行政辅助类管理办法

行政辅助类管理办法一、总则（一）目的为规范公司行政辅助类工作，提高行政工作效率，确保各项行政事务的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及行政辅助类工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规及行业标准，确保行政辅助工作合法合规。2.高效服务原则以高效、优质的服务为导向，满足公司各部门及员工的行政需求。3.职责明确原则明确各岗位行政辅助职责，避免职责不清导致的工作推诿或失误。4.持续改进原则不断总结经验，优化行政辅助工作流程，持续提升工作质量和效率。二、行政辅助工作内容及职责（一）文件管理1.负责公司各类文件、资料的收发、登记、传递、归档及保管工作。2.定期对文件进行整理、分类，确保文件存放有序，便于查找和使用。3.按照档案管理规定，做好文件的立卷、归档工作，保证档案的完整性和准确性。4.严格执行文件借阅制度，做好文件借阅登记和归还工作，防止文件丢失或损坏。（二）会议组织与安排1.根据公司会议需求，提前安排会议场地、通知参会人员、准备会议资料等。2.负责会议现场的布置、设备调试等工作，确保会议顺利进行。3.做好会议记录，准确记录会议内容、决议等，并及时整理会议纪要，发送给相关人员。4.跟进会议决议的执行情况，及时向领导汇报。（三）办公用品管理1.制定办公用品采购计划，根据实际需求合理采购办公用品。2.负责办公用品的入库、保管、发放工作，建立办公用品台账，记录办公用品的出入库情况。3.定期对办公用品进行盘点，确保账实相符，及时补充短缺物品。4.倡导节约使用办公用品，制定节约措施，降低办公用品消耗。（四）车辆管理1.负责公司车辆的调度、安排，确保车辆合理使用。2.做好车辆的日常维护、保养工作，定期检查车辆状况，及时发现并解决车辆故障。3.办理车辆保险、年检等相关手续，确保车辆合法合规运行。4.对驾驶员进行管理和培训，提高驾驶员的安全意识和服务水平。（五）环境卫生管理1.制定公司环境卫生管理制度，明确各区域环境卫生责任。2.定期组织环境卫生检查，督促各部门做好办公区域的清洁卫生工作。3.安排专人负责公共区域的清洁、消毒工作，保持公司环境整洁。4.做好环境卫生设施的维护和管理工作，确保设施正常使用。（六）接待工作1.负责公司来访客人的接待工作，包括安排接待场地、准备接待资料、引导客人参观等。2.根据客人来访目的，协调相关部门做好沟通交流工作，确保接待工作顺利进行。3.做好接待费用的预算和控制工作，合理安排接待标准。（七）其他行政辅助工作1.完成领导交办的其他临时性行政辅助任务，如文件翻译、证照办理等。2.协助其他部门开展工作，提供必要的行政支持和服务。三、行政辅助人员任职要求（一）基本素质1.具备良好的职业道德和职业操守，诚实守信，责任心强。2.具有较强的沟通协调能力和团队合作精神，能够与不同部门的人员有效沟通。3.工作认真细致，有较强的执行力，能够按时完成各项工作任务。（二）专业技能1.熟练掌握办公软件（如Word、Excel、PowerPoint等）的使用，具备一定的文字处理和数据分析能力。2.熟悉行政管理相关知识和流程，了解国家法律法规及行业标准。3.具备良好的语言表达能力和写作能力，能够撰写各类行政公文和报告。（三）工作经验具有一定的行政辅助工作经验，熟悉行政工作的基本流程和方法。（四）学历要求大专及以上学历，行政管理、文秘等相关专业优先。四、行政辅助工作流程（一）文件管理流程1.收文公司收发人员收到外部文件后，进行初步登记，记录文件名称、文号、来文单位、日期等信息。将文件及时传递给相关部门负责人或指定人员签收。2.发文各部门拟制文件后，提交给行政部门审核。行政部门审核文件内容、格式等是否符合要求，审核通过后进行编号、登记。将文件印发给相关部门或人员，并做好发文记录。3.文件归档定期对已处理完毕的文件进行整理、分类，按照档案管理规定进行立卷、归档。将归档文件存入档案柜，并建立电子档案目录，便于查询和管理。（二）会议组织流程1.会议申请各部门如需召开会议，提前填写《会议申请表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息，提交给行政部门。2.会议安排行政部门根据会议申请，审核会议必要性和可行性，确定会议安排。提前通知参会人员会议时间、地点、议程等信息，准备会议资料，如会议文件、汇报材料等。安排会议场地，调试会议设备，确保会议正常进行。3.会议记录与纪要会议期间，安排专人负责会议记录，准确记录会议内容、讨论情况、决议等。