询价流程管理暂行办法

询价流程管理暂行办法一、总则（一）目的为规范公司询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及物资采购、服务采购等各类询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息、流程及结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益优先原则：在保证物资和服务质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、询价流程职责分工（一）采购部门1.负责发起询价需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期等关键信息。2.收集、整理供应商信息，建立供应商库，并定期维护更新。3.向潜在供应商发送询价文件，组织询价活动，包括询价文件的发放、答疑、报价收集等。4.对供应商的报价进行初步审核，筛选出符合要求的供应商，并组织商务谈判或综合评审。5.签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。（二）需求部门1.准确提出采购需求，对采购物资或服务的技术规格、功能要求等提供详细说明，并参与技术条款的制定。2.协助采购部门进行供应商选择和评审，提供专业意见和建议。3.负责对采购物资或服务进行验收，确保符合需求部门的要求。（三）财务部门1.参与询价文件中涉及价格条款的审核，提供财务方面的专业意见。2.负责对采购成本进行核算和控制，审核采购合同中的价格条款和付款方式。3.监督采购资金的支付，确保资金使用合规、安全。（四）法务部门1.审核询价文件、采购合同等相关法律文件，确保其符合法律法规要求，防范法律风险。2.为询价活动和采购合同履行过程中的法律问题提供咨询和支持。（五）其他部门根据询价活动的需要，提供相关技术支持、质量检验等服务，协助采购部门完成询价和采购工作。三、询价流程具体步骤（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写《询价需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期、用途等信息。2.需求部门负责人对申请表进行审核，确保需求准确、合理，并签字确认后提交给采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《询价需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.如需求存在疑问或不合理之处，采购部门与需求部门沟通协商，进行调整和完善。3.审核通过后，采购部门确定询价项目负责人，负责该询价项目的具体实施。（三）供应商选择1.询价项目负责人根据采购需求，从公司供应商库中筛选出潜在供应商；如供应商库中无合适供应商，可通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式寻找新的供应商。2.对潜在供应商进行资格预审，审查其营业执照、经营范围、生产能力、质量保证体系、信誉状况、财务状况等相关资质和条件。3.确定参与询价的供应商名单，并向其发送《询价邀请函》，告知询价项目的基本情况、询价文件获取方式、报价截止时间等信息。（四）询价文件编制与发放1.采购部门根据采购需求编制询价文件，询价文件应包括以下内容：询价函，明确询价项目的名称、编号、采购内容、报价要求等基本信息。采购需求明细，详细列出采购物资或服务的规格型号、数量、质量标准、技术要求、交货期等。报价表，供供应商填写报价及相关条款。商务条款，包括付款方式、交货地点、运输方式、售后服务要求等。技术条款，对采购物资或服务的技术性能、指标等进行详细说明。供应商须知，告知供应商询价流程、报价有效期、答疑方式等注意事项。2.询价文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字，加盖公司公章或采购专用章。3.将询价文件以书面形式或电子文档形式发放给参与询价的供应商，并要求供应商在规定时间内签收确认。（五）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应按照要求认真填写报价表，对采购物资或服务的价格、交货期、售后服务等条款进行报价。2.供应商应在报价截止时间前，将密封好的报价文件送达采购部门或按照指定的电子方式提交报价。3.采购部门对供应商的报价文件进行签收登记，确保报价文件的完整性和有效性。（六）报价评审1.采购部门组织需求部门、财务部门、法务部门等相关人员组成评审小组，对供应商的报价进行评审。2.评审小组首先对报价文件的完整性、符合性进行审查，剔除不符合要求的报价。3.对符合要求的报价进行详细评审，评审内容包括价格、质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。价格评审：比较各供应商的报价，分析价格的合理性，评估价格优势。质量评审：审查供应商提供的产品质量保证文件、质量认证情况等，评估产品质量是否满足采购要求。交货期评审：根据采购需求的交货期要求，评估供应商的交货期承诺是否可行。售后服务评审：考察供应商提供的售后服务内容、响应时间、服务质量等，评估售后服务的优劣。供应商信誉评审：查阅供应商的信用记录、业绩表现等，评估供应商的信誉状况。4.评审小组根据评审结果，综合考虑各方面因素，推荐成交供应商候选人，并编写《询价评审报告》，说明评审过程、评审结果及推荐理由。（七）商务谈判或综合评审1.如果通过报价评审后有多个供应商的综合条件较为接近，采购部门可组织与成交供应商候选人进行商务谈判。2.商务谈判主要围绕价格、交货期、售后服务等条款进行协商，争取更有利的采购条件。3.谈判过程中，采购部门应做好记录，形成《商务谈判记录》。4.若商务谈判未能达成一致意见，或根据项目情况无需进行商务谈判，采购部门可组织综合评审，对各供应商的综合情况进行再次评估和比较，确定最终成交供应商。（八）合同签订1.确定成交供应商后，采购部门起草采购合同，合同内容应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同经法务部门审核通过后，提交公司领导审批。3.审批通过后，采购部门与成交供应商签订采购合同，并加盖双方公章。（九）合同执行与验收1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门负责组织对采购物资或服务进行验收，验收合格后填写《验收报告》。3.如验收过程中发现问题，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决，直至验收合格。（十）付款1.财务部门根据采购合同约定的付款方式和付款条件，审核采购部门提交的付款申请及相关凭证。2.审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续，确保采购资金的安全、准确支付。四、询价文件管理（一）文件编制询价文件应严格按照本办法规定的内容和格式进行编制，确保文件内容完整、准确、清晰，符合采购需求和法律法规要求。（二）文件审核询价文件编制完成后，应经采购部门负责人审核签字，重要项目的询价文件还应提交公司领导或相关部门会审。（三）文件发放询价文件应及时、准确地发放给参与询价的供应商，并做好发放记录，包括发放时间、发放对象、文件编号等信息。（四）文件保存采购部门应妥善保存询价文件的原件及相关资料，包括供应商的报价文件、评审记录、合同文本等，保存期限按照公司档案管理规定执行。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价流程进行审计监督，检查询价活动是否符合本办法规定，是否存在违规操作行为。2.采购部门应定期对询价流程进行自查自纠，发现问题及时整改，并向公司领导报告。（二）外部监督1.接受公司上级主管部门、行业监管部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的问题，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。六、违规处理（一）对供应商的违规处理1.若供应商在询价过程中存在提供虚假资料、恶意报价、串通投标等违规行为，采购部门有权取消其参与询价或采购项目的资格，并将其列入公司供应商黑名单。2.给公司造成损失的，供应商应依法承担赔偿责任；情节严重的，将依法追究其法律责任。（二）对公司内部人员的