企业行政流程管理手册大全

企业行政流程管理手册大全引言本手册旨在规范企业内部行政管理工作，通过标准化流程设计、工具模板应用及操作要点提示，帮助企业各部门高效处理日常行政事务，降低管理成本，提升运营协同性。手册内容涵盖会议管理、办公用品管理、固定资产管理、差旅管理、印章管理及档案管理六大核心模块，适用于企业各层级行政人员及相关业务岗位，可根据企业实际情况调整执行细节。一、高效会议管理流程与工具1.1流程概述会议是企业内部沟通决策、同步信息、推进工作的重要载体，不规范的管理易导致会议效率低下、资源浪费。本流程旨在明确会议组织全周期管理要求，保证会议目标清晰、过程可控、结果落地。适用于企业例会、专题会、审批会、项目会等各类内部会议。1.2详细操作步骤1.2.1会前准备：精准规划，杜绝无效会议明确会议必要性：发起人需提前评估会议目标是否可通过邮件、即时通讯工具等方式达成，避免“为开会而开会”。确定会议要素：包括会议主题（如“Q3销售目标分解会”）、时间（避开员工高效工作时段，优先选择9:00-11:00或14:00-16:00）、地点（会议室容量匹配参会人数，优先预约自带投影设备的会议室）、参会人员（仅邀请与会议议题直接相关的核心人员，提前确认其日程冲突）。编制会议材料：提前1-2天分发会议议程（含议题、时长分配、负责人）、背景资料（如数据报表、方案草案），保证参会人提前熟悉内容，提升讨论效率。发送会议通知：通过企业OA系统或邮件发送正式通知，注明“需提前阅读的材料”“会议目标及预期成果”，并设置“参会/请假”回复功能。1.2.2会中执行：聚焦目标，控场有序签到与签到确认：参会人员提前5分钟到场，在《会议签到表》（见表1-1）签字确认；迟到10分钟以上需在会议中说明原因，主持人记录迟到情况。开场与议程宣导：主持人开场明确会议目标（如“确定各区域Q3销售指标及责任人”）、时长（如“控制在90分钟内”）、发言规则（如“每人发言不超过3分钟，避免跑题”）。议题讨论与决策：按议程逐项推进，对争议议题引导参会人聚焦事实和数据，避免情绪化争论；需形成决议的事项，由主持人明确“决策结果”“责任人”“完成时限”，并记录在《会议纪要》初稿中。时间控制：设置专人计时，对超时议题提醒“是否需延长时间或另约会议”，保证核心议题优先讨论。1.2.3会后跟进：闭环管理，保证落地纪要整理与分发：会议结束后2个工作日内，由记录人整理《会议纪要》（见表1-2），内容包括“会议基本信息”“各议题讨论要点”“决议事项及行动清单（含任务、责任人、截止日期）”，经主持人审核后发送至所有参会人及相关部门抄送人。任务跟踪：责任人需在截止日期前提交任务完成情况，行政部每周通过OA系统汇总《会议任务跟踪表》（见表1-3），对逾期未完成任务提醒并上报部门领导。资料归档：会议通知、签到表、纪要、相关材料扫描后存入“会议管理”档案夹，按“年份-月份-会议类型”分类命名，保存期限不少于3年。1.3模板表格表1-1会议签到表序号部门姓名职位签到时间备注（迟到/早退）1销售部*三经理09:00-2市场部*四专员09:15迟到5分钟3运营部*五主管09:05-表1-2会议纪要模板会议基本信息会议名称：Q3销售目标分解会时间：2023年7月10日09:00-10:30地点：301会议室主持人：*经理（销售部）记录人：*六（行政部）参会人：销售部、市场部、运营部负责人及核心骨干议题讨论要点议题：Q3销售目标分解方案（负责人：*三）市场部反馈：华东区域竞品降价10%，需调整目标增幅至15%（原计划20%）。销售部建议：增加线上推广预算50万元，支持华东区域目标达成。议题：促销活动资源分配（负责人：*四）运营部提议：8月重点开展“新品首发”活动，预算30万元，优先投入华南区域。决议事项及行动清单序号决议内容责任人截止日期所需支持1华东区域Q3销售目标调整为15%*三7月15日市场部提供竞品分析报告2增加50万元线上推广预算*四7月12日财务部审批38月“新品首发”活动方案落地*五7月20日运营部执行表1-3会议任务跟踪表任务编号任务内容责任人计划完成日期实际完成日期状态备注20230710-01调整华东区域销售目标方案*三2023-07-152023-07-14已完成提前1天提交20230710-02审批线上推广预算申请*七（财务）2023-07-122023-07-13逾期1天需协调财务部优先处理1.4注意事项提前取消无效会议：若会议材料未提前分发或关键参会人无法到场，发起人需至少提前4小时取消会议并说明原因。