证件及印章管理办法

证件及印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司/组织证件及印章的管理，维护公司/组织的合法权益，保障公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有涉及证件及印章的申请、使用、保管、变更、废止等相关活动。（三）定义1.证件：指公司/组织依法取得的各类执照、许可证、资质证书、荣誉证书等具有法律效力的文件。2.印章：包括公司/组织公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章等各类具有法律效力的印鉴。（四）管理原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保证件及印章的管理活动合法合规。2.专人专管原则：明确专人负责证件及印章的管理工作，确保责任落实到人。3.安全保密原则：采取有效措施，确保证件及印章的安全保管，防止泄露、遗失或被盗用。4.规范使用原则：严格规范证件及印章的使用流程，确保使用的合法性、真实性和有效性。二、证件管理（一）证件申请1.各部门因工作需要申请办理证件时，应填写《证件申请表》，详细说明申请证件的名称、用途、办理依据、预计办理时间等信息，并提交相关证明材料。2.《证件申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，由综合管理部门统一负责办理。（二）证件办理1.综合管理部门应指定专人负责证件办理工作，按照相关部门的要求准备齐全申请材料，并及时提交办理。2.在证件办理过程中，如遇问题或需要补充材料，办理人员应及时与相关部门沟通协调，确保证件办理工作顺利进行。（三）证件领取1.证件办理完成后，办理人员应及时领取证件，并进行核对。如发现证件信息有误或存在其他问题，应及时与发证机关联系更正。2.领取的证件应及时交综合管理部门统一保管，并办理交接手续。（四）证件使用1.各部门因工作需要使用证件时，应填写《证件使用申请表》，注明使用证件的名称、用途、使用时间、归还时间等信息，并提交相关证明材料。2.《证件使用申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，到综合管理部门领取证件，并在规定时间内归还。3.证件使用人应妥善保管证件，不得转借、涂改、伪造证件。如因工作需要必须转借他人的，应经分管领导批准，并办理相关转借手续。（五）证件保管1.综合管理部门应设立专门的证件保管柜，对公司/组织所有证件进行分类存放，并建立《证件保管台账》，详细记录证件的名称、编号、颁发机关、颁发时间、有效期、保管人等信息。2.证件保管人员应定期对证件进行检查，确保证件的安全完好。如发现证件有损坏、遗失等情况，应及时报告综合管理部门负责人，并采取相应的补救措施。（六）证件变更与废止1.如证件信息发生变更，相关部门应及时填写《证件变更申请表》，并提交相关证明材料。经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，由综合管理部门统一办理变更手续。2.证件有效期届满或因其他原因需要废止的，相关部门应及时填写《证件废止申请表》，并提交相关证明材料。经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，由综合管理部门统一办理废止手续，并将废止的证件交回发证机关或进行妥善销毁。三、印章管理（一）印章刻制1.公司/组织印章的刻制必须严格按照国家法律法规及公安部门的相关规定进行。需要刻制印章时，由综合管理部门填写《印章刻制申请表》，注明印章的名称、规格、材质、用途等信息，并提交相关证明材料。2.《印章刻制申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，由综合管理部门统一到公安部门指定的刻章单位进行刻制。3.印章刻制完成后，刻章单位应出具印章刻制证明，并将印章及相关材料交综合管理部门。综合管理部门应及时对印章进行核对，确保印章的规格、材质、图案等符合要求。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，综合管理部门应填写《印章启用申请表》，注明印章的名称、启用时间、启用范围等信息，并提交相关证明材料。2.《印章启用申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，由综合管理部门发布印章启用通知，并将印章正式启用。3.印章启用通知应包括印章的名称、启用时间、启用范围、使用规定等内容，并加盖公司/组织公章。各部门应按照印章启用通知的要求，严格规范印章的使用。（三）印章使用1.公司/组织印章的使用必须严格按照规定的流程进行审批。使用印章时，应填写《印章使用申请表》，注明使用印章的名称、用途、使用时间、使用人等信息，并提交相关证明材料。2.《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，方可使用印章。3.印章使用人应在《印章使用登记簿》上登记印章使用情况，包括使用日期、使用部门、使用人、使用事由、盖章文件名称及份数等信息。4.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要必须加盖空白印章的，应经公司/组织法定代表人批准，并在《印章使用登记簿》上详细注明用途、份数、使用期限等信息。（四）印章保管1.公司/组织公章由综合管理部门负责人指定专人保管，其他印章由各部门负责人指定专人保管。印章保管人员应与印章使用人员分离，确保印章的安全保管。2.印章保管人员应设立专门的印章保管柜，对印章进行分类存放，并建立《印章保管台账》，详细记录印章的名称、编号、保管人、保管时间等信息。3.印章保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章带出办公室或交他人保管。如因工作需要必须携带印章外出的，应经分管领导批准，并办理相关携带手续。4.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章的安全完好。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告综合管理部门负责人，并采取相应的补救措施。（五）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接申请表》，注明交接印章的名称、编号、交接时间、交接人、接交人等信息，并提交相关证明材料。2.《印章交接申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，由综合管理部门组织印章交接工作。3.印章交接时，交接双方应在《印章交接登记簿》上签字确认，确保印章交接清楚、无误。交接完成后，原印章保管人员应将印章及相关材料交综合管理部门统一保管。（六）印章废止1.因公司/组织名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要废止印章时，由综合管理部门填写《印章废止申请表》，注明废止印章的名称、编号、废止原因、废止时间等信息，并提交相关证明材料。2.《印章废止申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，由综合管理部门发布印章废止通知，并将废止的印章交回公安部门或进行妥善销毁。3.印章废止通知应包括印章的名称、废止时间、废止原因等内容，并加盖公司/组织公章。各部门应按照印章废止通知的要求，停止使用废止的印章。四、监督检查与责任追究（一）监督检查1.综合管理部门应定期对公司/组织证件及印章的管理情况进行监督检查，确保证件及印章的管理活动符合本办法的规定。2.监督检查内容包括证件及印章的申请、使用、保管、变更、废止等环节，以及相关制度的执行情况、台账记录情况等。3.对于监督检查中发现的问题，综合管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，综合管理部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自使用、保管、变更、废止证件及印章的单位或个人，公司/组织