行政公章管理办法范本

行政公章管理办法范本一、总则（一）目的为加强公司行政公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及各下属单位行政公章的管理。（三）定义本办法所称行政公章，是指公司以法定名称在社会活动中使用的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（四）管理原则1.依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度。2.专人负责原则：设立专门的公章管理岗位，配备专人负责公章的保管和使用。3.审批登记原则：公章的使用必须经过严格的审批程序，并进行详细的登记。4.安全保密原则：加强公章的安全保管，防止公章被盗用、冒用或遗失，确保公章使用信息的安全保密。二、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司行政公章的刻制由办公室统一负责，根据公司相关规定和实际需要，填写《公章刻制申请表》，报公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.刻制公章时，必须严格按照国家规定的印章规格、字体、材质等要求进行制作，确保公章的合法性和规范性。（二）启用1.新刻制的公章启用前，办公室应进行登记备案，并在公司内部发布启用通知。通知内容应包括公章名称、启用日期、使用范围等。2.启用公章时，应在《公章使用登记表》上记录首次使用时间、使用人等信息。（三）废止1.因公司名称变更、机构撤销、印章损坏等原因需要废止公章时，由办公室填写《公章废止申请表》，报公司领导审批后，将废止的公章交回公安机关指定的销毁单位进行销毁，并在公司内部发布废止通知。2.废止公章的销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与销毁的人员签字确认。三、公章的保管（一）保管人员1.公司行政公章由办公室指定专人负责保管，保管人员应具备较强的责任心和保密意识，熟悉公章管理的相关规定。2.保管人员应保持相对稳定，如有变动，应及时办理交接手续。（二）保管地点1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在办公室指定的位置。2.保险柜或保管箱的钥匙和密码应由保管人员分别保管，不得将钥匙和密码交予他人代管。（三）保管要求1.保管人员应妥善保管公章，确保公章不受损坏、遗失或被盗用。如发现公章有损坏或遗失迹象，应立即报告办公室，并采取相应的措施。2.公章保管期间，未经公司领导批准，不得擅自将公章带出公司或借给他人使用。如因工作需要必须带出公司的，应填写《公章外出使用申请表》，报公司领导审批后，由保管人员陪同携带使用。3.非工作时间，公章应存放在保险柜或保管箱内，不得随意放置在办公桌上或其他不安全的地方。四、公章的使用（一）使用范围1.公司行政公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、报表等具有法律效力的文书，以及公司内部的重要文件、通知、证明等。2.具体使用范围由公司根据实际情况另行规定，并在公司内部进行公布。（二）使用流程1.用章申请人填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、份数、用章时间等信息，并签字确认。2.用章申请人将《公章使用申请表》提交给所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对用章事由的真实性、必要性进行审核，并签字确认。3.部门负责人审核通过后，将《公章使用申请表》提交给公司分管领导审批，公司分管领导应根据公司相关规定和实际情况，对用章事项进行审批，并签字确认。4.公司分管领导审批通过后，用章申请人将《公章使用申请表》提交给公章保管人员，公章保管人员根据审批意见，对用章文件进行核对无误后，在用章文件上加盖公章，并在《公章使用登记表》上记录用章时间、用章文件名称、份数、用章人等信息。5.如因特殊情况无法事先填写《公章使用申请表》的，用章申请人应在用章后及时补办申请手续，并说明原因。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因工作需要必须加盖空白公章的，应经公司领导批准，并在用章后及时收回空白纸张、合同、介绍信等，确保公章的安全使用。2.严禁将公章用于与公司业务无关的事项，不得私自为他人或其他单位加盖公章。3.如因工作失误或其他原因需要对已加盖公章的文件进行修改、补充或废止的，应重新填写《公章使用申请表》，经公司领导审批后，在用章文件上加盖“此件作废”章，并注明作废原因和日期。五、公章的借用（一）借用范围因工作需要，公司内部各部门之间或公司与外部单位之间可以借用行政公章。（二）借用流程1.借用部门填写《公章借用申请表》，详细注明借用事由、借用时间、归还时间等信息，并签字确认。2.借用部门将《公章借用申请表》提交给所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对借用事由的真实性、必要性进行审核，并签字确认。3.部门负责人审核通过后，将《公章借用申请表》提交给公司分管领导审批，公司分管领导应根据公司相关规定和实际情况，对借用事项进行审批，并签字确认。4.公司分管领导审批通过后，借用部门将《公章借用申请表》提交给公章保管人员，公章保管人员根据审批意见，将公章借给借用部门，并在《公章借用登记表》上记录借用时间、借用部门、借用事由、归还时间等信息。5.借用部门应在规定的归还时间内将公章归还公章保管人员，公章保管人员应认真核对公章的完整性和准确性，并在《公章借用登记表》上记录归还时间。（三）借用要求1.借用部门应妥善保管借用的公章，不得转借他人或用于其他用途。如因保管不善导致公章遗失、被盗用或损坏的，借用部门应承担相应的责任。2.借用部门应在规定的归还时间内将公章归还公章保管人员，如因特殊情况需要延长借用时间的，应提前向公章保管人员说明原因，并办理延期借用手续。3.借用部门在用章后，应及时将用章文件复印件交回公章保管人员存档，以便查阅和核对。六、公章的交接（一）交接原因1.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要办理公章交接手续的。2.因公章保管人员请假、出差等原因需要临时委托他人保管公章的。（二）交接流程1.公章保管人员填写《公章交接申请表》，详细注明交接原因、交接时间、交接双方等信息，并签字确认。2.公章保管人员将《公章交接申请表》提交给办公室负责人审核，办公室负责人应根据工作实际情况，对交接事项进行审核，并签字确认。3.办公室负责人审核通过后，组织交接双方进行公章交接。交接时，交接双方应认真核对公章的数量、规格、完好程度等信息，并在《公章交接登记表》上签字确认。4.交接完成后，办公室负责人应将《公章交接申请表》和《公章交接登记表》存档，以备查阅。（三）交接要求1.交接双方应在办公室负责人的监督下进行公章交接，确保交接过程的公正、透明。2.交接双方应认真核对公章的数量、规格、完好程度等信息，如发现问题应及时报告办公室负责人，并进行处理。3.交接完成后，交接双方应在《公章交接登记表》上签字确认，明确双方的责任和义务。七、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对行政公章的管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管地点是否安全可靠、保管制度是否执行到位等。2.公章的使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、使用记录是否完整等。3.公章的借用情况，包括借用流程是否规范、借用时间是否符合规定、归还情况是否正常等。4.公章的交接情况，包括交接流程是否规范、交接双方是否签字确认、交接记录是否完整等。（三）检查方式1.定期检查：办公室定期对行政公章的管理情况进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：办公室不定期对行政公章的管理情况进行抽查，抽查内容和方式根据实际情况确定。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，办公室应及时下达《整改通知书》，要求相关部门或人员限期整改。2.对于违反公章管理规定的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除