中交路建档案管理办法

中交路建档案管理办法一、总则（一）目的为加强中国交通建设股份有限公司公路工程局（以下简称“中交路建”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司生产经营、管理决策、工程建设等各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于中交路建总部及所属各单位（包括分公司、子公司、项目部等）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则中交路建档案工作实行集中统一管理，各单位应明确档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员，确保档案管理工作的有效开展。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容完整、准确，不得篡改、伪造档案信息。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，对档案进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露、丢失或损坏。（四）管理职责1.中交路建总部档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司档案管理制度和办法。负责指导、监督和检查所属各单位的档案管理工作。集中管理公司总部形成的各类档案，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。组织开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化。负责档案专业人员的培训和考核工作。2.所属各单位档案管理部门职责贯彻执行公司档案管理制度和办法，制定本单位档案管理实施细则。负责本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导和监督本单位各部门及下属项目部的档案管理工作。定期向公司总部档案管理部门报送档案工作情况。3.各部门及项目部职责负责本部门及项目部文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的收集、整理、鉴定、利用等工作。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.公司各部门及项目部在各项工作活动中应及时形成真实、准确、完整的文件材料，确保文件材料的质量。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹应清晰、工整，签字盖章齐全。（二）文件材料的收集范围1.公司总部形成的文件材料，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划与总结、财务文件、人事文件、工程技术文件、经营管理文件等。2.所属各单位形成的文件材料，包括本单位制定的规章制度、工作计划与总结、会议记录、财务报表、人事档案、工程施工文件、设备管理文件等。3.工程项目形成的文件材料，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。具体收集范围按照国家和行业有关规定执行。（三）文件材料的收集要求1.各部门及项目部应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.对于重要会议、重大活动、重点工程项目等形成的文件材料，应实行跟踪收集，确保文件材料的齐全、完整。3.各部门及项目部应在工作结束后及时将文件材料整理归档，不得积压、拖延。三、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等十大类。2.每大类下可根据实际情况进一步细分小类，如行政管理类可分为公文、会议、机要、保密、信访等小类。（三）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。2.整理归档文件应按照分类方案和排列顺序进行编号，编号应清晰、准确，便于查找和管理。3.归档文件应逐件编目，编目内容包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等。4.归档文件应装订整齐，采用线装或不锈钢夹装订，不得使用金属钉装订。四、档案的保管（一）保管场所1.公司总部及所属各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。短期保管的档案：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。2.档案保管期限的划分应根据国家有关规定和公司实际情况确定，具体划分标准见附件《中交路建档案保管期限表》。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全与完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对已到保管期限的档案应及时进行鉴定和处置。3.档案库房应保持清洁卫生，温湿度应符合国家规定的标准要求。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作领导小组，由分管领导任组长，档案管理部门及相关业务部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责组织对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定方法1.档案管理人员应根据档案保管期限表和档案的实际情况，对到期档案进行初步鉴定，提出存毁意见。2.档案鉴定工作领导小组应组织相关业务部门对档案管理人员提出的存毁意见进行审核，必要时可邀请有关专家进行论证。3.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报公司分管领导审批后进行销毁。（三）销毁程序1.档案销毁应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁前认真核对《档案销毁清册》，确保销毁档案的准确性。2.档案销毁时，应采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，严禁将档案出售或赠送他人。3.档案销毁后，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。六、档案的统计（一）统计内容档案统计内容包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。（二）统计要求1.各单位档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案工作情况进行统计，并及时上报公司总部档案管理部门。2.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。3.公司总部档案管理部门应定期对所属各单位档案统计数据进行汇总分析，为公司档案管理决策提供依据。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全与合理利用。（二）利用方式1.档案查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。2.档案借阅：公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、伪造、损毁档案内容。3.档案复制：公司内部人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案复制应使用档案管理部门统一提供的设备和材料，复制件应加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人、利用目的、档案名称、查阅或借阅期限、复制份数等。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立中交路建档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司生产经营、管理决策等提供及时、准确的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化加工：对公司现有纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，确保档案信息的安全与保密。（三）建设要求1.档案信息化建设应遵循国家有关法律法规和行业标准，确保档案信