企业采购流程合规性检查模板

企业采购流程合规性检查模板一、采购合规检查的应用情境企业采购活动涉及资金支出、资源获取及商业合作，合规性是保障企业利益、规避法律风险的核心前提。本模板适用于以下典型场景：常规采购审计：内部审计部门或合规管理部门对季度/年度采购项目进行合规抽查，保证采购流程符合企业制度及国家法规；新供应商引入审核：对拟合作供应商的资质、背景及合作条款进行全面合规评估，防范供应链风险；大额/特殊采购专项检查：单笔采购金额超过企业审批阈值（如50万元以上），或涉及特种设备、服务等高风险品类时的深度合规审查；监管应对检查：根据市场监管、税务等外部监管要求，对特定采购项目进行合规自查，保证满足监管标准；采购流程优化前置调研：在修订采购制度前，通过合规检查梳理现有流程漏洞，为流程优化提供数据支撑。二、采购合规检查标准化操作流程（一）检查准备阶段明确检查范围与目标根据应用场景确定检查对象（如特定部门、项目或供应商），明确检查周期（如2024年Q1采购项目）及核心目标（如验证审批流程完整性、供应商资质有效性等）；输出《采购合规检查任务书》，列明检查依据（如《企业采购管理办法》《采购法》等）、时间节点及责任人。组建检查工作小组小组需包含采购部门代表（采购经理）、法务合规人员（法务专员）、财务人员（财务主管）及审计人员（审计主管），保证覆盖采购全流程专业视角；明确分工：采购经理负责协调采购资料提供，法务专员负责合同条款合规性，财务主管负责资金支付及票据合规性，审计主管负责整体进度把控及报告编制。准备检查工具与资料清单制定《采购合规检查资料清单》，要求被检查部门提供以下材料：采购申请单、审批单（含各级审批人签字）；供应商比价记录、招标/中标文件（如适用）；供应商营业执照、资质证书（如行业许可证、ISO认证等）；采购合同文本及签订流程记录；验收报告、发票及付款凭证；供应商评估报告（如历史合作记录）。（二）资料收集与初步审查资料完整性核对按照资料清单逐项核对被检查部门提交的材料，保证无遗漏（如审批流程是否完整、签字是否齐全等）；对缺失材料要求被检查部门在3个工作日内补充，逾期未补充的记录为“不合规”项。资料真实性初步筛查核对供应商营业执照信息与注册地址、法定代表人是否一致，通过“国家企业信用信息公示系统”（外部公开渠道）核实企业状态（如是否存续、经营异常等）；检查合同关键信息（如金额、标的、签约方）与申请单、发票是否一致，避免“阴阳合同”或虚构交易。（三）分阶段合规性审查1.需求提出与审批阶段合规检查审查要点：采购申请是否明确需求描述（如规格、数量、用途）、预算金额及预算编码；审批流程是否符合企业分级授权标准（如10万元以下由部门负责人审批，10-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批）；是否存在“化整为零”拆分采购以规避大额审批的情况。输出结果：《采购申请合规检查表》（见模板1），标注“合规/不合规/需整改”。2.供应商选择阶段合规检查审查要点：供应商引入方式是否符合采购品类要求（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等），是否履行比价程序（至少3家供应商报价）；供应商资质是否满足采购需求（如特种设备供应商需提供特种设备生产许可证，服务类供应商需提供相关资质证书）；是否存在供应商围标、串标迹象（如报价规律异常、资质文件雷同等）。输出结果：《供应商选择合规检查表》（见模板2），附供应商资质文件复印件及比价记录。3.合同签订阶段合规检查审查要点：合同条款是否完整（含标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等核心要素）；合同主体是否与供应商资质一致（签约方名称、统一社会信用代码是否准确）；付款条件是否与审批流程、验收结果挂钩，是否存在“预付款比例过高”“未验收即付款”等风险；合同签订是否履行企业用印审批流程，印章使用是否规范。输出结果：《合同签订合规检查表》（见模板3），标注合同条款合规性结论。4.