物业客户投诉管理制度

物业客户投诉管理制度物业客户投诉管理制度「篇一」一、为规范酒店客户投诉处理程序，提高客户满意度，特制定本规定。二、本规定中“客户投诉”是指客户因未能享受到其预期的出品、服务等而以口头或书面等形式提出，期望酒店给予回复或补偿的一种要求。三、酒店各级员工均有职责受理及根据自身的职责、权限即时处理客户投诉或将客户投诉反馈给上一级管理层人员或被投诉部门。四、各部门为客户投诉处理的直接职责部门，部门负责人为客户投诉处理的直接职责人。营销部负责定期对客户投诉进行汇总分析，并带给相关推荐。五、根据客户提出投诉时间的不同，“客户投诉”可分为在酒店消费过程中所提出的投诉（以下简称消费中投诉）及在酒店消费离开后所提出的投诉（以下简称消费后投诉）。六、客户投诉的处理一）投诉处理程序1、消费中投诉1）投诉本部门（1）酒店员工接到投诉后，应先了解相关状况（包括投诉事件发生的时间、地点、经过、主要当事人姓名及客户联系方式等，下同），然后根据实际状况即时处理；（2）如处理后客户仍不满意或其提出的要求超出受理人员权限范围时，受理人员应逐级向上级请示处理，直至部门负责人；（3）如部门负责人处理后客户仍不满意或其提出的要求超出部门负责人权限范围时，由部门负责人向分管副总请示处理；如处理后客户仍不满意的，由部门负责人或分管副总请示总经理后予以处理。2）投诉其他部门（1）酒店员工接到投诉后，应先了解相关状况，然后即时向本部门负责人汇报。（2）受理部门负责人负责与被投诉部门负责人共同协商处理方案后，按相关方案予以处理。（3）客户对处理方案不满意的，由被投诉部门负责人请示分管副总处理；如处理后客户仍不满意的，由被投诉部门负责人或其分管副总请示总经理后予以处理。2、消费后的投诉1）投诉本部门（1）酒店员工接到投诉后，应先了解或记录相关状况，然后即时向部门负责人汇报。由部门负责人组织人员调查后予以处理。（2）如处理后客户不满意或其提出的要求超出部门负责人权限范围时，由部门负责人向分管副总请示处理；如处理后客户仍不满意的，由部门负责人或分管副总请示总经理后予以处理。2）投诉其他部门参照本条第一）款第1项第2）点程序执行。二）投诉处理的时限要求1、消费中投诉，从受理投诉到最终处理，原则上不得超过客人要求给予处理的时间。2、消费后投诉，从受理投诉到最终处理，原则上不得超过三个工作日。七、客户投诉的汇总与分析1、每周周末，各部门负责根据本周已受理的客户投诉编制《客户投诉记录表》（见附件一），并由部门营销专员或部门指定人员于下周一将本周的《客户投诉记录表》交营销部存档。2、每月中旬，营销部负责根据各部门上月交来的《客户投诉记录表》，对客户投诉处理状况进行汇总分析，编制《顾客投诉统计分析报告表》（见附件二），作为营销月报附件上报总经室审阅。八、如客户所投诉事项属公司（部门）规范化文件无明确规定或部门未开展过相关培训的，投诉处理人还须于投诉处理完毕后填写《顾客投诉处理报告表》（见附件三），于表中写明客户投诉的原因、部门调查处理结果及今后为避免同类投诉的发生而推荐编写规范化文件或开展培训的名称，经部门负责人签认后送营销部加签意见，然后报总经室审批。审批后，由相关部门按批示意见执行。九、各部门内部处理客户投诉的操作程序及各级员工处理客户投诉的职责、权限，由各部门自行拟订相关作业指导书后执行。十、本规定经总经理批准后生效，自公布之日起执行。十一、本规定的解释权、修订权属总经室。物业客户投诉管理制度「篇二」房地产开发公司员工投诉、举报管理制度1.目的:为了能够正确处理好员工所提出的各项投诉(举报),建立公平、公正、公开的良好工作氛围,特制定本制度。2.适用范围:公司全体员工。3.管理职责:总经理负责员工投诉、举报的工作。