视听著作授权管理办法

视听著作授权管理办法一、总则（一）目的本办法旨在规范公司/组织在视听著作授权管理方面的行为，确保公司/组织合法、合规地获取和使用视听著作权，保护著作权人的合法权益，促进视听产业的健康发展，同时保障公司/组织业务活动的顺利开展。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内涉及视听著作授权管理的所有部门、岗位及相关业务活动，包括但不限于视听内容的采购、制作、使用、传播等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保视听著作授权管理活动合法合规。2.尊重著作权原则：尊重视听著作权人的权利，维护著作权人的合法利益，在授权使用过程中遵循自愿、公平、等价有偿的原则。3.风险防控原则：对视听著作授权管理过程中的各类风险进行全面识别、评估和防控，确保公司/组织的利益不受损害。4.规范操作原则：建立健全规范的视听著作授权管理流程，明确各环节的职责和操作要求，确保授权管理工作有序进行。二、视听著作的定义及分类（一）定义本办法所称视听著作，是指以图像、声音等形式表现的具有独创性并能以一定形式固定的作品，包括但不限于电影、电视剧、纪录片、动画片、短视频、音乐作品的视听制品等。（二）分类1.按来源分类自有著作：由公司/组织自行创作、制作的视听著作。外购著作：从外部著作权人处购买获得授权的视听著作。合作著作：与其他机构或个人合作创作、制作，并按约定共享著作权的视听著作。2.按使用目的分类商业用途著作：用于公司/组织的商业宣传、产品推广、销售活动等，以获取商业利益为目的的视听著作。非商业用途著作：用于公司/组织内部培训、文化交流、公益活动等非商业目的的视听著作。三、授权管理职责分工（一）版权管理部门1.负责制定和完善视听著作授权管理的相关制度和流程。2.统筹公司/组织视听著作授权管理工作，建立视听著作权数据库，对公司/组织拥有的视听著作权及授权使用情况进行统一管理。3.审核各类视听著作授权申请，评估授权风险，提出授权建议，并报公司/组织相关领导审批。4.代表公司/组织与著作权人进行授权谈判，签订授权协议，跟踪授权协议的履行情况。5.处理视听著作授权管理过程中的纠纷和争议，维护公司/组织的合法权益。（二）业务部门1.根据业务需求，向版权管理部门提出视听著作授权申请，并提供详细的使用计划和需求说明。2.配合版权管理部门进行授权谈判，提供必要的业务信息和支持。3.按照授权协议的约定，正确使用视听著作，确保使用行为符合法律法规和授权要求。4.及时向版权管理部门反馈视听著作使用过程中的问题和情况。（三）法务部门1.为视听著作授权管理提供法律支持和咨询服务，审查授权协议等法律文件，确保其合法合规。2.参与处理视听著作授权管理过程中的法律纠纷和争议，提供法律解决方案。3.跟踪国家法律法规及相关政策的变化，及时调整公司/组织的视听著作授权管理策略。（四）财务部门1.负责审核视听著作授权费用的预算和支出，确保费用支付的合理性和合规性。2.按照财务制度和授权协议的约定，及时支付授权费用。3.对视听著作授权管理过程中的财务数据进行统计和分析，为公司/组织决策提供支持。四、授权管理流程（一）授权申请1.业务部门因业务需要使用视听著作时，应填写《视听著作授权申请表》，详细说明使用目的、使用范围、使用期限、预计使用次数等信息，并提交至版权管理部门。2.申请表应附相关业务文件或资料，如项目策划书、宣传方案等，以便版权管理部门全面了解使用需求。（二）初审1.版权管理部门收到授权申请后，对申请内容进行初步审核。2.审核内容包括申请的必要性、使用目的和范围的合理性、预计使用次数与业务需求的匹配性等。3.对于不符合要求的申请，版权管理部门应及时与业务部门沟通，要求其补充或修改相关信息。（三）版权查询与评估1.版权管理部门根据申请内容，查询公司/组织的视听著作权数据库，确定是否存在可满足业务需求的自有视听著作。2.若自有视听著作无法满足需求，版权管理部门需对外部视听著作进行版权查询，了解其版权状况、授权情况及市场价格等信息。3.同时，对拟获取授权的视听著作进行风险评估，包括著作权的稳定性、授权期限的合理性、授权费用的合理性等。（四）授权谈判1.根据版权查询与评估结果，版权管理部门代表公司/组织与著作权人进行授权谈判。