设计院图文管理办法

设计院图文管理办法一、总则（一）目的为加强设计院图文管理，规范图文资料的收集、整理、存储、使用和归档等流程，提高工作效率，保证设计工作的顺利进行，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本设计院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于设计院内部各部门在设计项目中产生的各类图文资料的管理，包括但不限于设计图纸、技术文件、文档资料、电子文件等。（三）基本原则1.完整性原则：确保图文资料涵盖设计项目的各个环节，全面反映设计成果。2.准确性原则：图文资料应准确无误，数据可靠，符合设计规范和标准。3.规范性原则：遵循统一的格式、编码和标识要求，保证图文资料的规范性和一致性。4.安全性原则：采取有效措施保护图文资料的安全，防止泄露、丢失和损坏。5.便捷性原则：便于图文资料的查询、检索、使用和共享，提高工作效率。二、管理职责（一）院长职责1.全面负责设计院图文管理工作的领导和决策。2.审批图文管理的相关制度、流程和标准。3.协调解决图文管理工作中的重大问题。（二）分管副院长职责1.协助院长管理图文工作，负责具体工作的组织和实施。2.审核图文管理的各项计划、方案和报告。3.监督检查各部门图文管理工作的执行情况。（三）图文管理部门职责1.制定和完善图文管理的规章制度、流程和标准。2.负责图文资料的集中管理，包括收集、整理、存储、检索和借阅等工作。3.组织开展图文资料的数字化工作，建立电子档案库。4.对各部门图文管理工作进行指导和培训。5.定期对图文管理工作进行总结和评估，提出改进措施。（四）项目负责人职责1.负责本项目图文资料的收集、整理和审核工作，确保资料的完整性和准确性。2.按照规定的时间和要求向图文管理部门提交项目图文资料。3.配合图文管理部门做好项目图文资料的存储、检索和借阅等工作。（五）其他部门职责1.负责本部门产生的图文资料的整理和保管工作，并按照规定向图文管理部门移交。2.在使用图文资料时，遵守相关管理规定，爱护资料，不得擅自修改、复制和转借。三、图文资料的收集与整理（一）收集范围1.设计项目前期资料，包括项目委托书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.设计过程中产生的各类图纸，如方案设计图、初步设计图、施工图等。3.技术文件，如设计计算书、技术交底文件、质量检验报告等。4.与设计项目相关的文档资料，如会议纪要、来往信函、变更通知等。5.电子文件，包括设计软件生成的文件、扫描件、电子邮件等。（二）收集要求1.项目负责人应及时收集本项目的图文资料，确保资料的时效性。2.收集的图文资料应真实、完整、准确，签字盖章齐全。3.对于外来文件，应进行登记，并注明来源和日期。（三）整理原则1.按照项目类别和阶段进行分类整理。2.同一项目的图文资料应按照逻辑顺序排列，便于查阅。3.对图文资料进行编号，建立索引目录，方便检索。（四）整理方法1.图纸整理：按照专业、图号顺序排列，折叠成A4规格，在右下角加盖竣工图章。2.技术文件整理：按照文件类型和时间顺序分类装订，编制目录。3.文档资料整理：按照文件内容和时间顺序分类归档，编制索引。4.电子文件整理：按照项目名称和文件类型建立文件夹，进行命名和标注，确保文件的可读性和可检索性。四、图文资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质图文资料应存放在专门的档案柜中，按照类别和项目进行分类存放。2.电子图文资料应存储在服务器或磁盘阵列中，建立备份机制，确保数据的安全性和可靠性。3.对于重要的图文资料，可采用光盘刻录等方式进行长期保存。（二）存储环境1.档案柜应放置在干燥、通风、防火、防盗的房间内。