4.投诉、举报流程流程权责单位相关文件相关表单各部门员工部门主管总经理会议决定4.投诉、举办执行办法:4.1对上级主管在执行公司各种奖励制度时弄虚作假、营私舞弊、有意偏袒,实行不正之风的各种行为的举报。4.2对上级主管在执行公司的惩罚制度时,滥用职权、歪曲事实、有意报复和打击不同意见的人,或对本人的处罚不公正等方面的投诉与举报。4.3对公司各级人员中正在进行和已经进行的损害公司利益行为的举报。4.4对公司各职能部门管理者在履行权力和职能工作中的一切违反政策、违反制度、违反纪律的错误行为的反映与投诉。4.5员工在公司内受到人格侮辱、被人诽谤、遭受不公正的对待,或被人陷害时可向上级进行求助。4.6员工对公司各项制度、规章在执行过程中发生偏离、过头或被曲解等问题,可提出质疑和意见。4.7员工认为应当向上级提出的需解决和投诉的其他问题。5.员工投诉的途径和方法5.1属于部门内部日常工作中的事务纠纷,一般应向本部门的主管领导提出,由部门主管负责裁决。5.2虽然是部门内部工作纠纷,但问题较为重要,员工认为本部门主管解决不了的,可向公司总经理提出。5.3投诉内容涉及直接主管的,可以越级投诉。5.4员工向部门主管投诉后一周之内得不到明确答复,或答复处理与事实出入较大,而又无法进行良好沟通时,可直接向总经理反映。5.5跨部门的纠纷问题,一般都向总经理提出给予裁决。6.员工投诉的应知事项6.1所有的投诉都要求举报人署实姓名。对涉及的人物及事件表述清楚,以便于调查证实。6.2投诉的方式由员工自己选择,可以将投诉信放入公司投诉信箱,也可以直接交给上级部门,还可以用电子信箱的方式传送。7.投诉办理工作的要求7.1各部门主管收到员工投诉后,限时处理。一般一周之内要给予明确答复,确需延时的,也应将延时理由告知投诉人。7.2对投诉的问题要进行深入细致的调查分析,处理客观公正,实事求是,不要带个人偏见。7.3对于投诉人要求保密的,严格保密,不得外传泄露。同时,投诉的信件也应进行专项保管,一般应保存一年,再行销毁。7.4各级部门主管都应不得拒接受理员工投诉。8.有关处理规定8.1投诉属实,责成原处理部门重新处理,撤消或修改原处理方案,并在原通报范围内时行通报。8.2对于投诉举报属实,应根据投诉人的意愿予以保密,如对公司产生较大收益效果的,应按特殊奖励标准予以奖励。8.3投诉或举报不实或不完全属实,但投诉人或举报人并无恶意的,则由投诉处理部门向当事人双方作出适当说明。8.4对于无中生有、造谣生事,冒署他人姓名,有意扰乱公司正常管理秩序的,一经查实予以记过以上处分,严重者予以除名。8.5负责办理投诉的人员,如果违反纪律或外传泄露投诉人名字,将给予记过以上处分,造成严重后果的予以除名。物业客户投诉管理制度「篇三」根据《出租汽车经营服务管理办法》第二十九条及相关文件要求，为加强我公司出租车服务质量管理，规范服务行为，接受社会群众监督，妥善处理乘客反映的问题，切实履行以“乘客为中心”的服务理念，制定本制度。1、坚持“以乘客为中心，不断提高客运服务质量”，积极解决乘客反映的各种投诉和意见，为乘客提供优质、高效、安全、便捷的客运服务。2、接待乘客投诉必须坚持热情、认真、负责、公平的原则。3、对乘客的投诉必须做好详细的登记，对处理的意见要进行认真的反馈。4、投诉事件查证属实后，根据《出租汽车服务质量信誉考核办法》及公司相关规章制度，进行处罚。5、积极做好乘客的善后处理工作，以“社会满意、乘客满意”为最后宗旨。6、定期整理乘客的各种投诉意见，对投诉意见进行归类总结，查找服务质量管理中存在的问题，并提出管理建议。7、投诉电话：0858-XXXXXXX，二十四小时随时接受乘客的监督。