《电力企业会计档案管理工作指南》

ICS01.140.20

CCSA14

JSEPA

江苏省电力行业协会团体标准

T/JSEPAXXXX—XXXX

电力企业会计档案管理工作指南

Guidelinesformanagementofaccountingarchivesinelectricpowerenterprises

（征求意见稿）

在提交反馈意见时，请将您知道的相关专利连同支持性文件一并附上。

XXXX-XX-XX发布XXXX-XX-XX实施

江苏省电力行业协会  发布

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电力企业会计档案管理工作指南

1范围

本指南规定了电力企业会计资料收集、整理、归档及会计档案保管、利用、鉴定、销毁、移交、处

置等管理方法。

本指南适用于电力企业开展会计资料和会计档案管理，其他行业可以参考使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

DA/T13档号编制规则

DA/T39会计档案案卷格式

DA/T94电子会计档案管理规范

3术语和定义

请选择适当的引导语

会计资料accountinginformation

会计资料是指在会计核算过程中形成的，记录和反映单位经济业务事项的各种会计信息记录，主要

包括：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料。

会计凭证accountingdocument

记录经济业务，明确经济责任，按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。

[来源：《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》（DA/T95

—2022）]

会计账簿accountingbook

由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务事

项的簿籍。

财务会计报告accountingstatement

单位对外提供的反映单位某一特定日期的财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信

息的文件。

[来源：中华人民共和国财政部令第76号财政部关于修改《企业会计准则——基本准则》的决定第

四十四条]

其他会计资料otheraccountinginformation

包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会

计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料

[来源：中华人民共和国财政部国家档案局令第79号会计档案管理办法第六条]

会计档案accountingarchive

单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文

字、图表等各种形式的会计资料。包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

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[来源：中华人民共和国财政部国家档案局令第79号会计档案管理办法第三条]

电子会计资料electronicaccountingdocument

单位在进行会计核算过程中通过计算机等电子设备形成、传输、存储的记录和反映单位经济业务事

项的电子形式的各种会计信息记录。

注：电子会计资料包括以电子形式存在的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。其中，财务会计报

告包括企业财务会计报告、政府会计主体的财务报告和决算报告、民间非营利组织财务会计报告，以及其他会

计主体的财务会计报告。

[来源：DA/T94—20223.1]

电子会计档案electronicaccountingarchive

在会计核算工作中由电子计算机直接形成或接收、传输、存储并归档，记录和反映单位经济业务事

项，具有凭证、查考和保存价值的电子会计资料。

[来源：DA/T94—20223.2]

电子会计档案管理信息系统electronicaccountingarchivesmanagementinformationsystem

单位用于电子会计资料收集、整理、归档以及电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等业务

的电子档案管理信息系统或软件功能模块。

[来源：DA/T94—20223.5]

4管理职责

单位管理职责

单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等

管理制度，采取可靠的安全防护技术措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

会计管理机构职责

包括单位会计机构或会计人员所属机构，其职责如下：

a)按照会计资料归档范围和归档要求，负责将应当归档的会计资料收集齐全、规范整理立卷，

编制会计档案保管清册。

b)按照单位档案管理规定，负责会计档案在会计机构保存期间的保管和利用等工作。

c)负责定期向本单位档案管理机构归档会计档案。

档案管理机构职责

4.3.1负责本单位会计档案的归口管理，负责对会计资料收集、整理、归档进行指导和监督。

4.3.2负责本单位会计档案接收、保管、统计、利用、鉴定、销毁、处置等管理。

4.3.3单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

信息技术机构职责

4.4.1负责在会计核算系统及业务系统规划、分析、设计、实施、运维等过程中落实电子会计资料归

档要求，将电子会计资料归档要求在会计核算系统及业务系统中予以实现。

4.4.2负责为会计资料归档和会计档案提供信息技术支持。

4.4.3负责电子会计档案管理信息系统及会计核算系统等业务系统的运行维护。

5会计资料形成

单位的会计管理机构应确保在会计资料的形成过程中，准确完整、连续系统地记录单位的经济活

动或业务活动，满足档案使用的信息需求，形成的载体和书写印制材料应符合档案保护要求。

单位的会计管理机构按照归档范围和归档要求，负责定期将应归档的会计资料整理立卷，确保案

卷内的会计资料齐全、完整，签章手续完备，并编制会计档案保管清册。

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6会计资料收集

会计资料归档范围包括：

a)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证。

b)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。

c)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

d)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、

会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资

料。

7会计资料整理

摘要

将会计资料进行分类、组卷、排列、装订、编号和编目、装盒使之有序化的过程。

分类

7.2.1分类原则

会计资料类型一般分为：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类。应根据单位的实际情况

拟定分类方案，分类方案一经确定，应保持相对稳定。在一个会计年度内，按照会计凭证、会计账簿、

财务会计报告、其他会计资料分别整理组卷。

7.2.2分类方法

可根据单位实际采用下列一种分类方法：

a)按照会计年度-会计资料文件类型-保管期限进行分类。

b)按照会计资料文件类型-会计年度-保管期限进行分类。

7.2.3保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期。定期保管一般分为30年、10年。会计档案的保管期限，从会

