专款服务票据管理办法

专款服务票据管理办法一、总则（一）目的为加强公司专款服务票据管理，规范票据的开具、使用、保管及核销等行为，确保专款服务业务的顺利开展，保障公司财务信息的真实性、准确性和完整性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及专款服务票据管理的所有部门、岗位及相关业务活动。专款服务是指公司基于特定项目、特定用途或特定客户需求，专门设立并使用专项资金开展的各类服务业务。（三）基本原则1.合法性原则：票据管理应严格遵守国家法律法规和税收政策，确保票据的开具、使用符合规定要求。2.准确性原则：票据内容必须真实、准确、完整地反映专款服务业务的实际情况，不得虚开、错开票据。3.完整性原则：对票据的取得、开具、保管、核销等各个环节进行全面管理，确保票据流转过程的完整性和可追溯性。4.安全性原则：加强票据的安全保管，防止票据丢失、被盗、损坏等情况发生，保障公司资金安全和业务正常运行。二、票据种类及适用范围（一）发票1.增值税专用发票：适用于向增值税一般纳税人提供专款服务，对方要求开具增值税专用发票用于抵扣进项税额的情况。2.增值税普通发票：用于向增值税小规模纳税人、自然人或其他不需要抵扣进项税额的客户提供专款服务时开具。（二）财政票据1.非税收入通用票据：当专款服务涉及政府非税收入项目时，如行政事业性收费、政府性基金等，应开具非税收入通用票据。2.其他财政票据：根据具体业务性质和财政部门要求，可能涉及使用其他特定类型的财政票据，如捐赠票据、资金往来结算票据等。（三）内部自制票据1.收款收据：用于公司内部非经营性资金往来，如员工借款、押金收取等情况。在专款服务业务中，对于一些不需要开具正式发票或财政票据的小额收款事项，可使用收款收据。2.服务清单：作为发票或财政票据的附件，详细记录专款服务的具体内容、数量、单价、金额等信息，确保票据内容的清晰和完整。三、票据的开具（一）开具要求1.依据真实业务：必须根据实际发生的专款服务业务内容开具票据，不得虚构交易或开具与实际业务不符的票据。2.信息完整准确：填写票据时，应确保客户名称、服务项目、数量、单价、金额、税率、税额等各项信息准确无误。发票还需填写纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等内容。3.字迹清晰规范：使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，不得涂改、挖补。如有填写错误，应按照规定的方法作废重开，并在作废发票上加盖“作废”戳记，全联次留存。（二）开具流程1.业务部门申请：业务人员在完成专款服务业务后，应及时填写《票据开具申请表》，详细注明客户信息、服务内容、金额等事项，并提交给部门负责人审核。2.部门负责人审核：部门负责人对业务的真实性、合理性以及票据开具申请的准确性进行审核。审核通过后，在申请表上签字确认。3.财务部门开具：财务人员收到经审核的《票据开具申请表》后，按照规定的票据种类和格式进行开具。开具完成后，在申请表上记录发票号码、开具日期等信息，并加盖发票专用章或财务专用章。4.交付客户：财务人员将开具好的票据及时交付给业务人员，由业务人员负责送达客户。如采用邮寄方式，应确保票据安全送达，并保留邮寄凭证。（三）特殊情况处理1.发票红冲：如果因销售退回、开票有误、应税服务中止等原因需要开具红字发票，应按照国家税务总局关于红字发票开具的相关规定办理。业务部门应填写《红字发票开具申请单》，说明红冲原因及相关情况，经财务部门审核后，向税务机关申请开具红字发票。2.补开发票：若客户因各种原因要求补开发票，业务部门应核实业务真实性后，填写《补开发票申请表》，经财务部门审核同意后，按照规定补开发票，并在发票上注明“补开”字样及原发票号码、开具日期等信息。四、票据的取得（一）取得要求1.合规性：从外部取得的票据必须是由税务机关或财政部门监制的合法有效票据，且符合国家法律法规和公司规定的使用范围。2.真实性：确保取得的票据所反映的经济业务真实发生，票据内容与实际交易相符。3.完整性：检查票据的各项要素是否填写完整，包括客户名称、日期、项目、金额、印章等，如有遗漏或不清晰，应及时要求对方补正。（二）取得流程1.业务经办：业务人员在开展专款服务业务过程中，负责向对方索取相关票据。对于发票，应要求对方提供发票联；对于财政票据，应取得相应的收据联或其他规定联次。2.初步审核：业务人员取得票据后，应对票据的基本信息进行初步审核，检查票据的真实性、完整性和合规性。如发现问题，应及时与对方沟通解决。3.提交财务：业务人员将审核无误的票据及时提交给财务部门。财务人员在接收票据时，再次进行全面审核，确保票据符合要求后进行账务处理。（三）不合规票据处理1.拒收：对于不符合规定的票据，如发票未加盖发票专用章、财政票据无监制章、内容填写不全或与实际业务不符等，财务部门应拒收，并及时通知业务人员与对方协商更换合规票据。2.