出租车规范服务制度1、牢记“全心全意为民服务”宗旨，努力钻研技术，为乘客提供“安全、方便、优质”的运输服务。2、遵守交通法规，自觉接受交通管理部门的监督、管理。3、遵守价格管理规定，严格按计价器计价收费，做到诚信经营。4、保持车容、车貌整洁，设施、设备齐全有效。5、礼貌待客、说话和气、举止庄重、服务周到；不挑客、不无故拒载。6、关心帮助老、弱、病、残孕等乘客，为他们提供热情、周到的服务。7、捡到乘客遗失的行李、物品及时归还，或是交公司协助查寻失主，决不私自留用。8、甘当城市精神文明的宣传员，乘客满意的服务员，旅客观光的导游员，救死扶伤的抢救员，见义勇为的巡逻员。举报投诉的分类按照投诉行为分为违反法律法规类（下称违法经营类）和违反出租车服务规范类（下称不规范服务类）两种类型。一、客运出租汽车驾驶员在营运中违法经营类行为有：1、载客故意绕道行驶；2、未经乘客允许另载他人；3、强行拉客；4、拒载乘客；5、无正当理由中途终止服务；6、不使用计价器；7、不执行物价部门核定收费标准；8、在空车待租和暂停服务时，未显示明确标志；9、其他违反相关法规规定，严重侵害乘客合法权益的行为；二、出租汽车驾驶员在营运中不规范服务类行为有：1、未主动打印并向乘客出具车费发票；2、营运中接、拨打、玩手机；或从事与营运服务无关事项；3、未使用文明用语，粗暴待客；4、在车内吸烟、吃食物；5、未按服务规范使用空调和音响；6、乘客投诉驾驶员的其他服务不当行为。主要指驾驶员因操作不当或交流沟通不妥等造成乘客的误解和不满的情况。三、公司应根据行业服务规范、服务承诺及企业规章制度处理，并遵循以下程序：1、登记。对交办的投诉，要逐个登记，形成台帐。2、调查。采取向乘客、当事驾驶员了解情况或查看被投诉车辆营运记录等方式，对投诉进行调查了解。3、处理。按当事驾驶员违规行为的性质、情节、后果，作出处理决定。4、回告。在规定时间内将处理结果向上级管理部门回告。四、处理时限。应当自受理之日起7日内处理完毕，将结果回告上级管辖机构，情况复杂的，经申请上级管辖机构同意，可延长15日。由出租汽车经营企业内部调查处理的投诉应在3日内调查处理完毕，将处理结果回告上一级管辖部门，情况复杂的，经申请上级管辖部门同意，可延长10日。五、回访。1、投诉处理完毕，由负责调查处理的部门向投诉者回访，并在规定期限内，将回访信息一并回告上级管辖部门。市、区政府等部门投诉转办件，汇总后统一回复。2、正常投诉处理，营运科须在7日内回复处理结果，同时，对乘客投诉率、投诉处理率、处理满意率进行统计归档。乘客投诉流程及规定为进一步提高公司管理水平，规范投诉处理过程，改善投诉居高的不良态势，参照出租行业有关的规定，特制定以下工作流程及规定，望各部门认真执行。乘客电话投诉流程1、公司投诉服务热线应在电话响铃响后迅速接听，并首先以“你好”、“您好”向投诉人问候；2、耐心聆听投诉人投诉内容，并将乘客电话内容、时间、地点、联系方式等内容在《投诉处理台帐》上给予详实的记录；3、接听投诉后，尽快与被投诉人取得联系，了解情况；做出判断，明确双方责任（我方过错、双方过错、乘客过错）；可作必要的取证；4、属于我方驾驶员过错的，按照《客运管理条例》、《出租车驾驶员投诉表扬规定》给予处罚，尽量为乘客挽回损失；尽快与投诉人取得联系，说明处理结果，达到投诉人无异议为结果；最后将处理结果及相应的处罚验证材料附在《投诉处理台帐》上；5、属于双方过错的，与乘客、驾驶员协商，维护双方合法权益；最后将处理结果及相应的验证材料附在《投诉处理台帐》上；6、属于对方过错的，需向投诉人耐心解释，不得因对方过错而态度不好；向投诉人解释清楚后，将处理结果记录在《投诉处理台帐》上。