视频会议管理办法意见

视频会议管理办法意见一、总则（一）目的为规范公司视频会议的组织与管理，提高会议效率，降低沟通成本，确保视频会议的顺利进行，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门之间、公司与外部合作伙伴之间通过视频会议系统进行的各类会议活动。（三）基本原则1.高效便捷原则：充分利用视频会议系统，简化会议流程，提高信息传递和沟通效率。2.规范有序原则：明确视频会议的组织、操作、管理等各环节的规范和要求，确保会议有序进行。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，保障视频会议信息的安全与保密。二、会议组织（一）会议发起1.各部门如需召开视频会议，应提前填写《视频会议申请表》，明确会议主题、时间、参与人员范围、会议议程等内容。2.会议发起部门负责人对申请表进行审核，确保会议必要性和相关信息的准确性，审核通过后提交至行政部门。（二）会议通知1.行政部门收到《视频会议申请表》后，负责根据会议发起部门的要求，及时通过邮件、即时通讯工具等方式向参会人员发送会议通知。2.会议通知应包含会议主题、时间、地点（视频会议系统接入地址）、参与人员、会议议程等详细信息，确保参会人员提前做好准备。（三）会议准备1.会议发起部门负责提前准备会议所需的资料，如PPT、文档等，并确保资料的准确性和完整性。2.行政部门协助会议发起部门进行视频会议系统的调试和测试，确保会议当天系统运行正常，画面清晰、声音流畅。3.对于涉及重要决策或机密信息的视频会议，会议发起部门应提前与行政部门沟通，采取必要的安全保密措施，如设置会议密码、限制参会人员权限等。三、会议操作（一）参会人员要求1.参会人员应提前10分钟登录视频会议系统，检查设备和网络连接情况，确保能够正常参会。2.参会人员应保持良好的会议秩序，将手机调至静音或关机状态，避免在会议期间接听电话或进行其他与会议无关的操作。3.参会人员应着装整洁得体，言行举止符合公司礼仪规范，尊重他人发言，积极参与会议讨论。（二）会议主持1.视频会议应指定一名主持人，负责会议的组织、引导和协调工作。主持人一般由会议发起部门负责人或其指定人员担任。2.主持人应提前熟悉会议议程和相关资料，掌握会议时间进度，确保会议按照预定议程顺利进行。3.在会议过程中，主持人应引导参会人员积极发言，控制讨论节奏，避免出现跑题、争吵等情况。对于偏离主题的发言，主持人应及时进行引导和纠正。（三）会议记录1.对于重要的视频会议，应安排专人进行会议记录。会议记录人员可以由会议发起部门指定，也可以由行政部门协助安排。2.会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议主题、发言要点、讨论结果、决议事项等。记录内容应尽量采用原话记录，确保信息的真实性和准确性。3.会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，并发送给参会人员进行确认。对于需要形成会议纪要的，应按照公司公文格式要求进行撰写，经会议主持人审核后发布。四、会议管理（一）会议考勤1.行政部门负责对视频会议的参会人员进行考勤记录。考勤记录应包括参会人员姓名、部门、是否按时参会等信息。2.对于未按时参会的人员，行政部门应及时与相关人员联系，了解原因，并将情况反馈给会议发起部门。3.会议发起部门可根据会议考勤情况，对无故缺席会议的人员进行相应的处罚，如纳入绩效考核、进行通报批评等。（二）会议质量评估1.会议结束后，行政部门应通过问卷调查、面谈等方式收集参会人员对视频会议质量的反馈意见。反馈意见应包括会议组织、设备运行、沟通效果等方面的评价和建议。2.行政部门根据收集到的反馈意见，对视频会议的质量进行评估分析，总结经验教训，提出改进措施和建议。3.对于视频会议中出现的问题，如设备故障、网络中断等，行政部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给相关部门和人员。同时，应建立问题台账，跟踪问题解决情况，避免类似问题再次发生。（三）会议资料归档1.会议结束后，会议发起部门应及时将会议相关资料进行整理归档，包括会议申请表、会议通知、会议记录、会议纪要、会议资料（PPT、文档等）等。2.会议资料的归档应按照公司档案管理规定进行分类存放，确保资料的完整性和可查阅性。3.行政部门负责定期对会议资料进行检查和清理，对于过期或无用的资料，应按照规定进行销毁处理，确保档案信息的安全。五、设备与技术支持（一）设备管理1.公司配备专门的视频会议设备，包括摄像头、麦克风、音箱、电脑等。行政部门负责对设备进行统一管理和维护，定期进行检查、清洁和保养，确保设备性能良好。2.各部门应妥善使用视频会议设备，不得擅自拆卸、改装或损坏设备。如发现设备故障或异常情况，应及时向行政部门报告。3.行政部门应建立视频会议设备台账，记录设备的型号、配置、使用情况、维修记录等信息，便于设备的管理和维护。（二）技术支持1.公司设立专门的技术支持团队，负责视频会议系统的技术维护和保障工作。技术支持团队应具备专业的技术知识和技能，能够及时处理视频会议中出现的技术问题。2.技术支持团队应定期对视频会议系统进行升级和优化，确保系统的稳定性和安全性。同时，应关注行业技术发展动态，不断引入新的技术和功能，提升视频会议的质量和效率。3.在视频会议期间，技术支持团队应安排专人值班，实时监控系统运行情况，及时响应和处理参会人员提出的技术问题。对于重大技术问题，应及时启动应急预案，确保会议不受影响。六、安全保密（一）安全管理1.视频会议系统的使用应严格遵守国家网络安全法律法规和公司网络安全管理制度，确保系统的安全运行。2.行政部门负责对视频会议系统的网络安全进行管理，采取必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止网络攻击和数据泄露。3.参会人员应妥善保管个人账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。在使用公共网络接入视频会议系统时，应注意网络安全，避免在不安全的网络环境下进行敏感信息的传输。（二）保密管理1.涉及公司机密信息的视频会议，应严格按照公司保密制度进行管理。会议发起部门应提前确定会议的保密级别，并采取相应的保密措施。2.参会人员应严格遵守保密规定，不得在会议期间泄露会议内容和机密信息。对于会议资料，应妥善保管，不得擅自复制、传播或泄露给无关人员。3.会议结束后，参会人