禁止无关设备使用：会议期间关闭手机静音，非必要不使用电脑、平板等设备，避免分心。纪要避免“流水账”：重点记录“决议事项”和“行动清单”，而非讨论过程的每一句话，保证后续执行有据可依。二、办公用品管理流程与工具2.1流程概述办公用品是企业日常运营的基础物资，管理混乱易导致资源浪费、成本超支或供应不足。本流程规范办公用品从需求提报、采购、入库到领用、盘点的全流程，实现“按需申领、库存可控、成本优化”的管理目标，适用于企业各部门办公用品及耗材管理。2.2详细操作步骤2.2.1需求申请与审批：精准提报，避免囤积月度需求提报：每月25日前，各部门行政专员根据《办公用品消耗清单》（见表2-1），结合部门下月工作计划（如大型活动需增加打印纸、笔等），填写《办公用品需求申请表》（见表2-2），注明“物品名称、规格型号、单位、需求数量、用途”。需求审核：行政部汇总各部门需求，核对历史消耗数据（如“市场部月均打印纸消耗2箱，申请3箱需说明原因”），剔除不合理需求（如“个人生活用品申领”），经行政部经理审批后提交采购。2.2.2采购与入库：比价合规，质量可控供应商选择：优先选择与企业签订年度框架协议的供应商（如“晨光文具”“得力”），对单价超过500元的物品需进行3家比价，填写《采购比价表》（见表2-3），经财务部审核后下单。到货验收：物品送达后，行政部仓管员核对送货单与《需求申请表》是否一致（名称、规格、数量），检查物品质量（如“打印纸是否克数达标、笔是否书写流畅”），验收合格后在送货单签字确认；不合格物品当场拒收并通知供应商3日内更换。入库登记：验收合格后，仓管员在《办公用品入库登记表》（见表2-4）中登记“入库日期、物品名称、规格、数量、单价、供应商、存放位置”，并唯一“物品编码”（规则：“部门缩写-物品类别-序号”，如“XZ-001”代表“行政部-文件夹-001”）。2.2.3领用与归还：按需领用，责任到人领用流程：员工填写《办公用品领用登记表》（见表2-5），注明“领用人、部门、物品名称、数量、领用日期”，部门负责人审批后交至行政部；仓管员核对“领用数量”是否超过部门月度剩余额度（超额度需说明原因并经总监审批），发放物品后领用人签字确认。高价值物品管理：对单价超过200元的物品（如“U盘、移动硬盘”），需在领用表中注明“预计归还日期”，使用人离职或岗位调动时需办理归还手续，行政部检查物品完好性后方可办理离职/交接手续。2.2.4库存盘点：定期清查，避免积压月度抽盘：每月最后1个工作日，行政部仓管员随机抽取30%的物品进行盘点，核对“实物数量”与《台账》是否一致，差异率超过5%需复盘原因（如“领用登记漏填、入库数量错误”）。季度全盘：每季度末进行全品类盘点，编制《办公用品盘点表》（见表2-6），对“积压超过3个月”的物品（如“特定规格的打印纸”），协调各部门调剂使用或折价处理，盘盈/盘亏情况需在3个工作日内核实原因并报财务部调整账目。2.3模板表格表2-1办公用品消耗清单参考物品名称规格型号单位月均消耗量适用场景A4打印纸70g/500张箱5日常文件打印中性笔0.5mm/黑色支20日常签字、记录文件夹A4/蓝色个10文件分类整理表2-2办公用品需求申请表部门：销售部申请日期：2023年7月25日序号物品名称————–————–1A4打印纸2订书钉3便签本表2-3采购比价表物品名称：A4打印纸（80g/500张）申请数量：3箱供应商名称报价（元/箱）晨光文具（协议供应商）85得力办公（非协议供应商）88本地办公用品店90表2-4办公用品入库登记表入库日期物品编码物品名称规格型号单位数量单价（元）供应商存放位置经手人2023-07-28XZ-001A4打印纸80g/500张箱385晨光文具仓库A-01*九表2-5办公用品领用登记表领用日期领用人部门物品名称规格型号单位数量领用用途审批人经手人2023-07-30*十市场部便签本B5/50页本2活动现场记录*十一*九2023-07-31*十二销售部订书钉SU24/盒盒1合同装订*八*九表2-6办公用品盘点表盘点日期：2023年6月30日部门：行政部物品名称账面数量A4打印纸10中性笔502.4注意事项禁止个人申领非工作用品：如纸巾、湿巾等个人生活用品，由行政部统一按部门人数定额发放。