理会议经费报销凭证，确保凭证真实、合法、有效。报销凭证应包括发票、收据、清单等。2.报销流程：主办部门按照公司财务报销制度，填写报销申请表，附上报销凭证，经部门负责人审核、分管领导审批后，提交财务部门报销。七、会议档案管理（一）档案收集1.收集范围：会议档案包括会议申请表、会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要、决议文件等。2.收集时间：会议结束后，主办部门应及时将会议档案收集整理，移交至办公室档案管理人员。（二）档案整理1.分类整理：办公室档案管理人员按照档案管理规定，对会议档案进行分类整理，建立档案目录，便于查询和管理。2.编号装订：对整理好的会议档案进行编号，并按照顺序装订成册。装订应牢固、整齐，确保档案的完整性。（三）档案保管1.保管期限：根据档案重要程度和保存价值，确定会议档案的保管期限。重要会议档案应长期保存，一般会议档案保存[X]年。2.保管方式：会议档案应存放在专门的档案柜中，确保档案安全、防潮、防虫。同时，应建立电子档案备份，便于查询和利用。（四）档案查阅1.查阅申请：因工作需要查阅会议档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到办公室档案