技术文档编写规范与审核流程指导书

技术文档编写规范与审核流程指导书一、指导书概述1.1目的为统一公司内部技术文档的编写标准，保证文档内容准确、完整、易用，规范审核流程与责任分工，提升技术文档的可维护性与专业性，特制定本指导书。1.2适用范围本指导书适用于公司内部所有技术文档的编写与审核，包括但不限于：需求规格说明书、系统设计文档、接口文档测试计划、测试报告、用户操作手册技术方案、故障排查指南、API文档二、技术文档编写规范2.1文档规划阶段核心目标：明确文档定位与框架，避免内容遗漏或冗余。2.1.1确定文档类型与读者根据文档用途（如开发、测试、运维、用户）选择类型（设计类、说明类、记录类等）；读者定位：技术文档需区分“技术读者”（如开发人员）与“非技术读者”（如产品经理、终端用户），语言风格与内容深度适配读者需求。2.1.2搭建文档结构大纲参考标准框架（以“系统设计文档”为例）：引言1.1编写目的1.2文档范围1.3术语定义1.4参考资料系统概述2.1系统目标2.2系统架构图详细设计3.1模块设计（模块功能、接口定义、逻辑流程）3.2数据库设计（ER图、表结构说明）3.3安全设计测试方案4.1测试环境4.2测试用例附录5.1常见问题5.2版本历史2.1.3收集基础资料梳理需求文档、原型图、技术调研结果等前置资料；确认技术参数、接口规范、业务规则等关键信息准确性。2.2内容编写阶段核心目标：保证内容准确、逻辑清晰、语言规范，避免歧义。2.2.1内容准确性要求数据与参数：必须来源于需求文档、测试数据或权威来源，禁止主观臆断；技术方案：需经过可行性验证，描述与实际开发逻辑一致；引用标注：引用外部资料（如行业标准、第三方文档）需注明来源。2.2.2逻辑清晰性要求章节顺序：按“总-分”结构排列，先概述后细节，先全局后局部；因果关系：明确问题与解决方案、输入与输出的对应关系，避免跳跃性描述；示例：描述“用户登录流程”时，需包含“输入参数→校验逻辑→处理结果→异常场景”完整链条。2.2.3语言规范性要求术语统一：同一概念使用固定术语（如“用户ID”不混用“用户编号”），术语表见文档附录；句式简洁：避免长句（单句不超过40字）、口语化表达（如“搞定”改为“完成”）；被动语态：技术描述优先使用被动语态（如“数据被加密存储”），减少主观色彩。2.2.4图表规范要求图表编号：按章节顺序编号，如图2-1（第二章第1个图）、表3-2（第三章第2个表）；图表图表上方居中标注，格式为“[编号][标题]”（如“图2-1系统架构图”）；数据标注：图表数据需标注来源（如“数据来源：项目测试报告”），坐标轴、图例清晰可辨。2.3格式规范阶段核心目标：统一文档视觉呈现，提升阅读体验。2.3.1文档标题与版本控制标题格式：[文档类型]-[项目/模块名称]-[版本号]（如“需求规格说明书-用户中心模块-V1.0”）；版本号规则：V主版本号.次版本号（V1.0初稿、V1.1修订稿、V2.0正式版），修改时更新版本号并记录修改人、日期。2.3.2页面与排版设置页面：A4纸张，页边距上下2.54cm、左右3.17cm；字体：标题黑体（三号加粗），一级标题黑体（四号加粗），二级标题楷体（GB2312）四号，宋体五号；行间距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行。2.3.3章节编号规范一级1.、2.、3.（如“1.引言”）；二级1.1、1.2、1.3（如“1.1编写目的”）；三级1.1.1、1.1.2（如“1.1.1术语定义”）。2.4校对修改阶段核心目标：消除内容错误与格式疏漏，保证文档质量。2.4.1自查清单内容完整性：是否覆盖所有章节大纲，关键功能/流程无遗漏；格式一致性：标题编号、字体、行距、图表编号是否统一；错误检查：错别字（如“登陆”改为“登录”）、标点符号（中英文标点区分）、数据矛盾（如接口版本号不一致）。