优先使用库存物品：申领时需先确认库存是否有同规格物品，避免重复采购。高价值物品领用审批：U盘、计算器等单价超过200元的物品，需部门总监审批，行政部每季度汇总领用情况报备财务部。三、固定资产管理流程与工具3.1流程概述固定资产是企业开展生产经营的重要物质基础（如电脑、打印机、办公家具等），管理不善易导致资产流失、账实不符。本流程规范固定资产从采购、入库、使用到维护、盘点、处置的全生命周期管理，实现“资产有登记、使用有责任人、变动有记录、报废有流程”的管理目标，适用于企业价值超过2000元、使用期限超过1年的资产。3.2详细操作步骤3.2.1采购申请与审批：按需配置，避免浪费需求提报：各部门因新增岗位、设备升级等原因需采购固定资产时，填写《固定资产采购申请表》（见表3-1），注明“资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人”，并附《设备配置需求说明》（如“设计部需16G内存电脑用于PS设计”）。分级审批：单价低于1万元：部门负责人→行政部审核→财务部复核→分管副总审批；单价1万元以上（含）：部门负责人→行政部审核→财务部复核→总经理审批。3.2.2验收入库与建卡：一物一码，动态管理到货验收：资产送达后，行政部、使用部门、财务部共同验收，核对“资产名称、规格、数量、配件”与采购申请是否一致，检查设备运行状态（如“电脑是否能正常开机、打印机是否能正常打印”），验收合格后在《固定资产验收单》（见表3-2）三方签字确认。建卡与贴标：验收合格后，行政部为资产建立“固定资产卡片”（见表3-3），内容包括“资产编码、名称、规格、采购日期、原值、使用部门、使用人、存放位置”，并粘贴“资产标签”（编码规则：“年份-资产类别-序号”，如“2023-DN-001”代表“2023-电脑-001”），标签位置醒目且不易损坏。3.2.3日常使用与维护：责任到人，延长寿命领用与转移：资产领用时，使用人填写《固定资产领用表》（见表3-4），签字确认后行政部更新卡片信息；部门间转移需填写《资产转移申请表》（见表3-5），经双方部门负责人及行政部审批后，更新卡片中的“使用部门”“存放位置”。定期维护：电子设备（电脑、打印机）：每季度由行政部联系供应商进行清洁、检测，填写《设备维护记录表》（见表3-6）；办公家具（办公桌、文件柜）：每年检查一次螺丝是否松动、板材是否损坏，发觉问题及时维修或更换。3.2.4盘点与处置：账实相符，规范处置年度盘点：每年12月，行政部组织财务部、使用部门进行全面盘点，编制《固定资产盘点表》（见表3-7），对“盘盈、盘亏、毁损”资产，3个工作日内查明原因并出具《盘点差异报告》，经总经理审批后调整账目。报废处置：资产达到使用年限、维修成本超过原值50%或技术淘汰时，使用部门填写《固定资产报废申请表》（见表3-8），附《资产鉴定报告》（由行政部、技术部共同出具），经审批后：有残值的：公开拍卖或变卖，收入计入企业“营业外收入”；无残值的：联系专业回收机构处理，并留存回收凭证。3.3模板表格表3-1固定资产采购申请表部门：设计部申请日期：2023年7月20日资产名称规格型号————–————————–台式电脑i5-12400/16G/512G打印机惠普M479fdw表3-2固定资产验收单验收日期：2023年7月25日资产名称：台式电脑数量：2台验收项目验收结果参验人员规格型号i5-12400/16G/512G行政部：*九配件完整性主机、键盘、鼠标、电源齐全设计部：*十三运行状态开机正常，系统无卡顿财务部：*十五结论验收合格表3-3固定资产卡片资产编码：2023-DN-001资产名称：台式电脑规格型号i5-12400/16G/512G采购日期2023-07-25原值（元）6000使用部门