邮政银行印章管理办法

邮政银行印章管理办法一、总则（一）目的为加强中国邮政储蓄银行股份有限公司（以下简称“本行”）印章管理，规范印章的刻制、使用、保管、停用、销毁等行为，有效防范风险，保障本行合法权益，根据国家有关法律法规及本行实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本行各级机构及所属全资子公司、控股子公司（以下统称“各级机构”）印章的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：印章管理应当严格遵守国家法律法规和本行规章制度，确保印章使用合法合规。2.分级负责原则：实行总行、分行、支行分级管理，明确各级机构在印章管理中的职责，确保印章管理责任落实到位。3.安全保密原则：采取有效措施，确保印章安全，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生，严格控制印章知悉范围，防止信息泄露。4.规范高效原则：印章管理流程应当清晰、规范，提高印章使用效率，保证业务办理顺畅。（四）印章种类及定义1.公章：指本行以法定名称对外使用的，代表本行意志的，具有法律效力的印章，包括总行公章、分行公章、支行公章等。2.合同专用章：用于签订各类合同、协议等具有法律效力文件的印章。3.财务专用章：用于办理财务结算、票据业务等涉及财务事项的印章。4.业务专用章：根据业务需要，用于特定业务领域，具有明确业务标识的印章，如储蓄业务专用章、信贷业务专用章等。5.电子印章：通过电子签名技术，以数字形式存储在电子介质中，与传统印章具有同等法律效力的印章。6.个人名章：本行员工个人使用的，用于办理特定业务或文件签署的印章。二、印章的刻制（一）刻制申请各级机构因业务需要刻制印章的，应当填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并经本机构负责人审批。（二）审批流程1.总行部门申请刻制印章的，由部门负责人审核后，报分管行领导审批。2.分行申请刻制印章的，由分行办公室审核后，报分行行长审批。3.支行申请刻制印章的，由支行行长审核后，报分行审批。（三）刻制规定1.印章应当由本行指定的具有资质的印章制作单位刻制，严禁私自刻制印章。2.印章刻制完成后，制作单位应当将印章及印模交付申请机构，并提供印章制作清单。申请机构应当对印章及印模进行验收，核对无误后在清单上签字确认。（四）电子印章的制作1.电子印章的制作应当符合国家电子签名相关法律法规和行业标准要求。2.电子印章制作完成后，应当进行安全检测和认证，确保电子印章的安全性和可靠性。3.电子印章应当与本行电子办公系统、业务系统等进行有效对接，实现电子印章的在线使用和管理。三、印章的领取与发放（一）领取要求1.各级机构领取印章时，应当由专人负责，并填写《印章领取登记表》，注明领取日期、印章名称、规格、数量、领取人等信息。2.领取人应当当场对印章进行检查，确认印章外观、材质、印模等与制作清单一致，如有问题应当及时与制作单位联系解决。（二）发放流程1.总行部门领取印章的，由总行办公室负责发放。2.分行领取印章的，由分行办公室负责发放。3.支行领取印章的，由分行办公室通过机要渠道或专人送达支行。（三）交接手续印章领取人领取印章后，应当在《印章领取登记表》上签字确认，并将印章妥善保管。印章领取人与发放人之间应当办理交接手续，明确双方责任。四、印章的使用（一）使用范围1.公章用于本行对外的正式文件、信函、报表、证明等的签署。2.合同专用章用于签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。3.财务专用章用于办理财务结算、票据业务等涉及财务事项的签章。4.业务专用章用于特定业务领域的文件、凭证、报表等的签章，如储蓄业务专用章用于储蓄存单、存折等的签章，信贷业务专用章用于借款合同、担保合同等的签章。5.电子印章用于电子文件的签署，与纸质印章具有同等法律效力。6.个人名章用于办理特定业务或文件签署，具体使用范围由本行根据实际情况确定。（二）使用审批1.一般事项用印：由用印部门负责人审批，审批内容包括用印事项的真实性、合法性、必要性等。2.重要事项用印：涉及重大合同签订、对外担保、重大决策等重要事项的用印，应当经本机构负责人审批，并报上级主管部门备案。3.特殊事项用印：对于超出本行常规用印范围的特殊事项用印，应当经总行相关部门审核后，报总行领导审批。（三）用印登记1.各级机构应当建立《印章使用登记簿》，详细记录印章使用日期、用印部门、用印事项、审批人、用印人等信息。2.用印人应当在用印前填写《印章使用申请表》，经审批人签字同意后，在用印时进行登记。用印后，应当在《印章使用登记簿》上注明用印情况，并由用印人签字确认。（四）用印要求1.用印应当在本行办公场所内进行，严禁将印章携带外出使用。确因工作需要携带外出用印的，应当经本机构负责人审批，并采取必要的安全措施。2.用印时，应当认真核对用印文件内容与审批事项是否一致，确保用印准确无误。3.印章应当端正、清晰地加盖在文件规定的位置，不得模糊、重叠、遗漏。4.电子印章的使用应当符合本行电子办公系统的操作规范，确保电子印章使用的安全性和可追溯性。五、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管原则，每枚印章应当指定专人负责保管，确保印章保管责任落实到人。2.实行双人保管原则，对于重要印章，如公章、合同专用章、财务专用章等，应当实行双人保管，相互监督制约。3.实行分地保管原则，对于总行、分行、支行保管的印章，应当分别存放，避免集中存放带来的风险。（二）保管场所1.印章应当存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在有防盗、防火、防潮等设施的房间内。2.电子印章应当存储在本行安全的电子存储设备中，并采取加密、备份等安全措施，确保电子印章数据的安全。（三）保管要求1.印章保管人应当妥善保管印章，不得擅自将印章交他人保管或带出保管场所。2.印章保管人应当定期对印章进行检查，确保印章外观完好、印模清晰，如有问题应当及时报告并采取相应措施。3.印章保管人应当严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露印章保管情况及使用情况。4.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应当办理严格的交接手续，确保印章安全交接。六、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因机构撤并、名称变更等原因，不再使用的印章。2.因印章损坏、遗失等原因，需要更换新印章的，原印章应当停用。3.因业务调整、制度变更等原因，不再使用的印章。（二）停用审批印章停用应当由本机构负责人审批，并报上级主管部门备案。（三）停用登记各级机构应当建立《印章停用登记簿》，详细记录印章停用日期、停用原因、审批人等信息。（四）销毁程序1.印章停用后，应当及时进行销毁。销毁印章应当填写《印章销毁申请表》，经本机构负责人审批后，报上级主管部门备案。2.销毁印章应当采取适当的方式，确保印章无法恢复使用。对于重要印章，如公章、合同专用章、财务专用章等，应当采用粉碎、熔毁等方式进行销毁，并由专人负责监督销毁过程。3.印章销毁后，应当在《印章销毁登记表》上注明销毁日期、销毁方式、监销人等信息，并由监销人签字确认。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.总行、分行应当定期对所属机构的印章管理情况进行监督检查，检查内容包括印章的刻制、领取、使用、保管、停用、销毁等环节。2.各级机构应当定期对本机构的印章管理情况进行自查，发现问题及时整改，并向上级主管部门报告。3.本行审计、合规等部门应当对印章管理情况进行不定期的专项审计和检查，发现问题及时督促整改，并追究相关人员责任。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章，导致本行遭受损失或产生风险的，应当依法追究相关人员的责任。2.对于因印章管理不善，导致印章被盗用、冒用、伪造等情况发生的，应当依法追究印章保管人及相关责任人的责任。3