会议结束后，及时整理会议纪要，经会议主持人审核后，发送给参会人员及相关部门。4.会议跟进行政部门负责跟进会议决议的执行情况，定期向领导汇报。对未按时完成的决议事项，督促责任部门说明原因，并采取措施确保决议落实。（三）办公用品管理流程1.需求申请各部门根据实际工作需要，填写《办公用品需求申请表》，提交给行政部门。2.采购审批行政部门汇总办公用品需求，结合库存情况进行审核，制定采购计划。将采购计划提交给领导审批，审批通过后进行采购。3.采购执行行政部门按照审批后的采购计划，选择合适的供应商进行采购。采购过程中，严格控制采购成本，确保采购物品的质量和交货期。4.入库验收办公用品到货后，行政部门组织相关人员进行验收，检查物品的数量、规格、质量等是否符合要求。验收合格后，办理入库手续，将办公用品存入仓库，并更新办公用品台账。5.发放领用各部门根据实际需求，填写《办公用品领用申请表》，到行政部门领取办公用品。行政部门按照申请表发放办公用品，并做好发放记录。6.盘点清查定期对办公用品进行盘点清查，核对账实是否相符。对盘点中发现的问题，及时查明原因，进行处理，并调整办公用品台账。（四）车辆管理流程1.用车申请公司员工因工作需要用车，提前填写《用车申请表》，注明用车时间、地点、事由等信息，提交给行政部门。2.车辆调度行政部门根据用车申请，结合车辆使用情况进行调度安排，确定派车车辆和驾驶员。将派车信息通知驾驶员和用车申请人。3.出车前检查驾驶员在出车前对车辆进行全面检查，包括车辆外观、轮胎、刹车、机油、水箱等，确保车辆性能良好。检查车内设施是否齐全、完好，如灭火器、急救箱等。4.车辆使用驾驶员按照规定的时间和路线接送乘客，确保行车安全。在车辆使用过程中，遵守交通规则，文明驾驶，不得擅自改变行车路线或从事与工作无关的事情。5.车辆归还用车完毕后，驾驶员及时将车辆归还公司，并对车辆进行清洁和检查。将车辆使用情况反馈给行政部门，如车辆行驶里程、油耗等。6.车辆维护与保养行政部门定期安排车辆维护保养计划，确保车辆按时进行保养和维修。驾驶员发现车辆故障或异常情况时，及时报告行政部门，安排维修。（五）环境卫生管理流程1.清洁标准制定行政部门根据公司实际情况，制定各区域环境卫生清洁标准和操作规范。2.日常清洁各部门按照清洁标准，负责本部门办公区域的日常清洁工作，包括桌面、地面、门窗等的清洁。行政部门安排专人负责公共区域的清洁工作，如走廊、楼梯、卫生间等，定期进行清扫、消毒。3.检查考核行政部门定期组织环境卫生检查，按照清洁标准对各区域进行评分考核。对环境卫生不达标的部门，下达整改通知，要求限期整改。4.整改落实各部门接到整改通知后，及时采取措施进行整改，确保环境卫生符合要求。行政部门对整改情况进行跟踪复查，直至问题解决。（六）接待工作流程1.接待申请公司各部门如有接待任务，提前填写《接待申请表》，注明接待对象、时间、地点、接待规格等信息，提交给行政部门。2.接待安排行政部门根据接待申请，制定接待方案，包括接待场地布置、接待人员安排、接待资料准备等。将接待方案提交给领导审批，审批通过后组织实施。3.接待实施按照接待方案，做好接待现场的各项准备工作，如迎接客人、引导参观、安排座谈等。安排专人负责接待过程中的服务工作，如茶水、餐饮等，确保接待工作热情、周到。4.接待总结接待工作结束后，行政部门对接待情况进行总结，收集客人反馈意见，评估接待效果。针对接待过程中存在的问题，提出改进措施，不断完善接待工作。五、监督与考核（一）监督机制1.行政部门定期对行政辅助工作进行自查，及时发现问题并整改。2.设立意见箱或投诉电话，接受公司员工对行政辅助工作的监督和投诉。3.定期召开行政辅助工作沟通会，听取各部门对行政辅助工作的意见和建议，不断改进工作。（二）考核办法1.制定行政辅助人员绩效考核指标，包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、服务态度等方面。2.每月对行政辅助人员进行考核评分，考核结果与绩效奖金挂钩。3.对于考核优秀的行政辅助人员，给予表彰和奖励；对于考核不称职的人员，进行批评教育、调整岗位或辞退处理。六、培训与发展（一）培训计划1.根据行政辅助人员的岗位需求和职业发展规划，制定年度培训计划。2.培训内容包括行政管理知识、办公软件操作技能、沟通技巧、服务意识等方面。（二）培训方式1.内部培训：定期组织内部培训课程，邀请公司内部专家或经验丰富的员工进行授课。2.外部培训：根据实际情况，选派行政辅助人员参加外部专业培训课程或研讨会，拓宽视野，提升专业水平。