行政公司印章管理办法

行政公司印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范公司印章的刻制、使用、保管等行为，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、全资子公司、控股子公司等所有以公司名义开展业务活动的单位。（三）定义1.公司印章：指公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、业务专用章等具有法律效力的印章。2.印章使用部门：指公司内部使用印章办理各类业务的部门，包括但不限于行政、财务、法务、业务拓展等部门。3.印章保管人：指负责具体保管公司印章的人员。二、印章的刻制（一）刻制流程1.因工作需要刻制公司印章的，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报公司分管领导审批。分管领导审批同意后，由行政部门统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章领取并登记备案，同时将印章实物交予指定的保管人保管。（二）刻制要求1.公司印章的刻制必须符合国家法律法规和行业标准的要求，印章的规格、样式、材质等应与公司规定一致。2.印章刻制单位应具备合法资质，能够提供质量可靠、防伪性能良好的印章产品。3.印章上应刻有公司全称、法定代表人姓名等必要信息，确保印章的合法性和有效性。三、印章的使用（一）使用原则1.严格审批原则：公司印章的使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用。2.一事一用原则：印章使用应遵循一事一用的原则，不得在空白纸张、合同、文件等上预先加盖印章。3.登记备案原则：印章使用部门应建立印章使用登记台账，对印章使用情况进行详细记录，并定期报行政部门备案。（二）使用范围1.公司公章：用于以公司名义对外发布的重要文件、报告、函件、合同等；代表公司签署的各类法律文书；公司营业执照、组织机构代码证等证照的年检、变更等手续；其他需要加盖公司公章的事项。2.合同专用章：用于公司签订各类经济合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权代表公司签署的文件、合同等。5.业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、报告、函件等，如销售业务专用章、采购业务专用章等。具体使用范围由公司根据业务需要另行规定。（三）使用流程1.用印申请：使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报相关审批人审批。2.审批流程：一般事项用印：由部门负责人审批，涉及金额较大、重要合同或文件的用印，需报公司分管领导审批。重大事项用印：由公司总经理审批，必要时需经公司董事会或股东会审议通过。3.印章使用：审批通过后，印章保管人凭《印章使用申请表》在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记台账》上记录用印时间、用印事项、审批人等信息。4.用印监督：印章使用过程中，印章保管人应严格按照审批内容用印，不得擅自更改用印内容或扩大用印范围。如有特殊情况需要更改用印内容的，应重新履行审批程序。（四）特殊情况用印1.紧急情况下需用印但无法及时履行审批程序的，使用部门应电话或书面形式向相关审批人报告，经同意后可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印：因工作需要在异地使用公司印章的，使用部门应提前与行政部门沟通协调，由行政部门根据实际情况采取邮寄印章、委托当地分支机构代为用印等方式解决。委托当地分支机构代为用印的，应出具书面委托书，并按照本办法规定的用印流程进行审批和登记。四、印章的保管（一）保管责任1.公司印章实行专人保管制度，印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.印章保管人应妥善保管印章，不得将印章转借他人使用或委托他人代管。如因特殊原因需要临时交接印章的，应经行政部门负责人批准，并办理交接手续。3.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损、字迹清晰。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时向行政部门报告，并采取相应的补救措施。（二）保管方式1.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放在保险柜中，并实行双人保管制度，即由两名印章保管人分别掌管保险柜钥匙，使用时两人同时在场开启保险柜。2.法定代表人章、业务专用章等印章可由印章保管人单独保管，但应存放在安全可靠的地方，如办公室抽屉、文件柜等，并加锁保管。（三）保管场所印章保管场所应具备安全防范设施，如防盗门、保险柜、监控设备等，确保印章存放安全。同时，印章保管场所应保持整洁、干燥，防止印章受潮、生锈或损坏。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因导致原印章不再使用的。2.印章损坏、丢失或被盗，无法继续使用的。3.因法律法规、政策调整或公司内部管理规定变化，印章无需再使用的。（二）停用流程1.印章使用部门发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政部门审核。2.行政部门审核通过后，报公司分管领导审批。分管领导审批同意后，行政部门应及时通知印章保管人停止使用印章，并将印章收回。3.印章收回后，行政部门应在《印章使用登记台账》上注明印章停用日期，并将印章妥善保管。（三）销毁流程1.对于停用的印章，行政部门应定期进行清理，并根据印章的性质、用途等情况，制定印章销毁计划。2.印章销毁计划应报公司分管领导审批，审批通过后，由行政部门组织实施印章销毁工作。3.印章销毁时，应至少有两名以上人员在场监督，确保印章销毁彻底、不留痕迹。销毁完成后，监督人员应在《印章销毁登记表》上签字确认。4.《印章销毁登记表》应包括印章名称、销毁日期、销毁方式、监督人员等信息，并作为档案资料长期保存。六、印章管理的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对公司印章管理工作进行日常监督和检查，确保印章管理工作规范、有序进行。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、使用、保管、停用与销毁等环节是否符合本办法规定。2.印章使用登记台账的记录情况，是否真实、准确、完整。3.印章保管情况，是否存在印章丢失、被盗、损坏等情况，保管场所是否安全可靠。4.印章使用审批程序的执行情况，是否存在未经审批擅自使用印章的现象。（三）检查方式1.定期检查：行政部门定期对公司印章管理情况进行全面检查，一般每季度不少于一次。2.不定期抽查：行政部门不定期对印章使用部门和保管人进行抽查，检查印章使用和保管情况。3.专项检查：针对印章管理中存在的突出问题或重要事项，行政部门可组织开展专项检查，及时发现和解决问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达《印章管理整改通知书》，要求相关部门或人员限期整改。2.整改责任人应按照《印章管理整改通知书》的要求，制定整改措施，认真组织整改，并在规定期限内将整改情况书面报告行政部门。3.对于违反本办法规定，给公司造成损失或不良影响的部门或人员