中央企业会议管理办法

中央企业会议管理办法一、总则（一）目的为加强中央企业会议管理，规范会议活动，提高会议效率和质量，节约会议成本，结合中央企业实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于中央企业总部及各级子企业举办的各类会议活动。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，确保会议达到预期效果。2.规范有序原则：明确会议组织流程和要求，严格遵守相关法律法规和行业标准，确保会议活动规范有序进行。3.务实节俭原则：注重会议实效，反对形式主义，节约会议经费，降低会议成本。4.安全保密原则：加强会议安全管理，确保会议场所、设备设施等安全可靠；严格遵守保密规定，防止会议信息泄露。二、会议分类及管理要求（一）董事会会议1.定义：董事会会议是指由董事会召集和主持，董事出席的会议，主要审议企业重大决策、重大事项等。2.管理要求会议召集：董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长召集和主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。会议通知：会议通知应提前[X]个工作日送达董事，通知内容包括会议时间、地点、议程、议题等。会议记录：董事会会议应当有记录，记录人由董事会秘书担任。会议记录应真实、准确、完整地反映会议内容和决议情况，并妥善保存。会议决议：董事会会议决议须经全体董事过半数通过。董事会应当对会议所议事项的决定做成会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。（二）总经理办公会会议1.定义：总经理办公会会议是指由总经理召集和主持，企业领导班子成员及相关部门负责人参加的会议，主要研究部署企业日常经营管理工作。2.管理要求会议召集：总经理办公会会议由总经理召集和主持；总经理不能履行职务或者不履行职务的，由主持工作的副总经理召集和主持。会议通知：会议通知应提前[X]个工作日送达参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议程、议题等。会议记录：总经理办公会会议应当有记录，记录人由综合管理部门指定专人担任。会议记录应真实、准确、完整地反映会议内容和决议情况，并妥善保存。会议决议：总经理办公会会议决议须经参会人员充分讨论后，由总经理决定。会议决议应明确责任部门和完成时间，并跟踪落实情况。（三）专题会议1.定义：专题会议是指企业为研究解决某一特定问题或推进某一专项工作而召开的会议。2.管理要求会议召集：专题会议由相关业务部门或专项工作牵头部门根据工作需要提出申请，经分管领导同意后，由牵头部门负责召集和组织。会议通知：会议通知应提前[X]个工作日送达参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议程、议题等。会议记录：专题会议应当有记录，记录人由牵头部门指定专人担任。会议记录应真实、准确、完整地反映会议内容和决议情况，并妥善保存。会议决议：专题会议决议须经参会人员充分讨论后，由牵头部门负责整理会议纪要，报分管领导审核后印发执行。会议决议应明确责任部门和完成时间，并跟踪落实情况。（四）工作会议1.定义：工作会议是指企业为传达上级精神、部署工作任务、交流工作经验等而召开的会议。2.管理要求会议召集：工作会议由企业综合管理部门或相关业务部门根据工作需要提出申请，经分管领导同意后，由申请部门负责召集和组织。会议通知：会议通知应提前[X]个工作日送达参会人员，通知内容包括会议时间、地点、议程、议题等。会议记录：工作会议应当有记录，记录人由申请部门指定专人担任。会议记录应真实、准确、完整地反映会议内容和决议情况，并妥善保存。会议决议：工作会议决议须经参会人员充分讨论后，由申请部门负责整理会议纪要，报分管领导审核后印发执行。会议决议应明确责任部门和完成时间，并跟踪落实情况。三、会议组织与实施（一）会议计划1.各部门应于每年年底前制定下一年度会议计划，明确会议名称、时间、地点、参会人员、议程、预计费用等内容。2.会议计划应报企业分管领导审核后，提交企业主要领导审批。经批准后的会议计划应严格执行，确需调整的，应按原审批程序办理。（二）会议筹备1.成立会议筹备组：根据会议规模和要求，成立会议筹备组，明确筹备组各成员的职责分工，负责会议的各项筹备工作。