企业办公设备采购及使用管理办法

企业办公设备采购及使用管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范企业办公设备（以下简称“设备”）的采购、使用、维护及报废流程，保障设备高效利用，降低运营成本，防范资产流失，依据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司各部门、分支机构及全资子公司的设备采购、领用、使用、维护、移交、报废等全生命周期管理。设备范围包括但不限于：计算机、打印机、复印机、投影仪、办公家具、通讯设备、网络设备等。第二章核心应用场景本办法覆盖设备管理全流程的关键场景，具体包括：新增设备采购场景：因业务扩张、岗位新增、设备老化等原因，需购置新设备时；设备领用与分配场景：部门或员工因工作需要，申请领用设备时；设备日常使用场景：员工操作、保管设备过程中的规范管理；设备维护与维修场景：设备出现故障或需要定期保养时；设备移交与调拨场景：员工岗位变动、部门重组时设备的交接；设备报废处置场景：设备达到使用年限、技术淘汰或无法修复时。第三章办公设备采购全流程操作指引第一节需求提报与审批需求发起部门因工作需要新增设备时，由申请人填写《办公设备采购申请表》（详见第四章模板一），注明设备名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额及必要性说明。部门负责人对需求的合理性（如是否为必需、是否可调配闲置设备）进行初审，签字确认后提交至行政部门。需求复核行政部门收到申请后，2个工作日内完成复核：核查设备是否属于公司统一采购目录（如电脑、打印机等）；核查是否存在闲置设备可调配（通过《设备台账》确认）；核查预算是否符合公司年度预算及标准（如普通电脑预算上限、高端设备特殊审批要求）。复核通过后，按审批权限逐级报批：预算金额≤5000元：行政部门负责人审批→财务部备案；5000元＜预算金额≤20000元：行政部门负责人审批→财务部审核→分管副总审批；预算金额＞20000元：行政部门负责人审批→财务部审核→分管副总审核→总经理审批。第二节供应商选择与合同签订供应商选择预算金额≤10000元：行政部门通过“合格供应商名录”（由行政部门每年更新）进行询价，选择2家以上供应商比价，确定性价比最优供应商。预算金额＞10000元：行政部门牵头组织招标（或邀请招标），成立由行政部门、财务部、使用部门组成的评审小组，按“价格（40%）、质量（30%）、售后（20%）、资质（10%）”评分，确定中标供应商。特殊情况（如独家代理设备）：需提供供应商独家授权证明，报总经理审批后采用单一来源采购。合同签订采购金额≥5000元，需签订正式采购合同，明确设备规格型号、数量、价格、交付时间、质保期限、售后服务（如免费维修期、配件供应）、违约责任等条款。合同文本由行政部门拟定，法务部（或外聘律师）审核，经总经理签字盖章后生效。第三节验收入库与付款结算验收入库供应商交付设备后，由行政部门组织使用部门、财务部共同验收：核对设备名称、规格型号、数量、配件（如电脑原装电源、线缆）是否与合同一致；开机测试设备功能（如电脑开机速度、打印机打印质量），确认是否符合使用要求；填写《设备验收单》（详见第四章模板二），验收人（行政部门、使用部门、财务部）签字确认。验收合格后，行政部门将设备信息录入《设备台账》（详见第四章模板三），粘贴“资产标签”（包含设备编号、名称、购置日期）。付款结算供应商凭《采购合同》《设备验收单》、合法发票到财务部申请付款。财务部核对单据无误后，按合同约定的付款方式（如预付款30%、到货款70%）办理付款手续。第四章办公设备日常使用与管理操作指引第一节设备领用与登记领用申请员工因工作需要领用设备时，由本人填写《办公设备领用登记表》（详见第四章模板四），注明设备编号、名称、领用用途、领用人、预计归还时间（如岗位调动时需归还）。部门负责人审核领用必要性，签字确认后提交至行政部门。领用发放行政部门核对《领用登记表》与《设备台账》，确认设备状态后发放设备，同时告知领用人使用规范、维护责任及注意事项。领用人签字确认，领取设备后3个工作日内，行政部门更新《设备台账》中的“使用人”“使用部门”及“领用日期”信息。