设计部使用人*十三存放位置设计部工位-01折旧年限（年）5月折旧额（元）100表3-4固定资产领用表领用日期：2023-07-26领用人：*十三部门：设计部资产编码资产名称领用数量2023-DN-001台式电脑12023-DN-002台式电脑1表3-5资产转移申请表转移日期：2023-08-01资产编码：2023-DN-003资产名称：打印机转出部门设计部转入部门转移原因设计部新增打印机，原打印机闲置转出人签字*十四转入人签字审批人*九（行政部）表3-6设备维护记录表维护日期：2023-09-15设备名称：打印机（2023-DN-003）维护人员：*十七（供应商）维护内容清洁打印头、更换硒鼓、校准色彩维护前状态打印有条纹，颜色失真维护后状态打印清晰，色彩正常费用（元）300（更换硒鼓）表3-7固定资产盘点表盘点日期：2023-12-30部门：设计部资产编码资产名称2023-DN-001台式电脑2023-DN-003打印机表3-8固定资产报废申请表报废日期：2023-07-15资产名称：旧电脑（2020-DN-001）原值（元）：5000使用年限3年已使用年限报废原因主板损坏，维修费用2500元（超过原值50%）鉴定意见符合报废条件，建议回收处理鉴定人审批人*十八（总经理）3.4注意事项资产标签不得私自撕毁：使用人需妥善保管资产标签，损坏后及时联系行政部更换，否则按“资产丢失”处理。离职时必须办理资产交接：员工离职时，需将名下固定资产交还行政部，确认无误后方可办理离职手续。报废资产不得私自处置：需经审批后由行政部统一联系回收机构，严禁个人出售或丢弃。四、差旅管理流程与工具4.1流程概述差旅是企业员工因公外出开展业务活动（如客户拜访、项目调研、参加会议等）的必要支出，管理不规范易导致费用超支、报销混乱。本流程规范差旅申请、审批、行程安排、费用报销的全流程，实现“事前有审批、行程有记录、费用有标准、报销有依据”的管理目标，适用于企业所有因公出差人员。4.2详细操作步骤4.2.1出差申请与审批：明确事由，控制成本填写申请表：员工出差前1-3天（跨省/境外出差需提前5天）填写《出差申请表》（见表4-1），注明“出差人、部门、出差事由、出发/返回日期、地点、交通方式（需说明选择理由，如“高铁比飞机节省2小时，且票价低30%”）、住宿标准（参照《企业差旅费用标准》，见表4-2）、预算总额”。分级审批：省内出差：部门负责人→行政部备案；跨省/境外出差：部门负责人→行政部审核→分管副总→总经理审批。4.2.2行程安排与预订：合规预订，优先协议供应商预订原则：交通：优先选择企业协议航空公司（如“国航、东航”）或高铁，单程机票价格超过1500元需说明原因并经分管副总审批；住宿：优先选择企业协议酒店（如“如家、汉庭”），按“职级标准”选择房型（如“经理标间、主管单间”）；交通市内：优先选择地铁、公交，特殊情况下可乘坐网约车（需注明“无法乘坐公共交通”的原因）。行程确认：行政部根据审批通过的《出差申请表》，通过企业差旅平台（如“携程商旅”）预订交通、住宿，并将《行程确认单》（见表4-3）发送给出差人，出差人需在出发前1天确认行程无误。4.2.3差旅执行与费用控制：按计划执行，避免超支行程变更：出差期间若需调整行程（如延长出差时间、更改地点），需提前1天向部门负责人申请，经审批后报行政部备案，否则超支部分由个人承担。费用记录：出差人需每日记录《差旅费用明细表》（见表4-4），保留所有原始凭证（发票、行程单、住宿清单等），发票抬头需为“企业全称”，并注明“出差事由、日期、地点”。4.2.4费用报销与结算：单据齐全，及时报销提交报销：出差返回后3个工作日内，出差人填写《差旅费用报销单》（见表4-5），附《出差申请表》《行程确认单》《费用明细表》及原始凭证，按“部门负责人→行政部→财务部”流程审批。审核要点：财务部重点审核“费用是否符合标准”（如“住宿费超标部分需个人承担”）、“原始凭证是否齐全”（如“发票与行程单日期、地点是否一致”）、“出差事由与业务是否相关”。打款与归档：审批通过后，财务部在5个工作日内将报销款项打入员工工资卡；行政部将《出差申请表》《报销单》等资料扫描存档，保存期限不少于5年。