2.4.2交叉检查邀请非编写人（如测试工程师、产品经理）协助审核，重点检查“读者视角”的易理解性；检查后反馈问题，编写人需逐条修改并记录修改说明。三、技术文档审核流程3.1提交审核准备操作步骤：编写人完成文档自查与交叉检查后，填写《文档提交信息表》（见表1）；提交至文档管理员（如行政专员），由管理员审核提交材料完整性（文档内容、提交表、版本号）；管理员根据文档类型分配初审人（如需求文档初审人为产品经理，设计文档初审人为架构师）。表1：文档提交信息表文档名称文档类型版本号编写人完成日期审核类型（常规/紧急）提交日期备注用户中心接口文档接口文档V1.0**2023-10-20常规2023-10-20需同步更新API文档库3.2初审：技术内容审核审核人：技术负责人/模块组长（如后端技术组长）审核重点：技术准确性：方案是否符合业务需求，参数、逻辑是否正确；内容完整性：核心功能点、异常场景是否覆盖；一致性：与需求文档、设计文档是否冲突。操作步骤：审核人收到文档后2个工作日内完成初审，填写《初审意见表》（见表2）；若通过，流转至复审；若需修改，明确修改点、修改建议及完成时限（一般不超过3个工作日）；编写人修改后重新提交初审，直至通过。表2：初审/复审意见表审核阶段文档名称版本号审核人审核日期审核意见（维度）修改建议修改状态完成时限初审用户中心接口文档V1.0**2023-10-22技术准确性“登录接口返回token有效期需明确为7天”进行中2023-10-25内容完整性“缺少第三方登录接口异常场景说明”未开始2023-10-253.3复审：格式与规范性审核审核人：文档专员/质量保证工程师（如QA工程师）审核重点：格式规范：是否符合章节编号、字体、页眉页脚等要求；术语统一：全文术语是否一致，术语表是否完整；图表清晰度：图表编号、标题、数据标注是否规范。操作步骤：审核人收到初审通过的文档后1个工作日内完成复审；若通过，流转至终审；若需修改，退回编写人调整格式；编写人修改后重新提交复审，直至通过。3.4终审：整体质量确认审核人：技术总监/部门经理（如研发部经理）审核重点：整体价值：文档是否满足业务目标，是否具备可操作性；风险控制：是否存在技术漏洞、安全隐患或合规风险；发布准备：版本号、归档路径是否明确。操作步骤：审核人收到复审通过的文档后1个工作日内完成终审；若通过，在《文档审核记录表》（见表3）签字确认；若未通过，退回编写人重新修订（需说明原因）；终审通过后，文档进入发布归档流程。表3：文档审核记录表文档名称版本号提交日期初审人/日期/结果复审人/日期/结果终审人/日期/结果发布日期文档编号归档路径用户中心接口文档V1.02023-10-20**/2023-10-22/通过**/2023-10-23/通过赵六/2023-10-24/通过2023-10-25DOC-20231020-001/项目文档/用户中心/V1.0/3.5发布与归档操作步骤：文档管理员将终审通过的文档发布至公司内部文档库（如知识管理系统），更新文档状态为“正式发布”；归档要求：按项目名称+文档类型+版本号分类存储（如“项目/需求文档/V1.0”）；保存文档所有版本记录（含修改日志），保证可追溯；敏感文档（如未公开技术方案）需设置访问权限，仅限授权人员查阅。四、关键注意事项4.1编写端注意事项禁止虚构内容：技术参数、业务流程必须基于真实数据或需求文档，不得编造；版本管理规范：修改文档时必须更新版本号，并在“版本历史”中记录修改人、日期、修改原因；敏感信息保护：涉及公司核心技术的文档需标注“内部保密”，审核权限严格控制。4.2审核端注意事项时效性要求：常规文档审核不超过3个工作日，紧急文档（如线上故障排查文档）需24小时内完成；意见反馈具体化：审核意见需明确“问题点+修改建议”，避免模糊表述（如“内容不清晰”改为“3.2节需补充异常场景处理流程”）；责任追溯：审核人需在《文档审核记录表》签字，保证审核质量可追溯。4.3流程异常处理审核超时：若审核人因故无法按时审核，需提前1个工作日告知文档管理员，协调替代审核人；重大意见分