内部外部信息共享规定

内部外部信息共享规定一、总则

内部外部信息共享是保障组织高效运作和信息安全的重要环节。本规定旨在明确信息共享的原则、范围、流程和责任，确保信息在内部和外部渠道中的传递符合合规性要求，并有效防范潜在风险。

（一）信息共享原则

1.合法合规原则：信息共享活动必须遵守国家相关法律法规及组织内部管理制度。

2.最小必要原则：仅共享完成工作所需的最少信息，避免过度披露。

3.授权管理原则：信息共享需经授权批准，明确共享对象和目的。

4.安全保密原则：采取必要措施保护共享信息不被未授权访问或泄露。

（二）信息共享范围

1.内部信息共享

-职能部门间共享：如人力资源部与财务部共享员工薪资数据（经脱敏处理）。

-项目协作共享：项目组内部共享任务进度、文档等（仅限项目成员）。

-管理层决策共享：按需向管理层提供业务分析报告（脱敏后）。

2.外部信息共享

-合作伙伴：与第三方服务商共享必要的技术参数（如API接口数据，需签订保密协议）。

-客户服务：向授权客服人员提供客户基本信息（需验证身份并记录共享用途）。

-法规要求：按规定向监管机构提交脱敏后的业务数据（如行业报告）。

二、信息共享流程

（一）申请与审批

1.内部共享：

-需求部门填写《内部信息共享申请表》，注明共享内容、目的及对象。

-主管领导审批后，由信息管理部门执行共享操作。

-审批时效：普通事项不超过2个工作日，紧急事项不超过1个工作日。

2.外部共享：

-提交《外部信息共享申请表》，附合作协议或客户授权证明。

-法务部门审核合规性，业务部门确认必要性后，由信息管理部门执行。

-审批时效：一般事项不超过5个工作日，涉及敏感数据需加急处理。

（二）信息传递与记录

1.传递方式：

-内部：通过企业邮箱、内部系统传输（如OA系统）。

-外部：通过加密邮件、安全文件传输平台（如SFTP）。

-敏感信息需额外加密或采用物理介质传递（如U盘）。

2.记录管理：

-建立共享台账，记录共享时间、内容、对象及审批人。

-台账保存期限：至少3年，按档案管理规定归档。

三、信息共享责任与监督

（一）责任划分

1.申请部门：负责确保共享需求的合理性及合规性。

2.信息管理部门：负责技术实施与安全监控，定期审计共享操作。

3.使用部门：仅限授权范围内使用，不得转交第三方或用于非指定目的。

（二）监督与审计

1.定期检查：每季度由内审部门抽查信息共享记录，发现违规行为及时整改。

2.违规处理：

-未经授权共享：通报批评，情节严重者按组织制度处罚。

-信息泄露：启动应急响应，评估损失并调整防护措施。

（三）培训与更新

1.年度培训：每年至少开展1次信息共享合规培训，覆盖全员。

2.制度更新：根据法规变化或业务需求，每年修订本规定，并通知所有部门。

四、附则

本规定自发布之日起生效，由信息管理部门负责解释。如有未尽事宜，参照国家信息安全标准及行业最佳实践执行。

一、总则

内部外部信息共享是保障组织高效运作和信息安全的重要环节。本规定旨在明确信息共享的原则、范围、流程和责任，确保信息在内部和外部渠道中的传递符合合规性要求，并有效防范潜在风险。