2.谈判内容包括授权范围、授权期限、授权费用、使用限制、违约责任等条款。3.在谈判过程中，版权管理部门应充分了解著作权人的要求和底线，结合公司/组织的利益和需求，争取达成合理的授权协议。4.谈判过程中涉及的重要事项和决策，应及时向公司/组织相关领导汇报。（五）协议签订1.授权谈判达成一致后，版权管理部门起草授权协议，并提交法务部门审核。2.法务部门对授权协议进行法律审查，确保协议内容合法合规，保护公司/组织的合法权益。3.经法务部门审核通过后，授权协议由公司/组织法定代表人或其授权代表签字盖章，并与著作权人签订。4.签订后的授权协议原件由版权管理部门归档保存，同时将协议副本分发给业务部门、财务部门等相关部门。（六）授权使用与监督1.业务部门按照授权协议的约定，正确使用视听著作。在使用过程中，应严格遵守法律法规和授权要求，不得擅自扩大使用范围、延长使用期限或进行其他违规操作。2.版权管理部门负责对视听著作的授权使用情况进行监督检查，定期或不定期抽查业务部门的使用记录，确保使用行为符合授权协议的规定。3.如发现业务部门存在违规使用行为，版权管理部门应及时制止，并要求其限期整改。情节严重的，应追究相关人员的责任。（七）授权续期与终止1.在授权期限届满前，业务部门如需继续使用视听著作，应提前向版权管理部门提出授权续期申请。2.版权管理部门按照授权申请流程进行审核、查询、谈判等工作，与著作权人办理授权续期手续。3.若业务部门不再需要使用视听著作或授权协议约定的终止条件成就时，版权管理部门应及时通知业务部门停止使用，并办理授权终止手续。4.授权终止后，业务部门应将相关视听著作的载体及使用记录等资料交回版权管理部门妥善处理。五、授权费用管理（一）费用预算1.业务部门在提出视听著作授权申请时，应同时编制授权费用预算，明确预计支付的授权费用金额及支付方式。2.授权费用预算应根据授权使用的目的、范围、期限、市场行情等因素进行合理估算，并报财务部门审核。（二）费用支付1.财务部门根据审核通过的授权协议和费用预算，按照公司/组织的财务制度和授权协议的约定，及时支付授权费用。2.在支付授权费用前，财务部门应核对授权协议的条款、支付金额、支付对象等信息，确保支付的准确性和合规性。3.对于金额较大的授权费用支付，财务部门应按照公司/组织的审批流程进行审批。（三）费用核算与审计1.财务部门应建立健全授权费用核算制度，对授权费用的收支情况进行详细记录和核算。2.定期对授权费用的使用情况进行审计，检查费用支出的合理性和合规性，确保公司/组织的资金使用安全。六、著作权保护与风险管理（一）著作权保护1.加强对公司/组织自有视听著作的保护，建立完善的著作权登记制度，及时申请著作权登记，维护公司/组织的著作权权益。2.对涉及视听著作授权管理的相关人员进行著作权法律法规培训，提高其著作权保护意识，防止因内部人员疏忽或违规行为导致著作权侵权事件的发生。3.在与外部著作权人合作过程中，注意保护对方的著作权信息安全，签订保密协议，防止著作权信息泄露。（二）风险管理1.建立视听著作授权管理风险预警机制，对授权管理过程中的各类风险进行实时监测和预警。2.定期对视听著作授权管理的风险状况进行评估，分析风险产生的原因，制定相应的风险应对措施。3.关注国家法律法规及相关政策的变化，及时调整公司/组织的视听著作授权管理策略，降低政策风险。4.加强与著作权人、行业协会、律师事务所等相关机构的沟通与合作，及时了解行业动态和法律风险信息，共同应对可能出现的风险。七、档案管理（一）档案范围视听著作授权管理档案包括授权申请表、版权查询报告、授权协议、支付凭证、使用记录、纠纷处理文件等与授权管理相关的各类文件和资料。（二）档案整理与归档1.业务部门和版权管理部门应按照档案管理的要求，及时将各自产生的与视听著作授权管理相关的文件和资料进行整理。2.整理后的档案应定期移交至公司/组织的档案管理部门进行归档保存，确保档案的完整性和规范性。3.档案管理部门应建立健全档案管理制度，对视听著作授权管理档案进行分类、编号、存储，便于查询和使用。（三）档案查阅与利用1.因工作需要查阅视听著作授权管理档案的，应填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应严格遵守档案管理规定，不