乘客书面投诉流程1、接到书面投诉、传真或电话转达投诉后，迅速与投诉人取得联系，了解事情经过；2、尽快与被投诉人取得联系，理解情况；做出判断，明确双方责任；可作必要的取证；3、属于我方驾驶员过错的，按照《客运管理条例》、《出租车驾驶员投诉表扬规定》给予处罚，尽量为乘客挽回损失；尽快与投诉人取得联系，说明处理结果，达到投诉人无异议为结果；最后将处理结果及相应的处罚验证材料附在《投诉处理台帐》上；4、属于双方过错的，与乘客、驾驶员协商，维护双方合法权益；最后将处理结果及相应的验证材料附在《投诉处理台帐》上；5、属于对方过错的，需向投诉人耐心解释，不得因对方过错而态度不好；向投诉人解释清楚后，将处理结果记录在《投诉处理台帐》上。6、将处理结果以书面或口头形式回复车辆管理处，并在《投诉处理台帐》上注明回复时间。乘客现场投诉流程1、热情、耐心接待来访投诉人，认真聆听投诉人倾诉；2、与驾驶员取得联系，在电话接听过程中，自觉使用文明语言不透露双方电话。被举报投诉驾驶员的处理规定第一条为提高出租车的诚信服务质量，维护乘客的正当权益，自觉接受社会各界新闻媒体的监督，特制定本规定。第二条公司各部门在处理投诉工作中，要坚持被投诉的事情经过不清楚不放过；乘客对回复不满意不放过；被投诉驾驶员和其他员工没有受到教育不放过的“三不放过”原则。第三条驾驶员在营运过程中被乘客投诉后，由所属部门依据《受理乘客投诉及失物查询管理办法》进行查证核实，视违规情节轻重；被投诉次数；认错改过态度，分别予以再培训学习、责成检讨整改、经济处罚、车辆停运，直至解除合同（协议）等处理。第四条驾驶员被乘客投诉后，车辆应暂停营运，到安全管理科接受处理。当班驾驶员应写出书面事情经过，必要时可要求车辆经营者共同接受调查。无证驾驶员被投诉，由正班驾驶员承担责任并接受处理。第五条除乘客所诉与车辆或营运信息不符外，当班驾驶员均应写出书面认识，自查被乘客投诉的原因，制定整改措施。被投诉驾驶员有违反规范行为的，驾驶员应向乘客道歉。情节轻微的可不予处罚；有一般或严重违章行为的，依据驾驶员信誉考核办法予以处罚。第六条安全管理科在处理投诉时，应对被投诉驾驶员进行教育培训，以提高认识，引以为戒。第七条被投诉驾驶员有下列情况之一的，将暂停营运，收回《服务监督卡》，参加公司集中举办的“新驾驶员上岗培训班”，交缴培训费，重新培训三天，合格后恢复上车营运。（一）有违规拒载、故意绕道、态度恶劣等严重违章行为；（二）一年内被投诉达三次。第八条被投诉驾驶员有下列情况之一的，视情节轻重及认错表现，对所涉车辆可处以不超过十五天的停运处罚：（一）拒不接受投诉处理；（二）当班驾驶员一年内三次被投诉违规拒载、故意绕道、态度恶劣等严重违章行为，或一年内被投诉达五次；（三）有被新闻媒体曝光的严重违章行为。第九条被投诉驾驶员有下列情况之一的，依据《出租车经营合同》终止经营，予以清退：（一）被投诉查实有责后，拒不认错改过及向乘客赔礼道歉，并造成恶劣社会影响；（二）当班驾驶员一年内五次被投诉违规拒载、故意绕道、态度恶劣等严重违章行为，或一年内被投诉达八次，或被新闻媒体曝光的严重违章行为。第十条公司将因违规经营提前终止《出租车经营合同》的驾驶员名单上报出租汽车行业协会备案，公司永不录用。第十一条被投诉的文明、先进等称号驾驶员，有一般违章行为的予以通报批评。有严重违章行为或一年内被投诉达二次的，予以摘牌，取消荣誉称号。第十二条被投诉驾驶员对投诉内容发生争议，且进行无责申辩时，安全管理科会同营运服务复核以确认事实。如有必要，应派员当面听取乘客意见，或到现场查勘，澄清事实。第十三条工作人员在受理乘客投诉过程中，应坚持实事求是，以理服人的原则。如果疏于职守，引起矛盾激化，造成恶劣社会影响，将被追究失职责任。