行政办公文档归档与保管制度化模板

行政办公文档归档与保管制度化模板一、制度目的与适用范围（一）制度制定背景行政办公文档是企业运营的重要载体，涵盖日常管理、人事变动、合同协议、项目资料等关键信息。为避免文档丢失、损坏或管理混乱，保证文件完整性、可追溯性及安全性，特制定本制度化模板，规范文档从形成到销毁的全生命周期管理。（二）适用范围本模板适用于公司各部门（含行政部、人事部、财务部、业务部等）在行政办公活动中形成的各类纸质及电子文档，包括但不限于：管理类制度、流程、通知、会议纪要；人事类劳动合同、离职文件、考勤记录、培训档案；业务类合同协议、项目方案、客户资料、招投标文件；财务类报销单据、报表、审计报告；其他具有保存价值的行政办公文档。二、标准化操作流程（一）第一步：建立文档分类体系分类原则：按“年度-部门-文件类型-保管期限”四级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明。年度：以自然年度为单位，如“2024年度”；部门：按公司现有部门划分，如“行政部”“人事部”；文件类型：按文件性质细分，如“管理类-制度”“人事类-合同”“业务类-项目”；保管期限：根据文件重要性分为“永久”“10年”“5年”“3年”“1年”五类（具体参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》）。分类示例：2024年度行政部管理类-制度（永久）、2024年度人事类-合同（10年）。（二）第二步：文档收集与整理收集责任：各部门指定专人（如*文员）作为文档管理员，负责本部门文档的日常收集，保证“办结即收集”（文件处理完毕后1周内完成收集）。整理要求：纸质文档：去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，破损文件修补平整，统一使用A4纸打印（手写文件需字迹工整），按时间顺序排序并编写页码；电子文档：命名格式为“部门-文件类型-文件名-日期-版本号”（如“行政部-管理类-考勤制度-20240315-V1.0”），存储于公司指定服务器或云盘，定期备份；核对清单：文档管理员填写《文档收集清单》（见表1），与文件逐一核对，保证无遗漏、无重复。（三）第三步：文档归档操作归档时间：纸质文档：每季度末月25日前完成本季度文档归档；电子文档：每月最后一个工作日前完成当月文档归档并备份。归档流程：纸质文档：文档管理员将整理好的文件装入档案盒，盒面标注“年度-部门-文件类型-保管期限-起止页码”（如“2024-行政部-管理类-制度-永久-1-50”），填写《档案归档目录》（见表2），移交至行政部档案室；电子文档：刻录成不可擦写光盘（或加密存储至指定服务器），标注相同信息，与纸质档案同步归档，电子目录与纸质目录保持一致。交接手续：移交人与档案管理员共同核对文件数量、完整性，在《档案交接登记表》（见表3）签字确认。（四）第四步：文档保管要求保管场所：纸质档案：存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗、防高温设施（如灭火器、空调、除湿机、防盗门窗），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；电子档案：服务器或云盘需设置访问权限（仅授权人员可读取/修改），定期进行病毒查杀，异地备份（每月1次）。保管责任：档案管理员为档案保管第一责任人，定期检查档案状况（每季度1次），发觉破损、变质及时修复或复制。（五）第五步：文档借阅管理借阅范围：仅限因工作需要查阅本部门或跨部门文档的员工，涉密文件（如未公开合同、财务数据）需经部门负责人经理及行政部负责人总监审批。借阅流程：借阅人填写《文档借阅申请表》（见表4），注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（最长不超过5个工作日）；部门负责人审批→行政部负责人审批→档案管理员核对文件无误后出借；借阅人当场检查文件完整性，签字确认后领用，到期按时归还（如需续借，需提前1天重新申请）。注意事项：借阅人不得涂改、抽取、复制、摘抄文件（特殊情况需经总经理*总批准），不得转借他人，归还时档案管理员需检查文件是否完好。（六）第六步：文档鉴定与销毁鉴定周期：每年12月由行政部牵头，组织各部门负责人、档案管理员成立鉴定小组，对到期档案进行鉴定。鉴定标准：仍有保存价值的档案，重新划定保管期限；无保存价值的档案（如过期通知、草稿文件），经鉴定小组确认后列入《档案销毁清单》（见表5）。销毁流程：《档案销毁清单》经总经理总审批后，由档案管理员会同行政部专员专员共同监销；纸质档案采用碎纸机销毁（或焚烧，需符合环保规定），电子档案彻底删除（不可恢复）；监销人在《档案销毁清单》签字确认，销毁记录永久保存。三、配套管理表格工具包表1：文档收集清单序号文件名称文件编号形成部门形成日期页数保管期限收集人收集日期备注12024年考勤管理制度XZ-GL-2024-001行政部2024-03-108永久*文员2024-03-152员工劳动合同模板RS-HT-2024-005人事部2024-03-20510年*文员2024-03-25表2：档案归档目录档案盒编号年度部门文件类型保管期限起止页码文件名称归档日期档案管理员XZ-2024-012024行政部管理类-制度永久1-502024年行政管理制度汇编2024-03-30*管理员RS-2024-022024人事部人事类-合同10年1-302024年员工劳动合同2024-03-30*管理员表3：档案交接登记表移交部门移交人接收人移交日期档案盒编号档案名称数量交接情况说明双方签字行政部*文员*管理员2024-03-30XZ-2024-01行政管理制度汇编1盒文件完整，无遗漏移交人：文员接收人：管理员人事部*文员*管理员2024-03-30RS-2024-02员工劳动合同1盒文件完整，无遗漏移交人：文员接收人：管理员表4：文档借阅申请表借阅人部门借阅日期文件名称文件编号借阅用途借阅期限归还日期审批人备注*某业务部2024-04-012024年Q1项目方案YW-XM-2024-003客户汇报3个工作日2024-04-05*经理*某财务部2024-04-022023年度审计报告CW-SJ-2023-008年度总结5个工作日2024-04-09*总监涉密文件表5：档案销毁清单序号档案名称档案盒编号文件编号数量保管期限销毁原因鉴定小组意见审批人监销人销毁日期12022年过期通知XZ-TZ-2022XZ-TZ-2022-0151盒1年期满无价值同意销毁*总管理员、专员2024-12-2022023年项目草稿YW-CG-2023YW-CG-2023-0081盒3年已归档正式版同意销毁*总管理员、专员2024-12-20四、关键执行要点与风险规避（一）责任到人，避免管理真空各部门文档管理员需明确职责，定期接受行政部组织的档案管理培训（每年至少1次），保证文档收集、整理、归档流程规范。如因人员变动，需及时交接文档管理权限，并更新《文档管理员登记表》（行政部备案）。（二）电子与纸质档案同步管理电子档案需定期备份（每月1次），纸质档案扫描成电子版同步归档，保证线上线下信息一致。禁止仅保存电子版而忽略纸质版（如合同、重要制度），或反之导致查阅不便。（三）涉密文档特殊管控涉密文档（如未公开的商业合同、财务数据、高管薪酬文件）需单独存放，加密存储（电子文档设置访问密码），纸质档案加盖“秘密”印章，借阅需经总经理*总审批，严禁带离档案室。（四）定期盘点，保证账实相符档案管理员每季度对库存档案进行盘点，核对《档案归档目录》与实物档案数量、编号是否一致，发觉问题及时上报并整改，盘点记录存档备查。（五）销毁流程合规，杜绝随意丢弃档案销毁必须经鉴定小组鉴定、总经理审批，由双人监销，严禁私自销毁或丢弃。销毁后