追溯处理：如因取得不合规票据导致公司遭受经济损失或税务风险的，应追究相关业务人员的责任，并采取措施进行补救，如要求对方重新开具合规票据、调整账务处理等。五、票据的保管（一）保管责任1.财务部门：负责公司各类票据的统一保管工作，指定专人负责票据的收发、登记、存放和保管等事项。2.保管人员职责：保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守票据保管制度，确保票据的安全和完整。定期对票据进行盘点核对，做到账实相符。（二）保管方式1.专柜存放：设立专门的票据保管专柜，按照票据种类、号码顺序分类存放，确保票据存放有序，便于查找和管理。2.安全防护：专柜应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全防护措施，确保票据不受损坏或丢失。3.电子档案管理：除纸质票据外，还应建立票据电子档案，将票据的扫描件或电子影像资料进行妥善保存，便于查询和追溯。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行分类存储，并定期进行备份。（三）保管期限1.发票：按照国家税务总局规定的发票保管期限进行保管，一般为5年。对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应妥善保管期满后，报经税务机关查验后销毁。2.财政票据：财政票据的保管期限按照财政部门的相关规定执行，通常为3年或5年。保管期满后，应按照规定的程序进行核销处理。3.内部自制票据：收款收据等内部自制票据的保管期限为5年，期满后经公司批准可进行销毁。（四）票据盘点1.定期盘点：财务部门应定期对票据进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次全面盘点。盘点时，应核对票据的种类、号码、数量、金额等信息，确保账实相符。2.盘点记录：盘点人员应编制《票据盘点表》，详细记录盘点情况。如发现账实不符或其他异常情况，应及时查明原因，并报告财务负责人进行处理。3.差异处理：对于盘点中发现的票据丢失、被盗、损坏等情况，应立即采取措施进行补救，如挂失止付、向税务机关或财政部门报告等，并查明责任，追究相关人员的责任。六、票据的核销（一）核销原则1.对应核销：票据的核销应与专款服务业务实际发生情况相对应，确保每一笔业务所涉及的票据都能准确核销。2.及时核销：业务完成后，应及时办理票据核销手续，避免票据积压和过期未核销情况的发生。3.审核严格：财务部门在办理票据核销时，应严格审核相关业务资料和票据信息，确保核销的准确性和合规性。（二）核销流程1.业务部门提交核销申请：业务人员在专款服务业务完成后，应整理相关业务资料，包括合同、发票、收款凭证、服务清单等，填写《票据核销申请表》，注明业务内容、票据号码、金额等信息，并提交给部门负责人审核。2.部门负责人审核：部门负责人对业务资料的完整性、真实性以及票据核销申请的合理性进行审核。审核通过后，在申请表上签字确认。3.财务部门核销：财务人员收到经审核的《票据核销申请表》后，核对业务资料与票据信息是否一致。确认无误后，在财务系统中进行票据核销操作，并在申请表上加盖“已核销”戳记。4.归档保存：核销完成后，将相关业务资料和票据按照档案管理规定进行归档保存，以备查阅。（三）特殊情况核销1.部分核销：如果专款服务业务因各种原因需要部分结算或部分开具发票的，应按照实际结算金额和发票开具情况进行部分核销。业务部门应在《票据核销申请表》中注明部分核销的原因和金额，并提供相应的业务说明。2.跨期核销：对于因业务周期较长或其他原因导致票据开具与业务完成时间间隔较长的情况，在办理核销时，应确保业务真实性和票据有效性，并按照规定的程序进行跨期核销处理。财务部门应加强对跨期票据的跟踪管理，确保核销工作的准确性。七、监督与检查（一）内部监督1.财务部门监督：财务部门负责对公司票据管理情况进行日常监督检查，定期或不定期对票据的开具、取得、保管、核销等环节进行抽查，发现问题及时督促整改。2.审计部门监督：审计部门应定期对公司票据管理情况进行专项审计，检查票据管理制度的执行情况、票据使用的合规性以及财务核算的准确性等，对发现的违规问题提出审计意见和建议，并督促相关部门进行整改。（二）外部检查应对1.配合检查：公司应积极配合税务机关、财政部门等外部监管机构的检查工作，如实提供票据管理相关资料和信息。2.问题整改：对于外部检查中发现的问题，应及时制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，确保问题得到有效解决。同时，应分析问题产生的原因，完善票据管理制度和流程，防止类似问题再次发生。（三）责任追究1.违规行为界定：对于在票据管理过程中违反本办法规定的行为，如虚开发票、伪造票据、擅自销毁票据、未按规定开具或取得票据等，视为违规行为。2.责任追究方式：根据违规行为的性质、情节和造成的后果，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