第十四条《营运督查简报》每月公示一次被投诉驾驶员名单，以及当月、当年被投诉累计次数。第十五条本规定从20XX年一月一日起执行。物业客户投诉管理制度「篇四」一、弄清投诉定义众所周知，物业管理是寓服务、管理、经营为一体的服务性行业，而作为服务性行业的物业管理企业要想杜绝业主住户投诉是完全不可能的。你做得很出色，业主住户不一定会赞扬你，而一旦你做得不够好，业主住户就一定会投诉你。为何投诉呢？它是指业主住户（即物业所有人和使用人）在使用物业或享受服务的过程中，由于对房屋质量、设施设备运行、毗邻关系以及服务质量、服务态度等产生不满情绪或抱怨，而提请物业管理企业解决处理，或者直接向有关主管部门反映的行为。处理投诉，是物业管理企业日常管理与服务工作的一项重要任务，也是与业主住户直接交流与沟通的最佳方式。二、剖析投诉成因俗话说：“金无赤足，人无完人”，尽管物业管理公司尽心尽力、尽职尽责，但也不可能把工作做到十全十美，无懈可击。因此，投诉也就在所难免。产生投诉的原因，可以归纳为以下几点：1、房屋质量方面：如房屋渗水、内外墙体开裂、管道裂缝或堵塞、下水道不畅通等等。2、物业配套方面：如水电、煤气或有线电视、防盗系统等未到位，垃圾房布置不合理，没有足够的车辆停放场所，没有休闲与娱乐场所或活动室。3、设备设施方面：如电梯经常出故障，防盗门禁电子系统无法正常使用等。4、服务技巧方面：如服务态度：如物业管理人员礼仪礼节欠佳，出言不逊，态度生硬，横眉冷眼等。服务时效：如工作效率低、处理问题速度慢，维修不及时，办事拖拉等。务质量：如人身、财产的安全得不到保障，环境卫生脏、乱、差，绿化区域内杂草丛生，维修返修率高等。服务项目：主要是指物业管理企业所提供的物业服务项目单一，不能满足各类不同层次业主的需求。5、管理费用方面：主要是对物业管理服务费、各种分摊费用等感到不满：如认为物业管理费太高，各类公共能耗等费用的分摊不均或不合理等。6、突发事件方面：如突然停电，被困于电梯，室内被盗、家室浸水，遭受意外的火灾、车辆的丢失、私人物件被损等。7、相邻关系方面：主要是由于业户与相邻业户之间产生的矛盾协调不成而转至物业管理企业的各类投诉：如漏水、噪音等等。三：洞察投诉动机，充分了解物业管理投诉者及其心态是物业管理从业人员处理物业管理投诉的关键所在，知己知彼，才能百战不殆。1、投诉者的类别：A、职业投诉者。这些人不间断地以不同的理由进行投诉，希望通过这样的途径能直接或间接的获得经济上的更多的收益或补偿，以及为其提供超高的服务水准。投诉的内容往往是小问题，但投诉者总是试图以之夸大。B、问题投诉者。在物业管理投诉项目中，绝大多数都属于这一类，他们对所出现的问题感到不满，但不想小题大做只想将问题或不满通过各种有效途径进行反映，以求得到妥善处理。C、潜在投诉者。这类投诉者有其合理的投诉事由，但出于某种原因的考虑并不想进行投诉，尽管有时也会向自己的亲朋好友“诉苦”或不间断地发牢骚、埋怨。此类投诉者只有在被“逼上梁山”才会转为问题投诉者。2、投诉者的心态A、心态之一：求尊重。这主要是指那些有身份地位、有财富及其他类型（如自我感觉良好等）的业主，他们往往口气大，来势猛，有时甚至还大吵大闹，盛气凌人。他们力图通过这一系列行为向物业管理企业提示：你要关注我、尊重我、要不折不扣的为我办事等。B、心态之二：求发泄。这种心态类型的业主，由于他在工作上、家庭生活中受到不同程度的委屈，造成心理上的偏差或不平衡，想通过对某一件小事甚至想尽办法寻找投诉点，发泄心中的郁闷或不快，以此来满足心理上的安慰。C、心态之三：求补偿。“表里不一”是这种类型业户最好的心态表述。这种人来势往往不凶猛，来了以后并不是单刀直入，而是甜言蜜语、夸这赞那，弄的物业管理人员晕头转向，在未来得及还神时，突然直截了当地反转话锋，正式切入主题，目的是要获得经济上的补偿。