2.服务器机房应具备良好的温湿度控制、防火、防雷、防静电等设施。（三）保管期限1.设计项目的图文资料保管期限按照国家相关规定执行，一般不少于[X]年。2.对于涉及重要项目或有特殊要求的图文资料，应适当延长保管期限。（四）定期盘点1.图文管理部门应定期对图文资料进行盘点，确保资料的数量和完整性。2.盘点结果应形成报告，如发现问题应及时查明原因并采取措施进行处理。五、图文资料的使用与借阅（一）使用规定1.设计院内部人员因工作需要使用图文资料时，应填写《图文资料使用申请表》，经部门负责人批准后，到图文管理部门办理借阅手续。2.使用人员应在规定的时间内归还图文资料，如需延期使用，应办理续借手续。3.使用图文资料时，应保持资料的整洁和完好，不得擅自涂改、损坏和丢失。4.严禁将图文资料带出设计院或转借他人使用。（二）借阅流程1.申请人填写《图文资料使用申请表》，注明申请日期、项目名称、资料名称、使用期限等信息。2.部门负责人审核签字，确认申请的必要性和合理性。3.图文管理部门根据申请表进行资料查询和借阅登记，发放资料给申请人，并告知使用注意事项。4.使用人员归还资料时，图文管理部门进行核对和验收，如无问题，在借阅登记册上注销。（三）特殊情况处理1.因工作需要复印图文资料时，应填写《图文资料复印申请表》，经部门负责人批准后，到图文管理部门办理复印手续。2.复印数量应根据实际需要进行控制，不得随意扩大复印范围。3.对于涉及商业秘密或知识产权的图文资料，如需对外提供或合作使用，应按照相关规定办理审批手续。六、图文资料的归档与销毁（一）归档要求1.项目结束后，项目负责人应及时将本项目的图文资料进行整理和归档，并提交给图文管理部门。2.图文管理部门对归档的图文资料进行审核和验收，确保资料符合归档要求。3.归档的图文资料应按照规定的格式和标识进行整理，编制归档目录。（二）归档流程1.项目负责人将整理好的图文资料移交至图文管理部门，填写《图文资料归档清单》。2.图文管理部门对归档资料进行核对和清点，确认无误后签字接收。3.图文管理部门将归档资料按照类别和项目进行存放，并更新档案索引。（三）销毁规定1.对于超过保管期限且无保存价值的图文资料，由图文管理部门提出销毁申请，填写《图文资料销毁申请表》。2.经分管副院长批准后，由专人负责销毁工作，并做好销毁记录。3.销毁记录应包括销毁日期、资料名称、数量、销毁方式等信息，保存期限不少于[X]年。七、数字化管理（一）数字化目标1.建立设计院图文资料数字化管理系统，实现图文资料的电子化存储、检索和共享。2.提高图文资料的管理效率和利用价值，减少纸质资料的存储空间和管理成本。（二）数字化流程1.扫描：对纸质图文资料进行扫描，确保扫描图像清晰、完整，分辨率符合要求。2.图像处理：对扫描图像进行去噪、纠偏、裁剪等处理，提高图像质量。3.数据录入：对图像文件进行命名、标注和索引录入，建立电子档案数据库。4.审核：对数字化后的图文资料进行审核，确保数据的准确性和完整性。5.存储：将审核通过的数字化图文资料存储在服务器或磁盘阵列中，并建立备份机制。（三）数字化管理要求1.数字化管理系统应具备完善的权限管理功能，确保不同人员对图文资料具有不同的访问权限。2.定期对数字化图文资料进行备份，防止数据丢失。3.加强对数字化管理系统的维护和更新，确保系统的正常运行。八、保密管理（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密和技术秘密的图文资料。2.未经公开的设计方案、技术成果和项目信息等。（二）保密措施1.对涉及保密的图文资料进行标识，明确保密级别和保密期限。2.严格控制保密图文资料的访问权限，仅限授权人员使用。3.在存储和传输保密图文资料时，采取加密等安全措施，防止信息泄露。4.加强对员工的保密教育，提高保密意识，签订保密协议。（