酒店餐饮供应商管理制度

酒店餐饮供应商管理制度一、概述

酒店餐饮供应商管理制度是企业确保餐饮服务品质、控制成本、保障食品安全的关键环节。本制度旨在规范供应商的选择、评估、合作、监督及退出流程，通过科学的管理手段提升餐饮供应效率与安全性。制度内容涵盖供应商准入、绩效评估、风险控制、持续改进等方面，适用于酒店餐饮部门及相关管理人员。

二、供应商准入管理

（一）供应商筛选标准

1.资质要求：供应商需具备合法经营资质，如营业执照、食品经营许可证等。

2.行业信誉：优先选择信誉良好、合作案例丰富的供应商。

3.生产能力：供应商应具备稳定的生产或供应能力，能满足酒店高峰期需求。

4.质量控制：供应商需建立完善的质量管理体系，如ISO认证优先。

（二）准入流程

1.申请提交：潜在供应商填写《供应商申请表》，附相关资质证明。

2.初步审核：餐饮部门对申请材料进行初步筛选，确认符合基本要求。

3.实地考察：组织相关部门（如采购、质检）对供应商进行现场评估，包括生产环境、品控流程等。

4.样品检测：对供应商提供的产品进行抽样检测，确保符合酒店标准。

5.合同签订：通过审核的供应商与酒店签订合作协议，明确供应范围、价格、交货要求等。

三、供应商绩效评估

（一）评估周期与指标

1.评估周期：每季度或半年进行一次全面评估，日常采用不定期抽查。

2.评估指标：

-质量合格率：产品抽检合格次数占比（如≥95%为合格）。

-交货准时率：按约定时间送达的比例（如≥98%为合格）。

-价格竞争力：与市场同类产品价格对比，保持合理成本。

-服务响应：处理投诉或紧急需求的效率。

（二）评估流程

1.数据收集：汇总采购记录、质检报告、客户反馈等信息。

2.评分体系：根据指标设定权重，采用百分制评分（如总分≥80为优秀）。

3.结果应用：

-优秀供应商：可优先续约或提高采购量。

-不合格供应商：要求限期整改，整改无效则暂停合作。

四、供应商关系管理

（一）日常沟通机制

1.定期会议：每月与核心供应商召开沟通会，讨论供应情况、需求调整等。

2.信息化对接：通过ERP系统共享订单、库存数据，提高协作效率。

（二）风险控制措施

1.多源供应：避免单一供应商依赖，关键品类至少选择2家备选。

2.合同约束：明确违约责任，如延迟交货的赔偿标准。

3.安全培训：要求供应商定期参与食品安全培训，确保持续符合标准。

五、供应商退出管理

（一）退出条件

1.严重违约：如连续两次交货不合格或发生食品安全事件。

2.绩效持续不达标：评估分数长期低于60分。

3.合作意愿终止：供应商主动提出退出。

（二）退出流程

1.书面通知：提前30天发出终止合作通知，说明原因。

2.剩余合同处理：清点未完成订单，协商退货或折抵费用。

3.资料归档：保存合作期间的协议、评估记录等文件。

六、制度执行与监督

（一）责任分工

-采购部：负责供应商筛选与合同管理。

-质检部：负责产品抽检与评估。

-餐饮部：提供需求反馈与最终验收。

（二）持续改进

1.定期复盘：每年总结供应商管理成效，优化筛选标准或流程。

2.行业对标：参考同级别酒店的供应商管理实践，提升竞争力。

五、供应商退出管理（续）

（一）退出条件（续）