计年度终了后的第一天算起。

组件和组卷

7.3.1会计凭证按记账凭证号组件，记账凭证及其附带的原始凭证、其他附件等组成一件。会计凭证

一般按月组卷，根据凭证数量的多少，将凭证按照编号顺序分别组成一卷或数卷，如有特殊情况，各单

位可自行处理。实行会计凭证分类的，按类型结合时间组卷，不同类型的会计凭证不应组成一卷。

7.3.2会计账簿按科目、会计周期，结合单个文件数量组件。会计账簿应在一个会计年度内按类型定

期组卷。

7.3.3财务会计报告按类型结合周期组件，不同类型、不同周期的报告不应组成一件。财务会计报告

按年度结合保管期限组卷。

7.3.4其他会计资料按类别结合时间整理组卷，不同类别和保管期限的其他会计资料不应组成一卷。

7.3.5不便随同记账凭证一同装订或保管期限明显不同的原始凭证，如合同、涉外凭证、工资名册凭

证等，可抽出单独组卷，并在原记账单上注明所抽出的凭证编号、数量和去向，由立卷人签署，建立对

照关系。

排列

7.4.1会计凭证

会计凭证按时间、编号先后顺序排列。单位实行会计凭证分类的，会计凭证案卷按类型结合时间顺

序排列。

7.4.2会计账簿

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7.4.2.1会计账簿应在一个会计年度内定期组卷，卷内会计账簿按形成时间先后顺序排列。

7.4.2.2会计账簿应按照其类型进行分类排列，如总账、明细账、日记账等。不同类型的账簿应分别

存放，以便于管理和查找。在账簿类型分类的基础上，同一类型的账簿应按照其开设的时间顺序进行排

列。对于同一时间开设的多个相同类型的账簿，如多个明细账，可以按照其编号或名称的字母顺序进行

排列。

7.4.3财务报告

7.4.3.1年度财务报告应单独立卷，可视归档内容多少分卷册。季度、月度财务报告可以根据文件的

数量情况进行组卷。财务报告的文字材料是对会计报告的分析和说明，必须与会计报表合并组卷。

7.4.3.2本单位的财务报告与下属单位报告分开组卷，不同年度、不同保管期限的报告分开组卷。

装订

7.5.1一般要求

会计档案装订前，应对不符合要求的会计资料进行修整。装订应牢固、安全、简便，做到不损页、

不倒页、不压字，装订后保持平整，有利于档案的保护和管理。

7.5.2会计凭证

7.5.2.1会计凭证一般采用左上角两孔一线或者左侧三孔一线装订方法，装订时应含有封面和封底。

左上角装订应在装订处加封包角纸，在骑缝处加盖立卷人名章。封面应加盖立卷人和会计主管印章。

7.5.2.2折叠整齐，纸张面积大于记账凭证的原始凭证应进行折叠，对于小幅面的票据要附纸加衬或

接边，以便于装订。

7.5.2.3采用左上角两孔一线装订方法的，应左对齐、上对齐；采用左侧三孔一线装订方法的，应左

对齐、下对齐。

7.5.3会计账簿

7.5.3.1会计账簿在装订前，应按账簿启用表（式样与填写按照DA/T39执行）的使用页数，核对各个

账户账页的完整情况及排列顺序。

7.5.3.2会计账簿装订顺序为会计账簿装订封面、账簿启用表、账户目录、按本账簿项顺序装订账页、

会计账簿装订封底。

7.5.3.3会计账簿的封面处，应加盖立卷人印章。

7.5.3.4装订后，会计账簿脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

7.5.4会计报告

7.5.4.1采用左侧三孔一线方式装订，应左对齐、下对齐。

7.5.4.2装订顺序为会计报告封面、会计报告编制说明、各类会计报告及附注、会计报告封底。

编号

7.6.1编号要求

会计档案应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、

简单性原则。依据《档号编制规则》(DA/T13)进行编号。

7.6.2编号结构

7.6.2.1档号由全宗号-类别号-案卷号-件号顺序构成，根据不同分类方法，可以采用以下两种结构编

制档号：

a)全宗号-类别号（档案门类代码•会计资料类型•年度）-案卷号-件号。

b)全宗号-类别号（档案门类代码•年度•会计资料类型）-案卷号-件号。

7.6.2.2如有多个会计主体的情况下，可在类别号中新增一级会计主体代码，以作区分。编号方式一

经选定，应当保持相对稳定。

7.6.3编号内容及方法

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7.6.3.1全宗号：各级立档单位的档案全宗代号。一般采用4位代码标识全宗号，其中第1位用大写