D、心态之四：求解决。业户确实遇到问题，希望通过物业管理企业帮助或协调解决。物业客户投诉管理制度「篇五」为及时、有效地处理客户的投诉及意见反馈，切实保障客户的利益，提高服务质量，完善服务制度，经合伙人会议讨论决定，特制定本制度。一、投诉及意见反馈的接待和受理工作（一）电话或上门的投诉和意见反馈由总台接待并转专门负责人受理。（二）书面的投诉和意见反馈由行政总台负责受理。（三）司法行政机关、律师协会转来的投诉和意见反馈由专门负责人受理。（四）接待受理人员的工作：1、填写投诉或意见反馈处理登记表及台帐；2、留存相关材料的原件；3、将相关材料及处理登记表按规定转给相关处理人员。二、投诉和意见反馈的处理工作（一）被投诉人应当回避。（二）先由专门负责人出具书面意见，再由业务分管合伙人处理，如分管合伙人不在，则由主任或其他合伙人处理。重大事项应由所务会议或合伙人会议讨论决定。（三）处理人员应当对相关事情及材料的真实性进行调查。（四）涉及原则性问题或重大问题的投诉，应召开所务会议或合伙人会议讨论处理方案，并确定是否向相关管理部门通报。（五）应及时与投诉人或意见反馈人联系，明确告知处理的工作安排状况。（六）处理人员应当签署明确处理意见，并将相关材料移交专门负责人，由专门负责人组织实施。（七）处理工作的注意事项：1、相关人员在受理或处理相关事宜时，不得与投诉人发生争执；2、处理投诉应当认真、细致，仔细核查相关状况的细节；3、应尽可能缓解投诉人的情绪，但在作来源理决定前不得做任何承诺；4、处理人员不得将投诉及处理事宜告知不相关人员；5、原则上要求采用书面形式回复意见。三、信息反馈及资料存档工作（一）处理完结后的所有材料由行政人员归档备查。行政人员应按年度建立案宗。（二）调查相关人员对处理意见的满意度。（三）如投诉人或被投诉人对处理意见不满意，应及时向处理人员反映，并做好后续工作。（四）将处理意见及相关状况及时反馈给专门负责人。物业客户投诉管理制度「篇六」（一）目的为求迅速处理客护投诉案件，维护公司信誉，促进质量改善与售后服务，制定本办法。（二）范围包括客户投诉表单编号原则，客户投诉的调查处理、追踪改善、成品退货、处理期限，核决权限及处理逾期反应等项目。（三）适用时机凡本公司PCB产品遇客户反应质量异常的申诉（以下简称“客户投诉”）时，依本施行办法的规定办理。（如未造成损失时业务部或有关单位前往处理时，应填报“异常处理单”反应有关单位改善）。（四）处理程序（五）客户投诉分类客户投诉处理作业依客户投诉异常原因的不同区分为：1、非质量异常客户投诉发生原因（指人为因素造成）。2、质量异常客户投诉发生原因。（六）处理部门（七）处理职责各部门客户投诉案件的处理职责1、业务部门（1）详查客户投诉产品的订单编号、料号、数量、交运日期。（2）了解客户客户投诉要求及客户投诉理由的确认。（3）协助客户解决疑难或带给必要的参考资料。（4）迅速传达处理结果。2、质量管理部（1）综理客户投诉案件的调查、提报与职责人员的拟定。（2）发生原因及处理、改善对策的检查、执行、督促、防之提报。（3）客户投诉质量的检验确认。3、总经理室生产管理组（1）客户投诉案件的登记，处理时效管理及逾期反应。（2）客户投诉资料的审核、调查、提报。（3）客户投诉立会的联系。（4）处理方式的拟定及职责归属的判定。（5）客户投诉改善案的提出、洽办、执行成果的督促及效果确认（6）协助有关部门与客户接洽客户投诉的调查及妥善处理。（7）客户投诉处理中客户投诉反应的意见提报有关部门追踪改善。4、制造部门（1）针对客户投诉资料详细调查，并拟定处理对策及执行检查（2）提报生产单位、机班别、生产人员，及生产日期。