（一）信息共享原则

1.合法合规原则：信息共享活动必须遵守国家相关法律法规及组织内部管理制度。

-举例：在共享客户数据时，必须确保已获得客户明确授权，且共享目的与授权范围一致。

2.最小必要原则：仅共享完成工作所需的最少信息，避免过度披露。

-具体操作：在申请信息共享时，需详细说明每项数据的具体用途，不得包含非必要字段。

3.授权管理原则：信息共享需经授权批准，明确共享对象和目的。

-授权方式：通过电子签名、审批单等形式正式记录授权内容。

4.安全保密原则：采取必要措施保护共享信息不被未授权访问或泄露。

-技术措施：使用加密传输、访问控制等技术手段。

（二）信息共享范围

1.内部信息共享

-职能部门间共享：如人力资源部与财务部共享员工薪资数据（经脱敏处理）。

-脱敏规则：隐藏员工姓名、身份证号等敏感字段，仅保留工号、部门、薪资区间等。

-项目协作共享：项目组内部共享任务进度、文档等（仅限项目成员）。

-分享方式：通过内部协作平台（如企业微信、钉钉）设置权限访问。

-管理层决策共享：按需向管理层提供业务分析报告（脱敏后）。

-报告模板：包含数据汇总、趋势分析，禁止直接引用原始数据。

2.外部信息共享

-合作伙伴：与第三方服务商共享必要的技术参数（如API接口数据，需签订保密协议）。

-保密协议内容：明确违约责任、数据使用范围及销毁时限。

-客户服务：向授权客服人员提供客户基本信息（需验证身份并记录共享用途）。

-身份验证方式：通过工号、权限系统确认客服人员身份。

-法规要求：按规定向监管机构提交脱敏后的业务数据（如行业报告）。

-脱敏标准：遵循行业通用标准（如《信息安全技术个人信息安全规范》GB/T35273）。

二、信息共享流程

（一）申请与审批

1.内部共享：

-需求部门填写《内部信息共享申请表》，注明共享内容、目的及对象。

-申请表模板：

|申请部门|共享目的|共享对象|信息类型|期望完成时间|

|----------|----------|----------|----------|--------------|

|市场部|分析客户行为|销售部|客户购买记录|2023-12-01|

-主管领导审批后，由信息管理部门执行共享操作。

-审批流程：部门主管签字→信息技术经理审核→主管领导批准。

-审批时效：普通事项不超过2个工作日，紧急事项不超过1个工作日。

-紧急事项定义：直接影响业务连续性的共享需求。

2.外部共享：

-提交《外部信息共享申请表》，附合作协议或客户授权证明。

-申请表模板：

|申请部门|共享目的|共享对象|信息类型|授权证明|期望完成时间|

|----------|----------|----------|----------|----------|--------------|

|技术部|联调API接口|ABC服务商|技术文档|合同编号XYZ|2023-12-05|

-法务部门审核合规性，业务部门确认必要性后，由信息管理部门执行。

-审核流程：法务部门出具合规意见→业务部门确认需求合理性→信息管理部门执行。

-审批时效：一般事项不超过5个工作日，涉及敏感数据需加急处理。

-加急处理标准：数据涉及客户隐私或商业机密。

（二）信息传递与记录

1.传递方式：

-内部：通过企业邮箱、内部系统传输（如OA系统）。

-邮件传输要求：附件需加密，邮件正文中说明共享目的及使用期限。

-外部：通过加密邮件、安全文件传输平台（如SFTP）。

-SFTP使用步骤：

(1)配置SFTP服务器地址及访问权限。

(2)使用支持SFTP的客户端（如FileZilla）连接。

(3)通过密钥认证上传文件，避免密码传输。

-敏感信息需额外加密或采用物理介质传递（如U盘）。

-加密工具：推荐使用VeraCrypt进行文件加密。

2.记录管理：

-建立共享台账，记录共享时间、内容、对象及审批人。

-台账格式：

|日期|申请部门|共享内容|接收方|审批人|状态|

|------------|----------|----------|--------|--------|------|

|2023-11-20|销售部|客户名单|客服组|张三|已完成|

-台账保存期限：至少3年，按档案管理规定归档。

-归档方式：电子台账上传至公司文档管理系统，纸质台账存档于档案室。

三、信息共享责任与监督

（一）责任划分

1.申请部门：负责确保共享需求的合理性及合规性。

-具体职责：提供准确的共享目的说明，避免数据滥用。

2.信息管理部门：负责技术实施与安全监控，定期审计共享操作。

-技术措施：

-访问控制：基于角色的权限管理（RBAC）。

-日志审计：记录所有信息访问操作，定期审查异常行为。

3.使用部门：仅限授权范围内使用，不得转交第三方或用于非指定目的。

