计划采购仓库管理办法

计划采购仓库管理办法一、总则（一）目的为加强公司计划采购仓库管理，规范采购流程，确保物资存储安全、有序，提高物资使用效率，降低运营成本，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有计划采购物资的仓库管理活动，包括物资的采购申请、采购执行、入库、存储、出库及库存盘点等环节。（三）基本原则1.准确性原则：确保采购计划准确反映公司需求，仓库物资数量、质量及账目记录准确无误。2.及时性原则：采购活动及时开展，物资按时入库、出库，避免因延误影响公司生产经营。3.安全性原则：保障仓库物资存储安全，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。4.经济性原则：合理控制采购成本和库存水平，提高资源利用效率，降低运营费用。二、职责分工（一）采购部门1.根据各部门提交的采购申请，结合库存情况，制定合理的采购计划。2.选择合格的供应商，进行商务谈判，签订采购合同。3.跟踪采购订单执行情况，确保物资按时、按质、按量到货。（二）仓库管理部门1.负责仓库的日常管理工作，包括物资的验收入库、存储保管、发放出库等。2.建立健全仓库管理制度和物资台账，定期进行库存盘点，保证账实相符。3.加强仓库安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保物资安全。（三）需求部门1.根据公司生产经营计划，准确提出物资采购申请，明确物资的规格、型号、数量、用途等要求。2.参与物资采购的选型、验收等工作，对采购物资的质量和适用性负责。（四）财务部门1.负责审核采购计划和采购合同，确保采购活动符合公司财务规定。2.对采购物资的付款进行审核和控制，办理相关财务手续。3.定期与仓库管理部门核对账目，监督库存资金的使用情况。三、采购计划管理（一）采购申请1.各需求部门应根据生产经营计划、设备维护计划、项目进度等，提前填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求日期、用途等信息，并提交给采购部门。2.采购申请应经部门负责人审核签字后生效，对于金额较大或重要物资的采购申请，还需报公司主管领导审批。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，应结合库存情况进行综合分析。对于库存充足的物资，原则上不再安排采购；对于库存不足或即将耗尽的物资，应及时制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计到货日期、采购方式等内容，并经采购部门负责人审核后执行。3.在制定采购计划时，采购部门应充分考虑市场供应情况、价格波动因素、运输时间等，合理安排采购时间和数量，避免因采购过早或过多导致库存积压，或因采购过晚影响公司正常生产经营。（三）采购计划调整1.如因市场变化、生产计划调整、设计变更等原因需要对采购计划进行调整，需求部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容，并按原审批流程进行审批。2.采购部门根据审批后的采购计划调整申请表，及时修改采购计划，并通知相关部门。四、采购执行管理（一）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行综合评估，选择优质供应商合作。2.定期对供应商进行考核评价，根据考核结果调整供应商名录，淘汰不合格供应商，确保供应商队伍的稳定性和可靠性。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，确保采购活动有法可依、有章可循。（二）采购订单下达1.采购部门根据采购计划向选定的供应商下达采购订单，采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。2.在采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，确保物资按时、按质、按量到货。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求供应商整改或承担相应的违约责任。（三）采购验收1.物资到货前，仓库管理部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。2.物资到货时，验收人员应依据采购合同、送货单等对物资的数量、规格型号、质量等进行严格验收。对于重要物资或技术复杂的物资，还应邀请相关技术人员或专业机构进行验收。3.验收合格的物资，验收人员应在送货单上签字确认，并及时办理入库手续；验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。五、仓库入库管理（一）入库准备1.仓库管理部门在收到采购部门下达的到货通知后，应根据物资的性质、数量、存储要求等，安排合适的存储仓位，并做好仓位清洁、通风、防潮等准备工作。2.准备好必要的验收工具和设备，如量具、检验仪器等，确保验收工作顺利进行。（二）入库手续办理1.物资到货后，仓库管理人员应核对送货单与采购订单的一致性，确认无误后，按照验收标准对物资进行验收。2.验收合格的物资，仓库管理人员应填写《入库单》，详细记录物资名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期等信息，并签字确认。《入库单》应一式三联，一联仓库留存，一联交采购部门，一联交财务部门。3.对于验收不合格的物资，仓库管理人员应在送货单上注明不合格原因，并及时通知采购部门处理。采购部门应与供应商协商解决，如退货、换货等，并重新办理入库手续。（三）物资存储1.物资入库后，仓库管理人员应按照物资的类别、规格型号、批次等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。2.对于有特殊存储要求的物资，如易燃易爆物品、易腐食品、精密仪器等，应按照相关规定进行专门存储，确保物资安全。3.定期对仓库物资进行巡查，检查物资的存储状态、质量状况等，如发现物资有损坏、变质、丢失等情况，应及时采取措施处理，并做好记录。六、仓库存储管理（一）库存盘点1.仓库管理部门应定期进行库存盘点，确保账实相符。盘点周期可根据公司实际情况确定，一般分为月度小盘点、季度大盘点和年度全面盘点。2.在盘点前，仓库管理人员应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等，并提前做好物资整理、标识核对等准备工作。3.盘点过程中，盘点人员应认真核对物资的数量、规格型号、质量状况等，并如实记录盘点结果。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，填写《库存盘点盈亏表》，并按规定进行处理。4.盘点结束后，仓库管理人员应根据盘点结果调整库存账目，确保账实一致。同时，对盘点中发现的问题进行分析总结，提出改进措施，防止类似问题再次发生。（二）库存安全管理1.加强仓库安全保卫工作，设置必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备、消防器材等，防止无关人员进入仓库。2.建立健全仓库安全管理制度，明确安全责任，加强对仓库管理人员的安全教育培训，提高安全意识和应急处理能力。3.做好仓库的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期检查仓库设施设备的运行情况，确保仓库安全。对于易燃易爆物品、危险化学品等，应严格按照相关规定进行存储和管理，防止发生安全事故。（三）库存预警管理1.设定合理的库存预警指标，包括最高库存、最低库存、安全库存等。当库存水平接近或超出预警指标时，仓库管理部门应及时发出预警信息。2.根据库存预警信息，采购部门和需求部门应及时采取相应措施。如库存接近最低库存时，采购部门应及时安排采购；如库存超出最高库存时，需求部门应暂停采购申请或加快物资使用进度。七、仓库出库管理（一）出库申请1.各需求部门因生产经营需要领用物资时，应填写《出库申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交给仓库管理部门。2.对于重要物资或限量领用的物资，还需报公司主管领导审批。（二）出库审批1.仓库管理部门收到《出库申请表》后，应审核申请内容是否完整、合理，审批手续是否齐全。对于符合要求的申请，予以批准；对于不符合要求的申请，应退回需求部门并说明原因。2.在审批过程中，如涉及物资的调配、借用等特殊情况，仓库管理部门应与相关部门协商沟通，确保物资的合理使用。（三）物资发放1.仓库管理人员根据批准的《出库申请表》，按照先进先出、急用先出的原则发放物资。发放过程中，应认真核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确保发放物资与申请一致。2.物资发放后，仓库管理人员应在《出库单》上签字确认，并更新库存账目。同时，将《出库单》的一联交需求部门，一联交财务部门。（四）出库跟踪1.仓库管理部门应定期对物资出库情况进行跟踪，了解物资的使用状况和剩余情况。如发现物资使用不合理或有浪费现象