第二节设使用规范与责任使用规范设备仅限用于工作相关业务，禁止用于私人事务（如玩游戏、购物、观看视频等）；操作设备前，需阅读设备使用说明书，接受行政部门组织的设备操作培训（如新员工入职培训）；严禁私自拆卸、改装设备硬件或安装与工作无关的软件（如游戏、非工作类APP）；涉密设备（如存储公司核心数据的电脑）需设置开机密码、屏幕密码，禁止接入互联网，定期由行政部门检查安全状态。保管责任领用人为设备第一责任人，负责设备的日常保管，防止丢失、损坏（如避免液体泼溅、碰撞、受潮）；员工离职（或调动岗位）时，须将设备交还行政部门，确认设备状态完好（如无划痕、配件齐全）后，办理《设备移交表》（详见第四章模板五）签字手续，未完成移交的，人力资源部不得办理离职手续。第三节设备维护与维修日常维护设备使用人需定期清洁设备（如电脑屏幕、打印机灰尘），保持设备整洁；行政部每季度组织一次设备全面检查（如电脑硬件功能、打印机墨盒余量），填写《设备维护记录表》（详见第四章模板六），对潜在问题及时处理。故障维修设备出现故障时，使用人立即停止使用，向行政部门报修（填写《维修申请单》，注明故障现象、发生时间）；行政部联系供应商（或专业维修人员）进行维修，维修后由使用人确认故障是否排除，填写《维修记录表》存档；因人为损坏（如私自拆装、操作不当）导致的维修，维修费用由责任人承担（从当月工资中扣除）。第四节设备报废处置报废申请设备达到以下条件之一，可申请报废：使用年限已满（如电脑5年、打印机6年、办公家具8年）；维修成本超过设备当前价值的50%；技术淘汰，无法满足工作需求（如配置过低无法运行新软件）；因意外严重损坏，无法修复。使用部门填写《设备报废申请表》（详见第四章模板七），注明设备编号、名称、报废原因、数量，提交行政部门审核。报废审批与处置行政部对报废申请进行核实（通过《设备台账》确认使用年限、维修记录），组织技术部门鉴定后，按审批权限报批：报废价值≤5000元：行政部门负责人审批→财务部备案；报废价值＞5000元：行政部门负责人审批→财务部审核→分管副总审批。审批通过后，行政部门联系有资质的回收机构进行处置（如电子设备交由环保回收公司），回收款项上交财务部，并在《设备台账》中标注“已报废”，同步更新《闲置设备台账》（如仍有部分可利用配件）。第五章配套工具表格模板模板一：办公设备采购申请表申请部门申请日期申请人联系方式设备名称规格型号单位数量设备用途及必要性说明部门负责人意见签字：日期：行政部门复核意见签字：日期：财务部审核意见签字：日期：分管副总审批意见签字：日期：总经理审批意见签字：日期：模板二：设备验收单采购合同编号验收日期供应商名称设备名称规格型号数量验收项目验收结果（合格/不合格）备注设备外观核对数量配件齐全性（如电源、线缆）功能测试（如开机、打印）验收结论使用部门意见签字：日期：行政部门意见签字：日期：财务部意见签字：日期：模板三：设备台账设备编号设备名称规格型号供应商采购日期购置金额（元）使用部门使用人状态（在用/闲置/报废）备注模板四：办公设备领用登记表领用日期设备编号设备名称规格型号领用人使用部门领用用途预计归还时间归还日期验收人模板五：设备移交表移交日期设备编号设备名称规格型号移交人接收人移交原因设备状态（完好/损坏）配件情况双方签字模板六：设备维护记录表维护日期设备编号设备名称维护类型（日常/维修）维护内容维护人维护费用（元）结果使用人确认模板七：设备报废申请表申请部门申请日期设备编号设备名称规格型号数量技术鉴定意见签字：日期：行政部门意见签字：日期：财务部意见签字：日期：分管副总意见签字：日期：总经理意见签字：日期：第六章关键执行注意事项与风险规避第一节审批权限管理严禁越级审批或先执行后补审批，特殊情况需经总经理书面批准后，3个工作日内补全手续；预算外采购（如年度预算追加）需提交《预算外采购说明》，经总经理办公会审批后方可执行。第二节使用规范与责任追究私自拆卸设备、安装非工作软件或用于私人事务，一经发觉，给予警告处分；造成设备损坏的，按维修费用的100%-200%赔偿；情节严重的，解除劳动合同；涉密设备违规接入互联网或泄露数据，按公司《信息安全管理办法》追究法律责任。第三节维护与报废管理设备维修需优先选择原厂或授权服务商，保证维修质量；维修费用超过1000元的，需提前报行政部门备案；报废设备禁止私自处置或转让，必须交由行政部门统一处理，否则对责任人处以设备价值20%的罚款。第四节信息化管理行政部需建立电子版《设备台账》，每季度更新