-违规操作：

-禁止截图或导出共享数据至个人设备。

-不得将共享数据用于市场推广以外的目的。

（二）监督与审计

1.定期检查：每季度由内审部门抽查信息共享记录，发现违规行为及时整改。

-检查内容：

-申请表完整性（是否包含所有必要字段）。

-实际共享范围是否与审批一致。

2.违规处理：

-未经授权共享：通报批评，情节严重者按组织制度处罚。

-处罚措施：警告、降级或解雇（依据公司手册）。

-信息泄露：启动应急响应，评估损失并调整防护措施。

-应急流程：

(1)立即停止共享，隔离受影响数据。

(2)评估泄露范围（数据类型、数量、接触人员）。

(3)通知相关部门（法务、人力资源）。

(4)修订安全策略，加强监控。

（三）培训与更新

1.年度培训：每年至少开展1次信息共享合规培训，覆盖全员。

-培训内容：

-信息分类标准（公开、内部、敏感、机密）。

-共享流程操作指南。

-违规后果案例分析。

2.制度更新：根据法规变化或业务需求，每年修订本规定，并通知所有部门。

-更新流程：

-法务部门牵头修订。

-信息技术部门技术支持。

-全员通过邮件或公告通知。

四、附则

本规定自发布之日起生效，由信息管理部门负责解释。如有未尽事宜，参照行业通用标准及最佳实践执行。

-行业标准参考：

-《信息安全技术个人信息安全规范》GB/T35273

-《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》GB/T22239

-联系方式：

-信息安全负责人：李四（邮箱：info@）

-内审部门：王五（电话：123-4567-8901）

一、总则

内部外部信息共享是保障组织高效运作和信息安全的重要环节。本规定旨在明确信息共享的原则、范围、流程和责任，确保信息在内部和外部渠道中的传递符合合规性要求，并有效防范潜在风险。

（一）信息共享原则

1.合法合规原则：信息共享活动必须遵守国家相关法律法规及组织内部管理制度。

2.最小必要原则：仅共享完成工作所需的最少信息，避免过度披露。

3.授权管理原则：信息共享需经授权批准，明确共享对象和目的。

4.安全保密原则：采取必要措施保护共享信息不被未授权访问或泄露。

（二）信息共享范围

1.内部信息共享

-职能部门间共享：如人力资源部与财务部共享员工薪资数据（经脱敏处理）。

-项目协作共享：项目组内部共享任务进度、文档等（仅限项目成员）。

-管理层决策共享：按需向管理层提供业务分析报告（脱敏后）。

2.外部信息共享

-合作伙伴：与第三方服务商共享必要的技术参数（如API接口数据，需签订保密协议）。

-客户服务：向授权客服人员提供客户基本信息（需验证身份并记录共享用途）。

-法规要求：按规定向监管机构提交脱敏后的业务数据（如行业报告）。

二、信息共享流程

（一）申请与审批

1.内部共享：

-需求部门填写《内部信息共享申请表》，注明共享内容、目的及对象。

-主管领导审批后，由信息管理部门执行共享操作。

-审批时效：普通事项不超过2个工作日，紧急事项不超过1个工作日。

2.外部共享：

-提交《外部信息共享申请表》，附合作协议或客户授权证明。

-法务部门审核合规性，业务部门确认必要性后，由信息管理部门执行。

-审批时效：一般事项不超过5个工作日，涉及敏感数据需加急处理。

（二）信息传递与记录

1.传递方式：

-内部：通过企业邮箱、内部系统传输（如OA系统）。

-外部：通过加密邮件、安全文件传输平台（如SFTP）。

-敏感信息需额外加密或采用物理介质传递（如U盘）。

2.记录管理：

-建立共享台账，记录共享时间、内容、对象及审批人。

-台账保存期限：至少3年，按档案管理规定归档。

三、信息共享责任与监督

（一）责任划分

1.申请部门：负责确保共享需求的合理性及合规性。

2.信息管理部门：负责技术实施与安全监控，定期审计共享操作。

3.使用部门：仅限授权范围内使用，不得转交第三方或用于非指定目的。

（二）监督与审计

1.定期检查：每季度由内审部门抽查信息共享记录，发现违规行为及时整改。

2.违规处理：

-未经授权共享：通报批评，情节严重者按组织制度处罚。

-信息泄露：启动应急响应，评估损失并调整防护措施。

（三）培训与更新

1.年度培训：每年至少开展1次信息共享合规培训，覆盖全员。

2.制度更新：根据法规变化或业务需求，每年修订本规定，并通知所有部门。

四、附则

本规定自发布之日起生效，由信息管理部门负责解释。如有未尽事宜，参照国家信息安全标准及行业最佳实践执行。

一、总则

内部外部信息共享是保障组织高效运作和信息安全的重要环节。本规定旨在明确信息共享的原则、范围、流程和责任，确保信息在内部和外部渠道中的传递符合合规性要求，并有效防范潜在风险。

