文学社档案防霉保护细则

文学社档案防霉保护细则适用范围本细则适用于文学社全体员工及客户，涵盖档案的收集、整理、保管、利用等全流程，旨在规范档案管理，防范霉变风险，确保档案安全与完整。---一、总则文学社档案是文学创作、研究、活动的重要载体，其保存质量直接影响文学传承与社会效益。为保障档案安全，特制定本细则。本细则遵循“预防为主、防治结合”原则，结合文学社行业特点与扁平化管理需求，明确档案防霉责任与措施。档案防霉工作须兼顾经济效益与社会效益，通过科学管理降低损耗，提升档案利用价值。档案防霉工作需纳入绩效考核体系，对档案管理员、部门负责人进行定期评估，确保制度落实。同时，加强员工培训，提升全员防霉意识，体现人文关怀。---二、档案霉变风险识别1.环境因素-温湿度：档案存放环境温度应控制在18℃±2℃，相对湿度60%±5%；长期保存档案需降至45%以下。-通风：档案库房需保持良好通风，避免潮湿空气积聚，但需防止直吹。-光照：避免紫外线直射，档案柜应使用防紫外灯具或遮光窗帘。2.人为因素-档案处理不当：手汗、灰尘、化学物质（如消毒剂）可能加速霉变。-库房管理疏漏：违规存放（如混放易霉物品）、清洁不及时等。3.物品自身因素-材质：纸质档案易吸湿，需使用无酸纸或防霉处理。胶片、照片类档案需专用容器保存。文学社需定期对档案库房进行风险排查，建立霉变隐患台账，由行政主管牵头整改。---三、档案防霉措施1.物理防护-库房建设：档案库房需远离厨房、潮湿区域，墙体、地面做防潮处理，安装温湿度自动调控设备。-存放要求：-纸质档案需用无酸纸袋或档案盒分隔，盒内放置硅胶干燥剂（每年更换）；-纸张朝外存放，避免重压；-薄膜类档案需用聚乙烯袋真空封装。2.化学防护-档案柜内可放置防霉剂（如季铵盐类消毒片），但需定期检测挥发量，避免污染档案。-严禁使用易腐蚀性防霉剂（如甲醛溶液）。3.数字化备份-重要档案需同步录入电子系统，建立多重备份机制，防霉损后可恢复数据。4.定期检测-每季度检测库房温湿度，记录异常情况；-每半年对纸质档案进行霉变检查，重点区域（如古籍、手稿）需每月检测。---四、霉变档案处理流程1.发现霉变-发现档案霉变时，立即隔离污染区域，防止扩散，并上报行政主管。2.专业处理-轻微霉变：用软刷清除霉斑，档案晾干后用紫外线消毒；-严重霉变：委托专业档案修复机构处理，费用纳入年度预算。3.记录与归档-处理过程需详细记录，包括霉变程度、处理方法、费用等，存档备查。---五、责任体系1.行政主管-负责制定防霉制度，监督执行，定期组织培训。2.档案管理员-执行日常防霉措施，记录温湿度，定期检查档案状态。3.部门负责人-确保本部门档案合规存放，参与霉变应急处理。4.全员责任-员工需遵守档案管理规范，严禁擅自处理档案。防霉工作纳入部门绩效考核，占比不低于5%，对失职者按《文学社员工手册》处理。---六、应急预案1.突发霉变-启动应急预案，隔离污染区，疏散无关人员，联系专业机构。2.设备故障-温湿度调控设备故障时，启用备用电源，临时调整档案存放位置。3.自然灾害-雨季或高温天，加强库房通风，必要时将档案转移至安全区域。应急演练每半年开展一次，确保全员熟悉流程。---七、监督与改进行政主管定期抽查档案防霉工作，对问题部门下达整改通知书，整改不合格者追究责任。鼓励员工提出防霉优化建议，优秀建议给予奖励。---附则1.本细则自发