4.经营异常：供应商出现破产重组、主营业务停顿等影响履约的情况。

5.不合规行为：违反食品安全法规或酒店合作约定，经警告仍不改正。

6.战略调整：酒店因业务方向变更（如菜品改革导致原料需求减少）需终止合作。

（二）退出流程（续）

1.书面通知（续）

-通知内容需明确：终止日期、未完成订单处理方案（如退货、更换供应商）、押金或违约金处理方式。

-通知形式建议采用挂号信或官方邮件，并要求供应商签收确认回执。

2.剩余合同处理（续）

-退货流程：协商退货时间窗口，酒店安排车辆或指示供应商自提，双方共同清点货物并核对数量、质量。

-折抵费用：如无法退货，按剩余订单金额的80%-90%折抵为酒店预付款，用于未来合作。

-争议解决：若双方对处理方案有分歧，引入第三方（如行业协会调解）或按合同预设的仲裁条款执行。

3.资料归档（续）

-归档内容清单：

(1)供应商合作协议及补充协议

(2)退出通知及回执

(3)剩余订单处理凭证（签收单、检验报告等）

(4)绩效评估记录（近两年数据）

(5)财务结算凭证（押金、款项支付记录）

-存档要求：电子版与纸质版双重保存，电子版录入ERP系统，纸质版存放于档案柜，保存期限不少于3年。

4.供应商黑名单管理

-将退出原因严重（如食品安全问题）的供应商录入“黑名单”，酒店内部系统禁止重新引入。

-黑名单共享机制：由采购部牵头，定期向质检、法务等部门通报名单及原因，作为未来供应商评估的参考。

六、制度执行与监督（续）

（一）责任分工（续）

-法务支持：为供应商合同条款提供审核意见，处理退出过程中的法律咨询（如赔偿计算）。

-财务部：负责供应商款项支付、押金管理及费用核销。

-IT部门：维护供应商管理系统（如CRM），确保数据准确录入与权限控制。

-管理层监督：酒店总经理每月抽查供应商管理执行情况，重点检查重大变更（如新增核心供应商）的审批流程。

（二）持续改进（续）

1.数据驱动优化

-建立供应商管理仪表盘，可视化展示关键指标（如平均采购价格变动趋势、供应商响应时间分布）。

-年度分析报告：结合行业报告（非政府或政治性质），对比同类酒店（如度假村、连锁餐饮）的供应商管理实践，识别改进点。

2.技术赋能

-引入智能采购系统，自动匹配供应商能力与酒店需求（如实时查询库存、价格波动）。

-尝试区块链技术追踪原料溯源信息，提升食品安全透明度（适用于高价值食材如海鲜、有机蔬菜）。

3.供应商反馈机制

-每半年向合作供应商发送满意度问卷，收集关于订单流程、沟通效率、问题处理速度的匿名反馈。

-针对反馈结果，组织供应商座谈会，共同探讨改进措施（如简化下单系统、优化配送路线）。

4.人员培训计划

-新员工培训：采购、质检岗位需完成“供应商管理基础”课程（4小时），内容涵盖资质审核要点、食品安全法规（通用部分）。

-进阶培训：每年安排1次外部专家讲座，主题如“供应链风险管理”“可持续采购趋势”，提升团队专业能力。

一、概述

酒店餐饮供应商管理制度是企业确保餐饮服务品质、控制成本、保障食品安全的关键环节。本制度旨在规范供应商的选择、评估、合作、监督及退出流程，通过科学的管理手段提升餐饮供应效率与安全性。制度内容涵盖供应商准入、绩效评估、风险控制、持续改进等方面，适用于酒店餐饮部门及相关管理人员。

