非招标投标管理办法

非招标投标管理办法一、总则（一）目的与依据本办法旨在规范公司/组织非招标投标活动，确保采购、项目承接等业务的公平、公正、公开，提高资源配置效率，依据相关法律法规及行业标准制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内除依法必须进行招标项目以外的各类采购、服务外包、项目合作等非招标投标活动。（三）基本原则1.合法性原则：非招标投标活动必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.公平竞争原则：营造公平的市场竞争环境，确保所有符合条件的供应商、服务提供商等参与机会均等。3.公开透明原则：活动过程和结果应保持公开透明，接受内部监督和相关方的监督。4.诚实信用原则：参与各方应诚实守信，履行各自的义务。二、非招标投标活动的范围界定（一）采购类1.货物采购：金额较小或因特殊原因不适合招标的办公用品、设备配件等采购项目。2.服务采购：如小型的软件服务、法律咨询服务、财务审计服务等，单次采购金额未达到招标标准的。（二）项目承接类1.小型工程项目：如小型装修工程、小型设备安装工程等，估算造价低于招标限额的。2.业务外包项目：部分非核心业务的外包，如短期的数据录入外包、简单的物流配送外包等。三、非招标投标流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，填写非招标采购/项目承接需求申请表，详细说明采购/项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、交付时间等内容。2.需求申请表需经部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）审批1.将需求申请表提交至公司/组织的采购管理部门或项目管理部门。2.采购管理部门或项目管理部门根据公司的相关规定和预算情况进行审批。对于金额较小的项目，由部门负责人审批；对于金额较大或涉及重要业务的项目，需提交公司高层领导审批。（三）供应商/服务提供商选择1.信息收集通过公司内部供应商库筛选、行业推荐、网络搜索等方式收集潜在供应商/服务提供商的信息。对收集到的信息进行整理，包括供应商的基本情况、经营范围、资质证书、业绩案例、信誉评价等。2.邀请与洽谈根据项目需求，向筛选出的潜在供应商/服务提供商发出邀请，邀请其参与项目洽谈。组织相关人员与供应商进行洽谈，详细了解其提供的产品/服务方案、价格、交货期、售后服务等内容。要求供应商提供详细的报价清单和技术方案，必要时可要求其进行现场演示或样品展示。3.评估与选择成立评估小组，成员包括采购管理部门人员、技术专家、财务人员等。评估小组根据供应商的报价、技术方案、业绩信誉等因素进行综合评估，制定评估标准和评分细则。对各供应商进行评分，根据评分结果选择得分最高的供应商作为中标候选人。如出现得分相同的情况，可进一步比较其价格、售后服务等因素，择优选择。（四）合同签订1.中标候选人确定后，采购管理部门或项目管理部门与中标供应商签订合同。2.合同应明确双方的权利和义务，包括产品/服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。3.合同签订前，需经公司的法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。（五）项目实施与验收1.项目实施供应商按照合同约定组织项目实施，公司/组织相关部门应做好配合和监督工作。项目实施过程中，如发现供应商未按照合同约定履行义务，应及时要求其整改；如整改后仍不符合要求，可依据合同约定追究其违约责任。2.验收项目完成后，采购管理部门或项目管理部门组织相关人员进行验收。验收应依据合同约定的质量标准进行，包括产品的规格、性能、数量等方面的检查，以及服务的完成情况、效果等方面的评估。验收合格后，由验收人员签署验收报告；如验收不合格，应要求供应商限期整改，直至验收合格为止。四、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织的审计部门定期对非招标投标活动进行审计，检查活动的合规性、流程的执行情况等。2.设立举报邮箱和举报电话，接受内部员工对非招标投标活动中违规行为的举报。对举报内容进行调查核实，如情况属实，依法依规处理相关责任人。（二）信息公开1.建立非招标投标活动信息公开平台，将采购项目、项目承接等信息在平台上公开，包括项目名称、采购内容、中标供应商等信息，接受内部员工和相关方的监督。2.定期对非招标投标活动的信息进行汇总和分析，为公司/组织的决策提供参考依据。（三）档案管理1.对非招标投标活动的相关文件、资料进行归档管理，包括需求申请表、审批文件、供应商报价清单、合同文本、验收报告等。2.档案保存期限应符合公司/组织的相关规定，确保档案的完整性和可追溯性。五、法律责任（一）违规行为界定1.在非招标投标活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：未按照本办法规定的流程进行操作，擅自简化或跳过某些环节的。与供应商/服务提供商串通，谋取不正当利益的。泄露非招标投标活动中的商业秘密和敏感信息的。在评估过程中，违反公平公正原则，故意偏袒或歧视某些供应商的。其他违反法律法规和本办法规定的行为。（二）责任追究1.对于违规行为，一经查实，视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规行为给公司/组织造成经济损失的，