执行验收与付款阶段合规检查审查要点：验收流程是否规范（如是否成立验收小组，验收标准是否与合同约定一致，验收报告是否有验收人签字）；发票类型是否符合规定（如货物采购需提供增值税专用发票，服务类需提供对应发票）；付款凭证是否齐全（如验收报告、发票、合同复印件），付款金额是否与合同、发票一致；是否存在“超付”“重复付款”或“资金流向与合同约定不符”的情况。输出结果：《执行验收与付款合规检查表》（见模板4），附验收报告及付款凭证复印件。（四）问题整改与报告输出汇总问题清单整合各阶段检查结果，形成《采购合规问题清单》，明确问题描述、涉及项目、责任部门及整改要求（如“项目供应商资质过期，需在5个工作日内补充最新资质”）。推动问题整改向被检查部门下发《采购合规整改通知书》，要求在规定期限内提交整改措施及佐证材料；整改到期后，由检查小组复核整改结果，记录“已整改/未整改”及未整改原因。编制合规检查报告报告内容应包括：检查概况（范围、时间、小组）、合规性总体评价、主要问题及整改情况、风险提示及改进建议；报告需经检查小组全体成员签字（采购经理、法务专员、财务主管、审计主管）后，报送企业管理层及相关部门。三、采购合规检查核心表单模板模板1：采购申请合规检查表检查项目合规要求检查情况（√或×）备注（如审批单号）需求描述完整性明确规格、数量、用途，无模糊表述预算金额准确性预算金额与实际需求匹配，不超过预算额度审批流程合规性按企业分级授权履行审批，签字齐全拆分采购规避审批无化整为零拆分采购行为综合结论□合规□不合规（需整改项：______）检查人：*审计主管被检查部门负责人：*采购经理日期：2024年X月X日模板2：供应商选择合规检查表采购项目名称供应商名称选择方式（招标/比价/单一来源等）比价供应商数量（家）资质审查结果营业执照（是否在有效期内）□是□否行业资质（如许可证/认证）□齐全□缺失（______）历史合作评估（如履约记录）□良好□存在不良记录比价/招标合规性报价记录是否完整□是□否评审过程是否公平公正□是□否（如存在倾向性说明）综合结论□合规□不合规（需整改项：______）检查人：*法务专员被检查部门负责人：*采购经理日期：2024年X月X日模板3：合同签订合规检查表合同编号签约双方合同金额（元）合同签订日期核心条款检查标的、数量、质量□完整□缺失（______）价款、付款方式□明确□模糊（如“按市场价”）履行期限、地点□明确□未约定违约责任、争议解决□明确□缺失主体与用印签约方与供应商一致□是□否（名称/信用代码不符）合同用印审批流程□合规□未履行综合结论□合规□不合规（需整改项：______）检查人：*财务主管被检查部门负责人：*采购经理日期：2024年X月X日模板4：执行验收与付款合规检查表采购项目名称供应商名称合同金额（元）已付款金额（元）验收环节验收小组组成□多人（含使用部门/采购部）□单人验收标准与合同一致□是□否（如降低验收标准）验收报告签字□齐全□缺失（______签字）付款环节发票类型合规□专用发票□普通发票□不符合付款凭证完整性□齐全（验收报告/发票/合同）□缺失资金流向与合同一致□是□否（如转入第三方账户）综合结论□合规□不合规（需整改项：______）检查人：*采购经理被检查部门负责人：*财务主管日期：2024年X月X日四、合规检查中的关键风险与注意事项（一）供应商管理风险风险表现：供应商资质过期、伪造资质或与关联企业串通围标；规避措施：建立供应商动态管理档案，定期（每年/每季度）更新资质信息，引入第三方机构对供应商背景进行调查，高风险采购项目需实地考察供应商生产能力。（二）流程审批风险风险表现：审批流程倒置（先执行后审批）、越权审批或代签字；规避措施：上线采购管理系统，实现审批流程线上留痕，设置审批权限自动校验规则，禁止“先斩后奏”行为，代签字需提供授权委托书且事后补签。（三）合同条款风险风险表现：合同条款模糊（如“验收合格后付款”未明确验收时限）、违约责任不对等或存在法律漏洞；规避措施：使用企业标准合同模板，法务部门对所有合同文本进行前置审核，对高风险合同（如金额大、周期长）聘请外部律师出具法律意见书。（四）资金支付风险风险表现：未经验收即付款、超合同金额付款或向非合同签约方付款；规避措施：实行“验收-审核-付款”三分离原则，财务部门需核对验收报告、发票及合同三者信息一致后方可付款，大额付款需通过银行转账至合同约定账户，禁止现金交易。（五）档案管理风险风险表现：采购档案（如申请单、合同、验收报告）缺