行政公文写作标准化格式与规范

行政公文写作标准化格式与规范工具指南一、适用范围与常见应用场景本规范适用于各类企事业单位、社会团体在行政办公中需拟写的正式公文，涵盖但不限于以下场景：向上级汇报工作：如《关于2023年度工作情况的报告》《关于申请项目经费的请示》；向下级部署任务：如《关于开展2024年度安全生产大检查的通知》《关于印发管理制度的通知》；跨部门沟通协调：如《关于商请协助举办活动的函》；对外发布正式信息：如《关于公司合并重组的公告》；内部规范管理：如《关于修订考勤管理规定的通知》《会议纪要》等。二、标准化写作流程与操作步骤行政公文写作需遵循“拟稿—审核—签发—印发”的规范流程，具体操作步骤（一）拟稿前准备明确发文目的与核心内容确定公文需解决的核心问题（如汇报进展、请求指示、部署工作等），梳理关键信息（时间、地点、人物、事件、要求等）。根据目的选择合适文种（如“请示”适用于请求上级批准，“函”适用于不相隶属机关商洽工作，“通知”适用于发布规章、部署任务等）。收集与核对基础材料收集相关数据、政策依据、背景资料等，保证信息准确无误（如数据需经财务/业务部门核对，政策需注明文号及发文机关）。涉及其他部门或单位的，提前沟通确认内容，避免矛盾或遗漏。（二）公文拟写1.标题规范格式：发文机关+事由+文种（如“公司行政部关于召开2024年度工作总结会议的通知”）。要求：居中排布，字体为小标宋简体，字号二号；事由应简明扼要，不超过20字；避免使用“关于……的申请”“关于……的请示”等冗余表述（如“请示”已含请求意味，无需重复“申请”）。2.主送机关规范格式：顶格书写，后加冒号，字体为仿宋GB2312，字号三号。要求：上级机关用“公司”“局”等全称或规范化简称；多个同级机关用顿号分隔，如“各部门、各分支机构”；下级普发性公文可写“各有关单位”；不得使用“相关单位”“有关方面”等模糊表述。3.结构要求：一般分为“开头（依据/目的）—主体（事项/措施）—结尾（要求/期望）”三部分。格式规范：每段首行缩进2字符，字体为仿宋GB2312，字号三号，行距28磅；一级标题用“一、”（黑体三号），二级标题用“（一）”（楷体GB2312三号），三级标题用“1.”（仿宋GB2312三号加粗）；数字、年份不能回行（如“2024年”不得拆分为“2024”“年”）。内容要点：开头：说明发文依据（如“根据会议精神”“为解决问题”）或目的（如“为保证工作顺利开展”）；主体：条理清晰，用“（一）（二）（三）”或“1.2.3.”分点阐述，每点一事，避免内容交叉；结尾：根据文种确定（如“请示”用“妥否，请批示”，“通知”用“特此通知”，“报告”用“专此报告”）。4.附件说明规范格式：下空一行左空二字标注“附件：”，后加冒号，附件名称后不加标点，字体为仿宋GB2312，字号三号。要求：若有多个附件，用阿拉伯数字标注顺序，如“附件：1.《管理办法》2.《实施方案》”；附件名称需与实际文件一致，避免使用“详见附件”等模糊表述。5.发文机关署名与成文日期发文机关署名：下空3-4行（印章上边缘距约25mm），右空四字，字体为仿宋GB2312，字号三号，使用机关全称或规范化简称（如“公司行政部”不得简写为“行政部”）。成文日期：署名下方右空四字，用阿拉伯数字标注年、月、日（如“2024年3月15日”），字体为仿宋GB2312，字号三号，不得写为零八年、三月十五日等简化表述。（三）格式要素补充印章联合行文时，发文机关名称按顺序排列，印章一一对应，印章下弧线压成文日期；单一机关行文时，印章上边缘距25mm，下弧线压成文日期（“年”字右空4字，“月”“日”居右空1字）。页码页码位于页脚居中，字体为宋体，字号四号，数字左右各放一条短横线（如“-1-”），页码从页开始标注（封面、目录不编页码）。抄送机关若需抄送其他机关，在印发机关和印发日期下左空一字标注“抄送：”，后加冒号，抄送机关名称用顿号分隔，字体为仿宋GB2312，字号三号。（四）审核与定稿初审：由拟稿人自查，重点检查内容完整性、数据准确性、格式规范性。部门审核：交由部门负责人审核，确认内容是否符合部门职责及工作实际。