专利内部控制管理办法

专利内部控制管理办法一、总则（一）目的为加强公司专利管理，规范专利内部控制流程，保护公司知识产权，促进技术创新，提高公司核心竞争力，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及各部门与专利相关的管理活动，包括专利的申请、维护、运用、保护等环节。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家有关知识产权的法律法规和行业标准，确保公司专利管理活动合法合规。2.全面管理原则：涵盖专利管理的各个方面，包括专利战略规划、申请流程、维护管理、运用推广、侵权防范等，实现全过程、全方位管理。3.风险防控原则：识别、评估和应对专利管理过程中的各种风险，采取有效措施降低风险，保障公司利益。4.效益优先原则：注重专利管理的经济效益和社会效益，通过合理运用专利资源，实现公司价值最大化。（四）职责分工1.知识产权管理部门负责制定和完善公司专利内部控制制度，并组织实施。负责公司专利的申请、审查、授权、维持等流程的管理和指导。负责收集、分析专利信息，为公司技术创新和决策提供支持。负责处理公司专利纠纷和侵权案件，维护公司合法权益。负责组织开展公司员工的专利培训和宣传工作，提高员工专利意识。2.研发部门负责本部门技术创新和专利申请工作，及时将研发成果提交知识产权管理部门申请专利。配合知识产权管理部门进行专利信息检索和分析，为专利申请提供技术支持。负责本部门专利的日常维护和管理，确保专利的有效性。3.市场部门负责关注市场动态和竞争对手专利情况，为公司专利战略制定提供市场信息。在产品推广和销售过程中，协助知识产权管理部门做好专利保护工作，防止侵权行为发生。负责收集客户对公司产品专利方面的反馈信息，及时反馈给知识产权管理部门。4.法务部门负责为公司专利管理提供法律咨询和支持，审查专利相关合同和文件。参与处理公司专利纠纷和侵权案件，提供法律意见和解决方案。协助知识产权管理部门开展专利培训和宣传工作，提高员工法律意识。5.其他部门配合知识产权管理部门做好本部门相关专利管理工作，提供必要的信息和支持。负责本部门员工的专利意识培训，鼓励员工积极参与公司专利工作。二、专利战略规划（一）战略制定1.知识产权管理部门应结合公司发展战略、市场需求和技术创新情况，制定公司专利战略规划。2.专利战略规划应明确公司专利工作的目标、任务、重点领域和实施步骤，为公司专利管理提供指导。（二）战略实施1.各部门应按照公司专利战略规划，制定本部门的专利工作计划，并组织实施。2.知识产权管理部门应定期对公司专利战略规划的实施情况进行评估和调整，确保战略目标的实现。（三）战略评估1.建立专利战略评估指标体系，对公司专利战略规划的实施效果进行全面、客观的评估。2.根据评估结果，总结经验教训，及时调整和完善公司专利战略规划，提高公司专利管理水平。三、专利申请管理（一）申请流程1.研发部门在完成技术创新成果后，应及时填写《专利申请申请表》，详细说明发明创造的名称、技术领域、背景技术、发明内容、附图说明、具体实施方式等内容，并提交给知识产权管理部门。2.知识产权管理部门收到《专利申请申请表》后，对申请内容进行初步审查，核实是否符合专利申请条件。如不符合，应及时反馈给研发部门进行修改完善。3.经初步审查合格后，知识产权管理部门组织相关人员对申请专利的技术内容进行检索和分析，评估其新颖性、创造性和实用性。4.根据检索和分析结果，知识产权管理部门决定是否申请专利以及申请的类型（发明专利、实用新型专利或外观设计专利）。如需申请专利，应及时委托专业专利代理机构办理申请手续。5.在专利申请过程中，知识产权管理部门应与专利代理机构保持密切沟通，及时了解申请进展情况，协调解决申请过程中出现的问题。6.专利申请获得授权后，知识产权管理部门应及时将专利证书等相关文件归档保存，并通知研发部门做好专利的后续维护工作。（二）申请费用管理1.专利申请费用包括申请费、代理费、年费等，由公司统一支付。2.知识产权管理部门应建立专利申请费用台账，详细记录各项费用的支出情况，并定期进行核对和统计。3.在支付专利申请费用前，知识产权管理部门应按照公司财务制度的规定，办理费用报销审批手续。（三）申请文件管理1.专利申请文件包括申请书、说明书、权利要求书、附图、摘要等，应按照国家知识产权局的要求进行撰写和整理。2.知识产权管理部门应建立专利申请文件档案，对申请过程中形成的各种文件进行分类、编号、归档保存，确保文件的完整性和准确性。3.专利申请文件档案应妥善保管，未经授权不得查阅、复制或销毁。如需查阅或复制，应按照公司档案管理制度的规定办理相关手续。四、专利维护管理（一）年费缴纳1.