4.3模板表格表4-1出差申请表出差人：*十九部门：销售部出差日期：2023-07-10至2023-07-12出差地点上海（拜访客户A、客户B）出差事由交通方式高铁G7127（北京南→上海虹桥，07:00-12:30）住宿标准预算总额2800元（交通800元+住宿700元+餐饮600元+其他700元）备注说明部门负责人*八（签字）行政部分管副总*二十（签字）总经理表4-2企业差旅费用标准（参考）职级交通方式（省内/跨省）住宿标准（元/晚）市内交通（元/天）餐饮补助（元/天）普通员工高铁二等座/硬座/经济舱20050100主管高铁一等座/飞机经济舱30080150经理高铁一等座/飞机经济舱350100200总监及以上飞机商务舱/高铁一等座500150300表4-3行程确认单出差人：*十九部门：销售部申请编号：20230710-001行程安排日期时间北京→上海2023-07-1007:00-12:30住宿2023-07-10-上海→北京2023-07-1216:00-21:30表4-4差旅费用明细表日期费用类型发票号码发票金额（元）发票抬头备注2023-07-10交通费0056400企业名称北京南→上海虹桥高铁票2023-07-10住宿费00789012350企业名称如家酒店虹桥店标间2023-07-11餐饮费00345678120企业名称午餐（客户招待）2023-07-11市内交通009030企业名称地铁+公交表4-5差旅费用报销单报销人：*十九部门：销售部报销日期：2023-07-13申请编号：20230710-001费用类型金额（元）备注附件清单交通费800往返高铁票发票2张、行程单2张住宿费7002晚，350元/晚发票1张、住宿清单1份餐饮费3003天，100元/天发票3张市内交通1002天，50元/天发票2张合计1900附件共10张部门负责人*八（签字）行政部*九（签字）财务部*十五（签字）总经理*二十一（签字）4.4注意事项禁止虚报费用：餐饮费、市内交通费需按实际发生金额报销，不得虚报、多报，违者按公司规定处罚。提前取消行程：若出差计划取消，需提前2天通知行政部，已发生的费用（如退票费）需说明原因并经审批后报销。境外差旅特殊要求：境外出差需提前办理签证、购买境外保险，报销时需提供“外汇兑换水单”及“英文发票”。五、印章管理流程与工具5.1流程概述印章是企业法人权利的象征（如公章、财务章、合同章、发票章等），使用不规范易导致法律风险、资产损失。本流程规范印章的保管、使用、归还、销毁全流程，实现“专人保管、审批严格、登记清晰、责任可追溯”的管理目标，适用于企业各类印章的管理。5.2详细操作步骤5.2.1印章保管：专人负责，安全存放保管责任划分：公章、财务章、合同章：由行政部指定专人（印章管理员）保管，实行“双人双锁”管理（保险柜由两名管理员分别保管钥匙）；发票章、法人章：由财务部指定专人保管，与公章分开存放。保管要求：印章管理员需妥善保管印章，不得转借、代存；离开岗位时（如午休、下班），需将印章锁入保险柜，不得随意放置在办公桌面。5.2.2印章使用：事前审批，登记留痕用印申请：员工需使用印章时，填写《印章使用申请表》（见表5-1），注明“用印单位/人、用印事由、文件名称、文件编号、用印数量、用印日期”，并附文件最终版（如“合同、通知函”）。分级审批：日常文件（如内部通知、证明）：部门负责人→行政部印章管理员；重要文件（如合同、协议、财务报表）：部门负责人→行政部→分管副总→总经理。用印登记：审批通过后，印章管理员核对“文件内容”与“申请事由”是否一致，确认无误后在《印章使用登记表》（见表5-2）中登记“用印日期、用印单位/人、文件名称、编号、数量、审批人、经手人”，并在文件指定位置加盖印章，要求“清晰、端正、不超边框”。5.2.3印章归还与保管：及时归还，定期检查用印后归还：用印完毕后，申请人需当场将印章交还印章管理员，管理员确认印章无损坏（如“公章边缘是否清晰”）后，在《印章使用登记表》“归还时间”栏签字确认。定期检查：印章管理员每月对印章进行检查，确认印章是否完好、有无丢失；行政部每季度组织一次印章盘点，核对《印章使用登记表》与实际印章使用情况，形成《印章检查报告》报总经理备案。