院工会采购管理办法

院工会采购管理办法总则目的为加强院工会采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。适用范围本办法适用于院工会组织的各类物资、服务采购活动。基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视。3.公开透明原则：采购信息公开透明，接受全体工会会员的监督。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。采购组织与职责采购领导小组成立院工会采购领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，相关委员为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购活动进行决策和监督。采购工作小组采购工作小组由工会办公室成员、相关专业人员等组成，负责具体采购工作的组织实施。其职责包括：1.编制采购计划和采购预算。2.发布采购信息，组织供应商报名、资格审查等。3.组织采购评审活动，确定成交供应商。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.整理采购文件资料，归档保存。采购计划与预算采购计划1.各部门根据工作需要，每年年底前向工会办公室提交下一年度采购需求计划，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。2.工会办公室对各部门提交的采购需求计划进行汇总、审核，结合工会年度工作计划和经费预算，编制年度采购计划。3.年度采购计划经采购领导小组审议通过后实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按原程序进行审批。采购预算1.采购预算根据采购计划编制，明确各项采购项目的预算金额。2.采购预算应科学合理，充分考虑市场价格波动等因素，确保预算的准确性和可行性。3.采购预算经工会委员会审议通过后，报上级工会备案。在采购过程中，应严格控制预算执行，不得超预算采购。采购方式公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购单项或批量金额达到[具体金额]以上。服务类采购单项或批量金额达到[具体金额]以上。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，发布招标公告，接受潜在供应商投标，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，按照规定程序进行开标、评标、定标。竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应与供应商进行协商，形成协商记录，报采购领导小组批准后确定成交供应商。询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购程序采购申请各部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等内容，经部门负责人签字后提交工会办公室。采购审批工会办公室对采购申请表进行审核，符合采购计划和预算的，报采购工作小组负责人审批；涉及重大采购项目的，报采购领导小组审批。采购实施1.根据采购方式确定供应商选择方式：公开招标、邀请招标：发布招标公告或投标邀请书，组织供应商报名、资格审查，发售招标文件，接收投标文件，组织开标、评标、定标。竞争性谈判：成立谈判小组，确定邀请参加谈判的供应商名单，发出谈判文件，组织谈判，确定成交供应商。单一来源采购：与供应商进行协商，形成协商记录，报采购领导小组批准。询价：向供应商发出询价通知书，接收报价文件，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购工作小组应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目进展情况，协调解决出现的问题。合同签订1.确定成交供应商后，采购工作小组应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应报工会办公室审核，涉及重大采购合同的，报采购领导小组审核。审核通过后，由工会主席或其授权代表签字盖章。验收付款1.采购项目到货后，采购工作小组应组织相关部门和人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购工作小组应填写验收报告，经相关人员签字确认。3.根据采购合同约定和验收报告，办理付款手续。付款时，应严格审核发票等相关凭证，确保付款合规。供应商管理供应商选择1.建立供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等进行综合评估，选择合格供应商进入供应商库。2.在采购项目实施过程中，根据采购项目的要求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。供应商评价1.定期对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商续库、淘汰的依据。2.对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消供应商资格等。供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励等，鼓励其提供优质的产品和服务。2.建立供应商约束机制，对违反采购合同约定的供应商，依法追究其违约责任。采购监督与审计内部监督1.工会办公室负责对采购活动进行日常监督，检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等。2.采购领导小组定期对采购工作进行检查和指导，对发现的问题及时督促整改。审计监督1.定期对采购项目进行内部审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等。2.审计部门应加强对采购活动的审计监督，对发现的违规违纪问题，依法依规进行处理。采购档案管理档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购申请、采购审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验