知识产权管理部门应建立专利年费管理台账，记录每一项专利的年费缴纳期限和金额。2.在专利年费到期前，知识产权管理部门应及时提醒研发部门或相关责任人办理年费缴纳手续，并按照公司财务制度的规定，办理费用报销审批手续。3.如因特殊原因未能按时缴纳年费，导致专利失效的，知识产权管理部门应及时分析原因，采取补救措施，如提出恢复权利请求等，并追究相关责任人的责任。（二）专利状态监控1.知识产权管理部门应定期对公司已授权专利的状态进行监控，及时了解专利的有效性、稳定性等情况。2.如发现专利存在可能影响其有效性的问题，如被他人提出无效宣告请求、专利保护范围存在争议等，知识产权管理部门应及时组织相关人员进行分析研究，并采取相应的应对措施。（三）专利变更管理1.公司专利发生变更（如专利权人变更、专利地址变更、专利名称变更等）时，知识产权管理部门应按照国家知识产权局的规定，及时办理变更手续。2.在办理专利变更手续前，知识产权管理部门应核实变更事项的真实性和合法性，并按照公司相关制度的规定，办理审批手续。五、专利运用管理（一）专利实施1.鼓励公司内部各部门积极实施公司拥有的专利技术，将专利技术转化为实际生产力，提高公司经济效益。2.研发部门在实施专利技术过程中，应确保技术的安全性和可靠性，并按照公司质量管理体系的要求，做好技术实施的记录和总结工作。3.市场部门应积极推广公司基于专利技术的产品和服务，提高产品的市场竞争力和占有率。（二）专利许可与转让1.公司在必要时，可以将专利技术许可给其他单位或个人使用，或者将专利转让给其他单位或个人。2.在进行专利许可或转让前，知识产权管理部门应组织相关人员对专利技术进行评估，确定合理的许可费用或转让价格，并按照公司合同管理制度的规定，签订专利许可合同或专利转让合同。3.专利许可合同或专利转让合同签订后，知识产权管理部门应及时办理相关备案手续，并跟踪合同的履行情况，确保公司权益得到保障。（三）专利作价入股1.公司可以将专利技术作价入股，与其他单位或个人共同组建新的企业。2.在进行专利作价入股前，知识产权管理部门应委托专业评估机构对专利技术进行评估，确定其价值，并按照公司相关制度的规定，办理审批手续。3.专利作价入股后，知识产权管理部门应协助公司做好股权登记、权益分配等相关工作，确保公司在新企业中的合法权益。六、专利保护管理（一）侵权防范1.知识产权管理部门应定期组织开展专利侵权防范培训，提高公司员工的专利保护意识和防范能力。2.市场部门在产品推广和销售过程中，应注意收集市场上同类产品的专利信息，分析是否存在侵权风险，并及时反馈给知识产权管理部门。3.研发部门在进行技术创新和产品研发时，应进行专利检索和分析，避免侵犯他人专利权。（二）侵权处理1.如发现公司专利被他人侵权，知识产权管理部门应及时收集侵权证据，并组织相关人员进行分析研究，制定应对措施。2.根据侵权情况，知识产权管理部门可以选择与侵权方进行协商解决、向专利管理部门投诉或向人民法院提起诉讼等方式，维护公司合法权益。3.在侵权处理过程中，知识产权管理部门应及时向公司管理层汇报进展情况，并配合法务部门做好相关工作。（三）保密管理1.公司员工在参与专利管理活动过程中，应严格遵守公司保密制度，对涉及公司专利技术、商业秘密等信息予以保密。2.知识产权管理部门应与公司员工签订保密协议，明确保密责任和义务，并加强对保密协议执行情况的监督检查。七、专利信息管理（一）信息收集1.知识产权管理部门应建立专利信息收集渠道，定期收集国内外与公司业务相关的专利信息，包括专利文献、专利数据库、行业动态等。2.鼓励公司员工积极提供专利信息线索，对提供有价值信息的员工给予适当奖励。（二）信息分析1.知识产权管理部门应运用专业的专利信息分析工具和方法，对收集到的专利信息进行分析研究，为公司专利战略制定、技术创新、市场竞争等提供决策支持。2.定期撰写专利信息分析报告，向公司管理层和相关部门汇报专利信息分析结果和建议。（三）信息利用1.公司各部门应充分利用专利信息分析结果，指导本部门的技术创新、产品研发、市场拓展等工作。2.知识产权管理部门应根据专利信息分析结果，及时调整公司专利管理策略，提高公司专利管理水平。八、监督与考核（一）监督检查1.公司建立专利内部控制监督检查机制，定期对各部门专利管理工作进行监督检查。2.监督检查内容包括专利管理制度执行情况、专利申请与维护情况、专利运用与保护情况、专利信息管理情况等。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立专利管理工作考核评价体系，对各部门和相关责任人的专利管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括专利申请数量、专利授权数量、专