会签：涉及其他部门职责的，需相关部门负责人会签（如经费类公文需财务部门会签）。签发：按权限由领导签发（如公司发文由总经理签发，部门发文由分管领导签发），签发人姓名标注在发文机关右侧（“签发人：X”），字体为仿宋GB2312，字号三号。三、通用公文格式模板及要素说明（一）上行文（请示/报告）格式模板要素位置与规范示例标题居中，小标宋简体二号关于申请购置办公设备的请示主送机关顶格，仿宋GB2312三号，加冒号公司总经理：首行缩进2字符，仿宋GB2312三号，行距28磅，分“依据—事项—请求”三部分一、依据：根据《公司2024年办公设备更新计划》（办发〔2024〕5号）要求……二、事项：现有办公电脑使用超5年，故障频发，影响工作效率，拟购置联想ThinkPad笔记本10台……三、请求：恳请批准购置经费元。附件说明下空一行，左空二字“附件：”，冒号后列附件名称附件：1.《办公设备购置清单》2.《经费预算表》发文机关署名下空3行，右空四字，仿宋GB2312三号公司行政部成文日期署名下方右空四字，阿拉伯数字年月日2024年3月15日印章压成文日期，上边缘距25mm（加盖公章）签发人发文机关右侧，仿宋GB2312三号签发人：*华（二）下行文（通知/通报）格式模板要素位置与规范示例标题居中，小标宋简体二号关于开展2024年度安全生产大检查的通知主送机关顶格，仿宋GB2312三号，加冒号各部门、各分支机构：首行缩进2字符，仿宋GB2312三号，行距28磅，分“目的—安排—要求”三部分一、目的：为贯彻落实市安委会《关于开展安全生产专项整治的通知》（X安委〔2024〕10号）精神，消除安全隐患……二、安排：1.检查时间：2024年4月1日-4月15日；2.检查范围：办公楼、生产车间、仓库等；3.检查内容：消防设施、用电安全、特种设备等……三、要求：各部门于4月20日前报送自查报告至行政部。附件说明（若有）下空一行，左空二字“附件：”附件：《安全生产大检查自查表》发文机关署名下空3行，右空四字，仿宋GB2312三号公司成文日期署名下方右空四字，阿拉伯数字年月日2024年3月20日印章压成文日期，上边缘距25mm（加盖公章）（三）平行文（函）格式模板要素位置与规范示例标题居中，小标宋简体二号关于商请协助举办行业交流会的函主送机关顶格，仿宋GB2312三号，加冒号市行业协会：首行缩进2字符，仿宋GB2312三号，行距28磅，分“背景—事项—请求协助”三部分一、背景：为促进行业技术交流，我公司拟于2024年5月举办“行业创新发展交流会”……二、事项：计划邀请贵协会领导参会并致辞，参会人数约200人……三、商请事项：恳请协助协调会议场地（需容纳300人）、联系行业专家参会等。附件说明（若有）下空一行，左空二字“附件：”附件：《交流会初步方案》发文机关署名下空3行，右空四字，仿宋GB2312三号公司市场部成文日期署名下方右空四字，阿拉伯数字年月日2024年3月18日印章压成文日期，上边缘距25mm（加盖公章）四、常见问题与规范要点提示（一）文种使用不当“请示”与“报告”混淆：“请示”需上级批复，只能一文一事，不得夹带报告内容；“报告”无需批复，不得请示事项。“函”与“通知”混用：“函”用于不相隶属机关间商洽工作、询问答复；通知用于上级对下级部署工作、批转文件，不得用“函”向下级发文。（二）格式细节错误标题不规范：遗漏文种（如“关于工作的安排”应为“关于安排工作的通知”）、事由冗长（如超过25字需精简）。成文日期错误：使用汉字数字（如“二〇二四年三月十五日”）或漏写“日”（如“2024年3月15”）。附件标注不全：只写“附件”未列名称，或附件名称与实际文件不符（如附件为《预算表》，写“《经费表》”）。（三）内容表述问题语言口语化：使用“大概”“可能”“请尽快处理”等模糊表述，应改为“预计”“原则上”“于X月X日前反馈”。逻辑混乱：未分点阐述，多项内容交叉堆砌，需按“总-分”结构梳理，每点聚焦单一事项。依据缺失：未注明政策文件名称、文号（如“根据上级要求”应写“根据《公司考勤管理规定》（办发〔2023〕8号）”）。（四）其他注意事项联合行文：发文