会议室预定及使用管理模板

会议室预定及使用管理模板一、适用场景与背景在企业或组织日常运营中，会议室作为重要的协作空间，其高效管理直接影响会议效率与资源利用率。本模板适用于各类企业、事业单位、科研机构等场景，涵盖内部例会、项目研讨、跨部门协作、客户接待、培训讲座等多种会议类型，旨在规范会议室预定流程、明确使用责任、提升空间使用效率，避免出现预定冲突、资源浪费、设备损坏等问题。二、全流程操作指南（一）会议室预定申请申请时间：需提前1-2个工作日提交预定申请（紧急会议需提前4小时联系行政部协调）；大型会议（参会人数20人以上或需特殊布置）需提前3个工作日申请，以便统筹安排。申请渠道：线上：通过企业OA系统、钉钉/企业审批模块提交《会议室预定申请表》（见模板表格1）；线下：前往行政部填写纸质申请表，经部门负责人签字后提交。申请信息：需明确填写会议主题、使用部门、预定人姓名及联系方式、会议日期、具体开始/结束时间、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、白板、视频会议系统等）、特殊需求（如茶水服务、桌椅摆放形式等）。（二）预定审批与确认审批流程：普通会议（部门内部、10人以下）：由部门负责人审批；跨部门会议（10人以上或涉及外部人员）：需经使用部门负责人及行政部双重审批；特殊会议（如重要客户接待、大型培训）：需报请分管领导审批。结果反馈：行政部在收到申请后1个工作日内完成审批，并通过系统/短信/电话告知预定人结果。若会议室已被预定，需协调调整时段或推荐备用会议室。预定生效：审批通过后，预定人需在会议开始前30分钟到行政部领取会议室钥匙（或通过智能门禁系统扫码进入），并确认设备可用性。（三）会议使用准备设备检查：预定人进入会议室后，需检查设备（投影仪、空调、灯光、麦克风等）是否正常运行，如有异常立即联系行政部处理（紧急联系人：主管，电话分机号）。场地布置：根据需求调整桌椅摆放（如U型、课桌式、圆桌式），领取所需设备（如白板笔、便签纸），并保证场地整洁。临时变更处理：若会议时间、人数或需求发生变更，预定人需提前2小时通知行政部，以便及时调整资源；若取消会议，需提前4小时告知，释放会议室资源。（四）会议期间管理规范使用：参会人员需遵守会议室管理规定，爱护设备（禁止随意移动、拆卸设备），保持场地整洁（垃圾随身带走），禁止在会议室吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。时间控制：会议需在预定结束时间前10分钟结束，以便后续会议使用；如需延时，需提前30分钟联系行政部确认是否可延长，避免影响下一场预定。外部人员管理：外部访客需由内部人员陪同进入，并在会议结束后引导离场。（五）会议结束与反馈场地恢复：会议结束后，预定人需关闭所有设备（投影仪、灯光、空调等），整理桌椅至初始状态，归还钥匙（或关闭智能门禁），并通知行政部检查。设备问题反馈：若使用过程中出现设备故障或物品损坏，需在《会议室使用登记表》（见模板表格2）中详细记录，并第一时间联系行政部维修/处理。使用评价：鼓励预定人通过线上反馈渠道对会议室环境、设备、服务提出建议，行政部定期汇总优化管理措施。三、核心工具表格模板表1：会议室预定申请表申请编号预定人所属部门联系方式会议主题预定日期开始时间结束时间参会人数所需设备（可多选）：投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□其他______特殊需求（如桌椅摆放、茶水服务等）：部门负责人审批意见：签字：_________日期：_______行政部审批意见：签字：_________日期：_______备注：表2：会议室使用登记表使用日期使用时段使用部门/人员参会人数会议主题设备使用情况（正常/故障/损坏）：投影仪______麦克风______空调______桌椅______其他______场地整洁度（优/良/差）：□优□良□差（需说明问题：________________）使用人签字：_________管理员签字：_________设备/场地问题反馈及处理结果：表3：会议室设备检查表检查日期检查人检查时段会议室名称检查项目（正常√异常×）投影仪（开机、显示、音量）□√□×麦克风（收音、音量）□√□×空调（制冷/制热、风速）□√□×灯光（亮度、开关）□√□×白板（板面清洁、笔迹）□√□×桌椅（稳固、数量）□√□×其他设备（______）：□√□×异常情况说明及处理措施：检查结论：□正常□需维修（维修负责人：______完成时间：______）四、使用规范与常见问题提示（一）预定与使用规范实名预定：会议室仅限企业内部员工或经审批的外部合作方预定，禁止个人私自占用或转借。按时使用：预定时段起始后15分钟内未使用，系统将自动释放该时段资源（特殊情况需提前向行政部说明）。禁止行为：严禁在会议室进行与工作无关的活动（如娱乐聚餐、存放私人物品），严禁携带宠物或危险物品进入。设备责任：使用期间因操作不当导致设备损坏的，由使用部门承担维修费用；恶意损坏将追究相关人员责任。（二）常见问题处理会议室冲突：若出现多部门同时预定同一会议室，优先级为：重要客户接待＞跨部门核心项目会议＞部门例会＞小型非正式会议，行政部提前协调告知各方。设备突发故障