2.确定会议议程：会议议程应根据会议主题和目的进行合理安排，确保会议重点突出、紧凑有序。会议议程应提前征求参会人员意见，并报会议主持人审定。3.准备会议材料：根据会议议程，准备相关会议材料，包括会议通知、会议文件、汇报材料、发言材料等。会议材料应内容准确、逻辑清晰、格式规范，并提前送达参会人员。4.安排会议场地：根据会议规模和要求，选择合适的会议场地，并提前进行布置。会议场地应满足会议需求，具备良好的通风、照明、音响等条件，确保会议顺利进行。5.组织会议报到：会议报到时间应提前通知参会人员，并安排专人负责报到工作。报到时应核对参会人员身份信息，发放会议材料和相关证件，并安排好参会人员的食宿等事宜。（三）会议召开1.会议签到：会议开始前，应安排专人负责会议签到，确保参会人员按时出席会议。2.会议主持：会议主持人应按照会议议程主持会议，引导参会人员围绕会议主题进行讨论，确保会议秩序井然、高效进行。3.会议发言：参会人员应按照会议安排进行发言，发言内容应简洁明了、重点突出，符合会议主题和要求。4.会议记录：会议记录人员应认真记录会议内容和决议情况，确保记录真实、准确、完整。会议记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存，并按照档案管理规定进行归档。5.会议表决：对于需要表决的事项，应按照相关规定进行表决。表决方式可以采用举手、投票等方式进行，表决结果应当场公布。（四）会议结束1.会议总结：会议结束后，会议主持人应及时对会议进行总结，回顾会议主要内容和决议情况，强调会议重点和工作要求。2.会议纪要：会议结束后，会议记录人员应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后印发执行。会议纪要应准确概括会议主要内容和决议情况，明确责任部门和完成时间，并跟踪落实情况。3.会议资料归档：会议结束后，应及时将会议通知、会议文件、汇报材料、发言材料、会议记录、会议纪要等会议资料进行整理归档，按照档案管理规定进行保存。四、会议经费管理（一）经费预算1.会议主办部门应根据会议规模、时间、地点、参会人员等情况，编制会议经费预算，明确会议各项费用支出标准和金额。2.会议经费预算应报企业财务部门审核后，提交企业分管领导审批。经批准后的会议经费预算应严格执行，确需调整的，应按原审批程序办理。（二）经费支出1.会议经费支出应严格按照预算执行，不得超预算支出。2.会议经费支出应符合国家有关法律法规和财务制度的规定，报销凭证应真实、合法、有效。3.会议经费支出应实行审批制度，报销时应填写报销审批单，经相关领导审批后，方可报销。（三）经费监督1.企业财务部门应定期对会议经费使用情况进行检查和监督，确保经费使用合规、合理。2.企业审计部门应定期对会议经费使用情况进行审计，发现问题及时督促整改。五、会议保密管理（一）保密制度1.企业应建立健全会议保密制度，明确会议保密工作的职责分工和工作要求。2.会议保密制度应包括会议文件资料的管理、会议场所的保密措施、参会人员的保密要求等内容。（二）保密措施1.会议文件资料应严格按照保密规定进行管理，指定专人负责文件资料的收发、登记、保管和归档工作。2.会议场所应采取必要的保密措施，如设置保密警示标识、安装监控设备等，确保会议场所安全保密。3.参会人员应严格遵守会议保密规定，不得擅自将会议文件资料带出会议场所，不得在非保密场所谈论会议机密内容。（三）保密监督1.企业保密管理部门应定期对会议保密工作进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.对于违反会议保密规定的行为，应按照企业相关规定进行严肃处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、会议信息化管理（一）信息化平台建设1.企业应建立会议信息化平台，实现会议通知、会议文件资料的在线发布、会议签到、会议记录、会议表决等功能，提高会议组织效率和管理水平。2.会议信息化平台应具备安全可靠、操作简便、功能完善等特点，满足企业会议管理的实际需求。（二）信息化应用1.会议主办部门应充分利用会议信息化平台，开展会议组织和管理工作，提高会议效率和质量。2.参会人员应按照会议要求，通过会议信息化平台进行会议签到、查阅会议文件资料、参与会议表决等操作，确保会议顺利进行。（三）信息化维护1.