二、供应商准入管理

（一）供应商筛选标准

1.资质要求：供应商需具备合法经营资质，如营业执照、食品经营许可证等。

2.行业信誉：优先选择信誉良好、合作案例丰富的供应商。

3.生产能力：供应商应具备稳定的生产或供应能力，能满足酒店高峰期需求。

4.质量控制：供应商需建立完善的质量管理体系，如ISO认证优先。

（二）准入流程

1.申请提交：潜在供应商填写《供应商申请表》，附相关资质证明。

2.初步审核：餐饮部门对申请材料进行初步筛选，确认符合基本要求。

3.实地考察：组织相关部门（如采购、质检）对供应商进行现场评估，包括生产环境、品控流程等。

4.样品检测：对供应商提供的产品进行抽样检测，确保符合酒店标准。

5.合同签订：通过审核的供应商与酒店签订合作协议，明确供应范围、价格、交货要求等。

三、供应商绩效评估

（一）评估周期与指标

1.评估周期：每季度或半年进行一次全面评估，日常采用不定期抽查。

2.评估指标：

-质量合格率：产品抽检合格次数占比（如≥95%为合格）。

-交货准时率：按约定时间送达的比例（如≥98%为合格）。

-价格竞争力：与市场同类产品价格对比，保持合理成本。

-服务响应：处理投诉或紧急需求的效率。

（二）评估流程

1.数据收集：汇总采购记录、质检报告、客户反馈等信息。

2.评分体系：根据指标设定权重，采用百分制评分（如总分≥80为优秀）。

3.结果应用：

-优秀供应商：可优先续约或提高采购量。

-不合格供应商：要求限期整改，整改无效则暂停合作。

四、供应商关系管理

（一）日常沟通机制

1.定期会议：每月与核心供应商召开沟通会，讨论供应情况、需求调整等。

2.信息化对接：通过ERP系统共享订单、库存数据，提高协作效率。

（二）风险控制措施

1.多源供应：避免单一供应商依赖，关键品类至少选择2家备选。

2.合同约束：明确违约责任，如延迟交货的赔偿标准。

3.安全培训：要求供应商定期参与食品安全培训，确保持续符合标准。

五、供应商退出管理

（一）退出条件

1.严重违约：如连续两次交货不合格或发生食品安全事件。

2.绩效持续不达标：评估分数长期低于60分。

3.合作意愿终止：供应商主动提出退出。

（二）退出流程

1.书面通知：提前30天发出终止合作通知，说明原因。

2.剩余合同处理：清点未完成订单，协商退货或折抵费用。

3.资料归档：保存合作期间的协议、评估记录等文件。

六、制度执行与监督

（一）责任分工

-采购部：负责供应商筛选与合同管理。

-质检部：负责产品抽检与评估。

-餐饮部：提供需求反馈与最终验收。

（二）持续改进

1.定期复盘：每年总结供应商管理成效，优化筛选标准或流程。

2.行业对标：参考同级别酒店的供应商管理实践，提升竞争力。

五、供应商退出管理（续）

（一）退出条件（续）

4.经营异常：供应商出现破产重组、主营业务停顿等影响履约的情况。

5.不合规行为：违反食品安全法规或酒店合作约定，经警告仍不改正。

6.战略调整：酒店因业务方向变更（如菜品改革导致原料需求减少）需终止合作。

（二）退出流程（续）

1.书面通知（续）

-通知内容需明确：终止日期、未完成订单处理方案（如退货、更换供应商）、押金或违约金处理方式。

-通知形式建议采用挂号信或官方邮件，并要求供应商签收确认回执。

2.剩余合同处理（续）

-退货流程：协商退货时间窗口，酒店安排车辆或指示供应商自提，双方共同清点货物并核对数量、质量。

-折抵费用：如无法退货，按剩余订单金额的80%-90%折抵为酒店预付款，用于未来合作。

-争议解决：若双方对处理方案有分歧，引入第三方（如行业协会调解）或按合同预设的仲裁条款执行。

3.资料归档（续）

-归档内容清单：

(1)供应商合作协议及补充协议

(2)退出通知及回执

(3)剩余订单处理凭证（签收单、检验报告等）

(4)绩效评估记录（近两年数据）

(5)财务结算凭证（押金、款项支付记录）

-存档要求：电子版与纸质版双重保存，电子版录入ERP系统，纸质版存放于档案柜，保存期限不少于3年。

4.供应商黑名单管理

-将退出原因严重（如食品安全问题）的供应商录入“黑名单”，酒店内部系统禁止重新引入。

-黑名单共享机制：由采购部牵头，定期向质检、法务等部门通报名单及原因，作为未来供应商评估的参考。

六、制度执行与监督（续）

（一）责任分工（续）

-法务支持：为供应商合同条款提供审核意见，处理退出过程中的法律咨询（如赔偿计算）。

-财务部：负责供应商款项支付、押金管理及费用核销。

-IT部门：维护供应商管理系统（如CRM），确保数据准确录入与权限控制。

-管理层监督：酒店总经理每月抽查供应商管理执行情况，重点检查重大变更（如新增核心供应商）的审批流程。

（二）持续改进（续）

1.数据驱动优化

-建立供应商管理仪表盘，可视化展示关键指标（如平均采购价格变动趋势、供应商响应时间分布）。

-年度分析报告：结合行业报告（非政府或政治性质），对比同类酒店（如度假村、连锁餐饮）的供应商管理实践，识别改进点。

2.技术赋能

-引入智能采购系统，自动匹配供应商能力与酒店需求（如实时查询库存、价格波动）。

-尝试区块