（一）信息共享原则

1.合法合规原则：信息共享活动必须遵守国家相关法律法规及组织内部管理制度。

-举例：在共享客户数据时，必须确保已获得客户明确授权，且共享目的与授权范围一致。

2.最小必要原则：仅共享完成工作所需的最少信息，避免过度披露。

-具体操作：在申请信息共享时，需详细说明每项数据的具体用途，不得包含非必要字段。

3.授权管理原则：信息共享需经授权批准，明确共享对象和目的。

-授权方式：通过电子签名、审批单等形式正式记录授权内容。

4.安全保密原则：采取必要措施保护共享信息不被未授权访问或泄露。

-技术措施：使用加密传输、访问控制等技术手段。

（二）信息共享范围

1.内部信息共享

-职能部门间共享：如人力资源部与财务部共享员工薪资数据（经脱敏处理）。

-脱敏规则：隐藏员工姓名、身份证号等敏感字段，仅保留工号、部门、薪资区间等。

-项目协作共享：项目组内部共享任务进度、文档等（仅限项目成员）。

-分享方式：通过内部协作平台（如企业微信、钉钉）设置权限访问。

-管理层决策共享：按需向管理层提供业务分析报告（脱敏后）。

-报告模板：包含数据汇总、趋势分析，禁止直接引用原始数据。

2.外部信息共享

-合作伙伴：与第三方服务商共享必要的技术参数（如API接口数据，需签订保密协议）。

-保密协议内容：明确违约责任、数据使用范围及销毁时限。

-客户服务：向授权客服人员提供客户基本信息（需验证身份并记录共享用途）。

-身份验证方式：通过工号、权限系统确认客服人员身份。

-法规要求：按规定向监管机构提交脱敏后的业务数据（如行业报告）。

-脱敏标准：遵循行业通用标准（如《信息安全技术个人信息安全规范》GB/T35273）。

二、信息共享流程

（一）申请与审批

1.内部共享：

-需求部门填写《内部信息共享申请表》，注明共享内容、目的及对象。

-申请表模板：

|申请部门|共享目的|共享对象|信息类型|期望完成时间|

|----------|----------|----------|----------|--------------|

|市场部|分析客户行为|销售部|客户购买记录|2023-12-01|

-主管领导审批后，由信息管理部门执行共享操作。

-审批流程：部门主管签字→信息技术经理审核→主管领导批准。

-审批时效：普通事项不超过2个工作日，紧急事项不超过1个工作日。

-紧急事项定义：直接影响业务连续性的共享需求。

2.外部共享：

-提交《外部信息共享申请表》，附合作协议或客户授权证明。

-申请表模板：

|申请部门|共享目的|共享对象|信息类型|授权证明|期望完成时间|

|----------|----------|----------|----------|----------|--------------|

|技术部|联调API接口|ABC服务商|技术文档|合同编号XYZ|2023-12-05|

-法务部门审核合规性，业务部门确认必要性后，由信息管理部门执行。

-审核流程：法务部门出具合规意见→业务部门确认需求合理性→信息管理部门执行。

-审批时效：一般事项不超过5个工作日，涉及敏感数据需加急处理。

-加急处理标准：数据涉及客户隐私或商业机密。

（二）信息传递与记录

1.传递方式：

-内部：通过企业邮箱、内部系统传输（如OA系统）。

-邮件传输要求：附件需加密，邮件正文中说明共享目的及使用期限。

-外部：通过加密邮件、安全文件传输平台（如SFTP）。

-SFTP使用步骤：

(1)配置SFTP服务器地址及访问权限。

(2)使用支持SFTP的客户端（如FileZilla）连接。

(3)通过密钥认证上传文件，避免密码传输。

-敏感信息需额外加密或采用物理介质传递（如U盘）。

-加密工具：推荐使用VeraCrypt进行文件加密。

2.记录管理：

-建立共享台账，记录共享时间、内容、对象及审批人。

-台账格式：

|日期|申请部门|共享内容|接收方|审批人|状态|

|------------|----------|----------|--------|--------|------|

|2023-11-20|销售部|客户名单|客服组|张三|已完成|

-台账保存期限：至少3年，按档案管理规定归档。

-归档方式：电子台账上传至公司文档管理系统，纸质台账存档于档案室。

三、信息共享责任与监督

（一）责任划分

1.申请部门：负责确保共享需求的合理性及合规性。

-具体职责：提供准确