5.2.4印章销毁：过期/作废印章规范处置销毁条件：印章因公司名称变更、破损等原因不再使用时，由行政部填写《印章销毁申请表》（见表5-3），注明“印章名称、编号、销毁原因、销毁数量”，附《印章使用情况说明》（如“公章使用满10年，边缘模糊”）。审批与销毁：经总经理审批后，由行政部、财务部、监察部共同监督销毁，销毁过程拍照留存，并在《印章销毁登记表》（见表5-4）中登记“销毁日期、监销人、销毁方式”，销毁记录保存期限不少于10年。5.3模板表格表5-1印章使用申请表申请部门：销售部申请日期：2023-07-20用印事由与客户C签订Q3产品销售合同文件名称产品销售合同（合同编号：HT2023072001）用印数量3份（客户留存1份、公司存档2份）用印日期2023-07-21申请人*二十二行政部审核*九（印章管理员）总经理审批*二十一（签字）表5-2印章使用登记表用印日期用印单位/人文件名称文件编号用印数量审批人经手人归还时间2023-07-21销售部/*二十二产品销售合同HT20230720013*八*二十二14:302023-07-22行政部/*二十三关于2023年放假的通知XZ20230722011*九*二十三10:15表5-3印章销毁申请表印章名称：旧公章（编号：GZ-001）申请日期：2023-07-25销毁原因公司名称变更，启用新公章销毁数量1枚印章使用情况说明使用8年，边缘模糊，影响文件盖章效果审批人*二十一（总经理）表5-4印章销毁登记表销毁日期：2023-08-01印章名称：旧公章销毁方式：碎纸机粉碎监销人*九（行政部）*二十四（财务部）*二十五（监察部）备注销毁过程拍照留存，照片编号：20230801-0015.4注意事项严禁空白纸张用印：印章管理员不得在空白纸张、空白合同上加盖印章，违者承担法律责任。用印文件需留存原件：用印后的合同、协议等重要文件，需在行政部存档1份，存档文件需与申请文件一致。印章管理员离职交接：印章管理员离职时，需办理印章交接手续，填写《印章交接表》（见表5-5），由部门负责人、监交人签字确认。六、档案管理流程与工具6.1流程概述档案是企业生产经营、历史沿革的重要记录（如合同、制度、会议纪要、人事档案等），管理不善易导致信息丢失、查询困难。本流程规范档案的分类、整理、归档、保管、查阅、销毁全流程，实现“分类清晰、存放有序、查阅便捷、安全保密”的管理目标，适用于企业各类档案的管理。6.2详细操作步骤6.2.1档案分类：科学分类，便于管理分类标准：按部门：行政部档案、销售部档案、财务部档案等；按类型：文书档案（制度、通知）、合同档案（采购合同、销售合同）、人事档案（员工简历、劳动合同）、财务档案（凭证、报表）；按年度：2023年、2022年、2021年等。分类编码：档案编码规则为“部门缩写-档案类型-年份-序号”，如“XZ-WW-2023-001”代表“行政部-文书档案-2023-001”。6.2.2档案整理与归档：规范整理，及时归档整理要求：文书档案：去除金属夹、装订成册，在右上角编写页码，填写《档案目录》（见表6-1）；合同档案：将合同正本、附件、审批单、履行记录等整理在一起，标注“合同编号”“签订日期”；人事档案：按“员工入职顺序”排列，每份档案放入档案袋，袋面注明“姓名、入职日期、部门、职位”。归档时限：文书档案：每月最后1个工作日，各部门行政专员将上月档案移交至档案室；合同档案：合同签订后3个工作日内，由业务部门移交至档案室；人事档案：员工入职当日，人力资源部将档案移交至档案室。6.2.3档案保管：安全存放，定期检查存放要求：档案室需配备防火、防盗、防潮、防虫设施（如“灭火器、防盗门、除湿机、樟脑丸”），档案柜上锁，钥匙由档案管理员专人保管。定期检查：档案管理员每季度检查一次档案存放情况，查看“档案是否受潮、虫蛀、丢失”，发觉问题及时处理；每年对档案进行一次清点，编制《档案清点表》（见表6-2），保证账实相符。6.2.4档案查阅：权限管理，登记留痕查阅权限：内部员工：查阅本部门档案需经部门负责人审批，查阅跨部门档案需经双方部门负责人审批；外部人员：需持单位介绍信、身份证，经总经理审批后