健身俱乐部行政会议记录制度

健身俱乐部行政会议记录制度适用范围本制度适用于健身俱乐部全体员工及客户，旨在规范行政会议的组织、召开、记录及执行流程，确保会议高效、有序进行，促进俱乐部决策科学化、管理精细化，提升整体运营效能与客户满意度。---一、会议目的行政会议是俱乐部管理层及各部门核心成员沟通信息、协调工作、解决问题的关键平台。通过定期会议，实现以下目标：1.信息共享：及时传递俱乐部战略调整、政策变动、市场动态等核心信息；2.问题解决：针对运营中出现的具体问题（如客户投诉、设备故障、人员管理等）进行集中讨论，制定解决方案；3.决策优化：围绕经营策略、资源分配、服务提升等议题形成统一意见，确保执行力；4.绩效监督：回顾上月工作完成情况，明确下阶段任务指标，强化绩效考核导向；5.文化宣导：传递俱乐部价值观，增强团队凝聚力，推动扁平化管理理念落地。---二、会议组织1.会议类型-常规会议：每月1日召开，时长60分钟，由行政主管主持，全体部门负责人参与；-专题会议：根据突发事件或专项工作（如大型活动筹备、成本控制等）临时召开，参会人员按需确定；-临时会议：紧急事项需即时讨论时，可由行政主管或部门主管提议，提前通知。2.会议筹备-议题征集：各部门需提前提交议题（含问题描述、建议方案、数据支撑），行政主管汇总后确定会议议程；-通知发布：会议前3日通过俱乐部内部系统、邮件或公告栏发布会议通知，注明时间、地点、参会人员及需准备材料；-场地布置：确保会议室设备（投影仪、麦克风、白板）正常运行，环境整洁，座位安排合理。3.主持职责-主持人在会议开始时重申会议目标，控制发言时间，确保议题不偏离方向；-对于分歧意见，引导成员理性讨论，必要时提出备选方案供集体决策；-会议结束时总结决议事项，明确责任人与完成时限。---三、会议流程1.签到与开场-参会人员按通知时间签到，记录缺席及迟到情况；-主持人简要介绍会议背景，强调重点议题。2.议题讨论-按议程逐项推进，发言人需聚焦问题本质，避免冗长阐述；-鼓励全员参与，但避免个人垄断发言，主持人适时打断并邀请其他成员补充；-对于复杂议题，可安排会后专题研讨或数据核查。3.决议形成-每项议题讨论完毕后，由主持人确认决议内容，形成“会议纪要初稿”；-关键决策需经多数参会者同意，特殊情况可提交俱乐部理事会审议。4.记录与归档-指定专人（行政助理或指定记录员）全程记录会议内容，包括：-出席人员名单；-议题及讨论要点；-决议事项、责任人、完成时限；-待办事项清单。-会议结束后24小时内完成纪要整理，经主持人审核后通过内部系统分发给全体参会者及相关部门。---四、核心要素管理1.人（人力资源管理）-员工关怀：会议中可安排5分钟“员工心声环节”，收集工作建议或困难，体现人文关怀；-绩效反馈：结合会议讨论结果，明确各部门季度考核指标，如客户满意度提升、新会员转化率等；-培训宣导：针对服务规范、安全操作等议题，同步开展隐性培训，强化员工职业素养。2.事（运营事务）-客户服务：集中处理客户投诉案例，分析共性原因（如预约系统漏洞、教练沟通不足），制定改进措施；-课程管理：评估现有课程体系的市场反馈，决定下季度新增项目（如瑜伽进阶班、功能性训练）；-设备维护：通报本月器材巡检结果，对故障设备安排维修并公示进度。3.财（财务管控）-成本分析：对比上月支出与预算差异，重点讨论水电费、物料采购等控制方案；-营收规划：结合季节性因素，调整私教课定价或推出促销活动，提升客单价；-资产盘点：安排半年度固定资产（如智能手环、私教房）盘点计划，防止资产流失。4.物（资源配置）-场地优化：讨论公共区域（如更衣室、淋浴间）改造方案，提升客户体验；-物料采购：根据消耗量预测，制定年度毛巾、水杯等消耗品采购清单；-供应商管理：评估现有合作商（如瑜伽垫供应商）的服务质量，优化合作关系。5.信息（数据驱动）-数据展示：会议中通过图表呈现关键数据，如月活跃会员数、续费率、到课率等；-信息透明：确保所有决议事项在俱乐部内部系统同步更新，便于员工查询；-市场洞察：分享竞品动态（如同区域新开健身房）及行业趋势，提前布局应对策略。6.安全（安全生产）-应急预案：复盘近期发生的意外事件（如客户运动损伤），完善急救流程及保险理赔指引；-设备安全：强调心肺类器材的日常检查要点，要求教练组开展客户安全指导培训；-消防演练：通报本季度消防演习结果，对不足环节（如疏散路线不熟悉）制定整改方案。7.文化（企业文化建设）-价值观传递：通过表彰优秀员工案例，强化“客户至上、专业服务”的核心文化；-团队活动：讨论下月团队建设方案（如户外拓展、生日会），增强员工归属感；-品牌宣传：结合会议决策，调整社交媒体内容策略（如发布教练IP、会员成功故事）。---五、会议纪律1.准时参会：无故缺席将影响年度评优资格，迟到者需说明原因并简要汇报工作；2.专注议题：禁止闲聊或与会议无关事项，手机调至静音或关闭状态；3.书面记录：会议决议需形成文字材料，不得口头传达导致信息偏差；4.闭环执行：责任部门需在规定时限内汇报进展，逾期未达将启动问责机制