行政集中采购管理办法

行政集中采购管理办法一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的行政集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织内各部门、各分支机构以及所属单位的行政集中采购活动。行政集中采购涵盖办公用品、办公设备、办公家具、通用物资、服务类采购等项目。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自义务，维护市场秩序。5.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善行政集中采购管理制度、流程和标准。组织实施行政集中采购活动，包括采购计划制定、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。建立和管理供应商库，对供应商进行评估和考核。协调处理采购过程中的各类问题和纠纷，监督采购活动的执行情况。2.需求部门根据工作需要，提出行政集中采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购文件的评审，提供技术支持和专业意见。负责采购项目的验收工作，确保采购物品和服务符合要求。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付和使用情况。对采购项目进行财务核算和审计。4.监督部门对行政集中采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公平公正。受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.各需求部门应于每年[具体时间]前，向采购管理部门申报下一年度行政集中采购需求计划。需求计划应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.因工作需要临时增加的采购项目，需求部门应提前[具体天数]向采购管理部门提交采购申请，说明采购原因、项目内容、紧急程度等情况。（二）采购计划审核与调整1.采购管理部门收到需求部门的采购需求申报后，应会同财务部门对采购需求进行审核。审核内容包括采购必要性、预算合理性、规格型号适用性等。2.根据审核结果，采购管理部门编制年度行政集中采购计划，报公司/组织领导审批后执行。年度采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购金额等。3.在采购计划执行过程中，如因市场变化、政策调整、工作实际需要等原因，确需调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，经采购管理部门审核后，报公司/组织领导批准。三、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到[具体金额]以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应按照国家有关规定，在指定媒体上发布招标公告，并按照规定的程序组织开标、评标和定标。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于[具体数量]家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、方法和标准进行谈判，并确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证，并报公司/组织领导批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应向不少于[具体数量]家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购管理部门根据供应商的报价情况，确定成交供应商。四、采购文件编制（一）采购文件内容1.采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术标准、售后服务等内容。采购预算应根据采购需求和市场价格情况合理编制。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，不得含有歧视性、倾向性条款。2.采购文件的编制应严谨规范，语言表达准确清晰，避免产生歧义。3.采购文件应明确采购项目的评审标准和方法，确保评审过程公平公正。（三）采购文件审核与发布1.采购文件编制完成后，采购管理部门应会同财务部门、需求部门等相关部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、合理性等。2.经审核通过的采购文件，由采购管理部门按照规定的方式发布。公开招标、邀请招标的采购文件应在指定媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购、询价的采购文件应向参与采购活动的供应商发放。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。2.供应商准入条件应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等基本资质证明，以及供应商的生产经营状况、财务状况、信誉状况、售后服务能力等方面的要求。3.供应商申请准入时，应向采购管理部门提交相关证明材料。采购管理部门对供应商提交的材料进行审核，并组织实地考察或评估。经审核和考察合格的供应商，纳入供应商库管理。（二）供应商库管理1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、评价结果等内容。2.采购管理部门应定期对供应商库中的供应商进行评估和考核。评估和考核内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、遵守合同情况等方面。3.根据评估和考核结果，采购管理部门对供应商库进行动态调整。对表现优秀的供应商，给予优先采购、增加采购份额等奖励；对表现不佳的供应商，进行警告、限制采购、淘汰等处理。（三）供应商选择1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。2.对于公开招标、邀请招标的采购项目，应按照规定的程序和标准，从所有投标供应商中选择中标供应商。3.对于竞争性谈判、单一来源采购、询价的采购项目，应根据采购文件规定的评审标准和方法，从参与采购活动的供应商中选择成交供应商。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同应符合国家法律法规和行业标准的要求，合同条款应严谨规范，避免产生歧义。3.采购合同签订前，采购管理部门应会同财务部门、需求部门等相关部门对合同条款进行审核。审核内容包括合同的合法性、完整性、准确性、合理性等。（二）合同执行1.采购合同签订后，采购管理部门应按照合同约定，督促成交供应商履行合同义务。成交供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，提供货物或服务。2.需求部门应配合采购管理部门做好合同执行工作，及时验收采购货物或服务，并在验收合格后出具验收报告。3.财务部门应按照合同约定，及时支付采购款项。支付采购款项时，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证。（三）合同变更与解除1.在采购合同执行过程中，如因市场变化、政策调整、工作实际需要等原因，确需变更合同内容的，采购管理部门应与成交供应商协商一致，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、时间等。2.如因不可抗力或其他法定原因，导致采购合同无法履行或部分无法履行的，采购管理部门应与成交供应商协商解除合同。解除合同应签订解除合同协议，并按照合同约定办理相关手续。（四）合同纠纷处理1.在采购合同执行过程中，如发生合同纠纷，采购管理部门应及时与成交供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.采购管理部门应配合相关部门做好合同纠纷的处理工作，提供相关证据和资料，维护公司/组织的合法权益。七、采购验收管理（一）验收标准1.采购项目的验收应按照采购合同约定的质量标准和技术要求进行。采购合同未约定质量标准和技术要求的，应按照国家相关标准和行业规范进行验收。2.验收标准应明确采购项目的外观、数量、规格型号、性能指标、功能要求等方面的内容。（二）验收程序1.采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应包括需求部门代表、采购管理部门代表、专业技术人员等。2.验收人员应按照验收标准对采购项目进行逐一检查和测试，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、供应商名称、验收时间、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，需求部门应在验收报告上签字确认；验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应与供应商协商解决，直至达到验收标准。（三）验收记录与存档1.验收人员应将验收过程和结果详细记录下来，并形成验收记录。验收记录应包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等内容。2.验收报告和验收记录应作为采购项目档案的重要组成部分，由采购管理部门负责存档保管。存档期限应按照国家有关规定执行。八、监督与考核（一）监督检查1.监督部门应定期对行政集中采购活动进行监督检查。监督检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、供应商选择与管理情况、采购合同签订与执行情况、采购验收情况等。2.监督部门在监督检查过程中，发现问题应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。整改完成后，监督部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）投诉处理1.任何单位和个人对行政集中采购活动中的违规行为，有权向监督部门投诉。投诉应实名提出，并提供相关证据和资料。2.监督部门收到投诉后，应及时进行调查处理。调查处理结果应及时反馈给投诉人，并向公司/组织领导报告。（三）考核评价1.采购管理部门应建立行政集