（八）客户投诉处理表编号原则1、客户投诉处理的编号原则年度（xx）月份（xx）流水编号（xx）2、编号周期以年度月份为原则。（九）客户反应调查及处理1、业务部人员于接到客户反应产品异常时，应即查明该异常（编号、料号、交运日期、数量、不良数量）、客户要求，并即填具“客户抱怨处理表”（表14.6。3）连同异常样品签注意见后送总经理室办理。若客户要求退（换）货数量因客户尚在加工中而无法确定时应于“客户要求”栏注明：“客户加工中未确定”。2、客户投诉案件若需会勘者，业务部门在未填立“客户抱怨处理单”前为应客户需求及确保处理时效：业务人员应立即反应质量管理部人员（或制造部品保组）会同制造部门人员共同前往处理，若质量管理部人员无法及时前往时由总经理指派有关人员前往处理，并于处理后向总经理报告。3、为及时了解客户反应异常资料及处理状况，由质量管理部或有关人员于调查处理后三天内提出报告呈总经理批示。4、总经理室生产管理组接到业务部门的“客户抱怨处理表”后即编列客户投诉编号并登记于“客户抱怨案件登记追踪表”后送质量管理部追查分析原因及判定职责归属部门后，送生产单位分析异常原因并拟定处理对策，并送经理室批示意见，另依异常状况送研发部提示意见，再送回总经理室查核后送回业务部门拟定处理意见，再送总经理室综合意见后，依核决权限呈核再送回业务部依批示处理。5、业务人员收到总经理室送回的“客户抱怨处理表”时，应立即向客户说明、交涉，并将处理结果填入表中，呈主管核阅后送回总经理室。6、总经理室生产管理组接到业务部填具交涉结果的“客户抱怨处理表”后，应于一日内就业务与工厂的意见加以分析作成综合意见，依据核决权限分送业务部经理、副总经理或总经理核决。7、判定发生单位，若属我方质量问题应另拟定处理方式，改善方法是否需列入追踪（人为疏忽免列案追踪）作明确的判定，并依“客户投诉损失金额核算基准”及“客户投诉罚扣判定基准”拟定职责部门损失金额，个人惩处种类呈主管批示后，依罚扣标准办理，若涉及行政处分则依“客户投诉行政处理原则”办理。8、经核签结案的“客户抱怨处理表”第一联质量管理部存，第二联制造部门存，第三联送业务部门依批示办理，第四联送会计科存，第五联总经理室存。9、“客户抱怨处理表”会决后的结论，若客户未能理解时业务部门应再填一份新的“客户抱怨处理表”附原抱怨表一并呈报处理。10、总经理室生产管理组每月10日前汇总上月份结案的案件于“客户投诉案件统计表”会同制造部、质量管理部、研发部及有关部门主管判定职责归属确认及比率并检查各客户投诉项目进行检查改善对策及处理结果。11、业务部门不得超越核决权限与客户做任何处理的答复协议或承认。对“客户抱怨处理表”的批示事项据以书信或电话转答客户（不得将“客户抱怨处理表”影印送客户）。12、各部门对客户投诉处理决议有异议时得以“签呈”专案呈报处理。13.客户投诉资料若涉及其他公司，原物料供应商等的职责时由总经理室会同有关单位共同处理。14.客户投诉不成立时，业务员于接获“客户抱怨处理表”时，以规定收款期收回应收帐款，如客户有异议时，再以“签呈”呈报上级处理。（十）客户投诉案件处理期限1、“客户抱怨处理表”处理期限自总经理室受理起国内13天国外17天内结案。2、各单位客户投诉处理作业流程处理期限（十一）客户投诉金额核决权限（十二）客户投诉职责人员处分及奖金罚扣1、客户投诉职责人员处分总经理室生产管理组每月10日前应审视上月份结案的客户投诉案件，凡经批示为行政处分者，经整理后送人事单位提报“人事公布单”并公布。2、客户投诉绩效奖金罚扣：制造部门、业务部门及服务部的职责归属单位或个人由总经理室依客户投诉案件发生的项目原因决定职责归属单位，并开立“奖罚通知单”呈总经理核准后复印三份，一份自存，一份会计单位查核，一份送罚扣部门罚扣奖金。（十三）成品退货帐务处理1.业务部门于接到已结案的“客户抱怨处理表”第三联后依核决的处理方式处理：（1）折让、赔款：业务人员应依“客户抱怨处理单”开立“销货折让证明单”一式二联，呈经（副）理、总（副）经理核签及送客户签章后一份存业务部，一份送会计作帐。（2）退货、重处理：即开立“成品退货单”注明退货原因，处理方式及退回依据后呈经（副）理核示后，除第一联自存督促外其余三联送成品仓储据以办理收料。2、会计科依据“客户抱怨处理表”第四联中经批示核定的退货量与“成品退货单”的实退量核对无误后，即开立传票办理转帐，但若数量、金额不符时依左列方式办理。（1）实退量小于核定量或实退量大于核定量于必须比率（即以该客户订制时注明的“超量允收比率，若客户未注明时依本公司规定）以内时，应依“成品退货单”的实退数量开立“传票”办理转帐。（2）成品仓储收到退货，应依业务部送来的“成品退货单”核对无误后，予以签收（如实际与成品退货单所载不符时，得请示后依实际状况签收）。“成品退货单”第二联成品仓储存，第三联会计科存，第四联业务部存。（3）因客户投诉之故，而影响应收款项回收时，会计部门于计算业务人应收帐款回收率的绩效奖金时，应依据“客户抱怨处理表”所列料号之应收金额予以扣除。（4）业务人员收到成品仓储填回的“成品退货单”应在下列三种方式中择一取得退货证明：①收回原开立统一发票，要求买受人在发票上盖统一。②收回注明退货数量、单价、金额及实收数量、单价金额的原开立统一发票的影印本，且务必由买受人盖统一。③填写“销货退回证明单”由买受人盖统一后签回，取得上述文件后与成品销货退回单一并送会计部作帐。（5）客户投诉处理结果为销货折让时，业务人员依核决结果开立“销货折让证明单”依下列三种方式取得折让证明：①收回注明折让单价，金额及实收单价、金额的原开立统一发票影印本，影印本上务必由买受人盖买受人盖统一。②填写“销货折让证明单”由买受人盖统一后签回。取得上述文件之后与“销货折让证明单”一并送会计科作帐。（十四）处理时效逾期的反应总经理室于客户投诉案件处理过程中，对于逾期案件应开立“催办单”催促有关部门处理，对于已结案的案件，应查核各部门处理时效，对于处理时效逾期案件，得开立“洽办单”送有关部门追查逾期原因。（十五）实施与修订本办法呈总经理核准后实施，修订时亦同。客户投诉行政处罚准则（一）凡发生客户投诉案件，经职责归属判决行政处分，给予一个月的转售时间，如果售出，则以A级售价损失的金额，依职责归属分摊至个人或班。未售出时以实际损失金额依职责归属分摊。（二）客户投诉实际损失金额的职责分摊计算：由总经理室每月10日前汇总结案与制造部依发生异常原因归属职责，若系个人过失则全数分摊至该员，若为两人以上的共同过失（同一部门或跨越部门）则依职责轻重分别判定职责比例，以分摊损失金额。（三）处分标准如下表：（经判定后的个人职责负担金额）。（四）客户投诉行政处分判定项目补充说明：1、因票据错误或附样等资料错误遭客户投诉者。2、因财务错误遭客户投诉者。3、未依“制作规范”予以备料、用料遭致客户投诉者。4、经剔除的不合格产品混入正常品缴库遭致客户投诉者。5、成品交运超出应收范围未经客户同意遭客户投诉者。6、擅自减少有关生产资料者。7、业务人员对于特殊质量要求，未反映给有关部门遭客户投诉者。8、订单误记造成错误者。9、交货延迟者。10、装运错误者。11、交货单误记交运错误者。12、仓储保管不当及运输上出问题者。13、外观标示不符规格者。14、检验资料不符。15、其他。以上一经查觉属实者，即依情节轻重予以行政处分，并以签呈呈总经理核示