汉语拼音字母标识全宗属性，后3位用阿拉伯数字标识顺序号。

7.6.3.2类别号：类别号由分类方案给定，由档案门类代码、会计资料类型、文件形成年度构成，有

不同会计主体的，可以在类别号中增加会计主体。档案门类代码为KU，会计资料4种类型（会计凭证、

会计账簿、会计报告、其他会计资料）可以用阿拉伯数字或大写汉语拼音字母表示，文件的形成年度以

4位阿拉伯数字标注。会计资料类型代码采用阿拉伯数字方式编制，会计凭证的会计资料类型代码可为

01，会计账簿的会计资料类型代码可为02，会计报告的会计资料类型代码可为03，其他会计资料的会

计资料类型代码可为04。会计资料类型代码采用大写汉语拼音字母方式编制，会计凭证的会计资料类

型代码可为PZ，会计账簿的会计资料类型代码可为ZB，财务会计报告的会计资料类型代码可为BG，其

他会计资料的类型代码可为QT。会计主体可以用两位阿拉伯数字或大写汉语拼音字母表示，由各单位

自行制定。

7.6.3.3案卷号：案卷排列的顺序代码。同一分类号下的案卷流水号，用4位阿拉伯数字标识，不足

4位的以0补足，例如“0001”。

7.6.3.4件号：归档的文件排列的顺序代码。同一案卷下的文件流水号，用4位阿拉伯数字标识，不

足4位的以0补足，例如“0001”。

7.6.4编号示例

7.6.4.1会计资料类型代码采用大写汉语拼音字母方式编制。

——按照会计年度-会计资料文件类型-保管期限进行分类。档号：J011-KU•2022•BG-001-001，表

示2022年会计报告第1卷第1件；或J011-KU•2022•BG•02-001-001（02为会计主体编号），

表示2022年第二个会计主体会计报告第1卷第1件。

——按照会计资料文件类型-会计年度-保管期限进行分类。档号：J011-KU•BG•2022-001-001，表

示2022年会计报告第1卷第1件；或J011-KU•BG•2022•02-001-001（02为会计主体编号），

表示2022年第二个会计主体会计报告第1卷第1件。

7.6.4.2会计资料类型代码采用阿拉伯数字方式编制。

——按照会计年度-会计资料文件类型-保管期限进行分类。档号：J011-KU•2022•03-001-001，表

示2022年会计报告第1卷第1件；或J011-KU•2022•03•02-001-001（02为会计主体编号），

表示2022年第二个会计主体会计报告第1卷第1件。

——按照会计资料文件类型-会计年度-保管期限进行分类。档号：J011-KU•03•2022-001-001，表

示2022年会计报告第1卷第1件；或J011-KU•03•2022•02-001-001（02为会计主体编号），

表示2022年第二个会计主体会计报告第1卷第1件。

编目

7.7.1编写页号。装订成册的会计报告和其他会计资料，应编制页码。以有图文页面为一页，空白页

不编制页码。应逐页编写编制页码，标注在正面右下角或背面左下角的空白位置。文件材料已印制成册

并编有页码的，或拟编制页码与文件原有页码相同的，可保持原有页码不变。

7.7.2编制目录。案卷目录、卷内目录、卷内备考表编制及填写方法按照DA/T39执行。

装具及其制成材料

会计凭证盒、会计档案盒格式及制成材料质量按照DA/T·39执行。会计凭证封面、封底和会计凭证

盒的外形尺寸可根据会计凭证尺寸采用275mmx155m(长×宽)或310mmx260m(长×宽)，盒脊厚度可根据需

要设置30mm、40mm、60mm等。会计档案盒的外形尺寸采用310mm×220mm或310mm×260mm（长×宽），盒

脊厚度可根据需要设置20mm、30mm、40mm等。

8会计资料归档

归档时间

8.1.1当年形成的经系统整理的会计资料在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，

再移交单位档案管理机构保管。

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8.1.2因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计

档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员

不得兼管会计档案。

归档要求

8.2.1单位会计人员应定期将会计资料进行系统整理并归档。

8.2.2归档的会计资料应要求齐全、完整、准确，且分类清楚、组卷合理、排序科学、编目清晰。

8.2.3单位会计机构在办理会计档案移交时，应编制会计档案移交清册，见附录A。

8.2.4移交会计档案时，会计机构和档案机构有关人员必须逐卷认真清点核实，并由交接双方按规定

在会计档案移交清册上注明交接人、时间、数量等，签字盖章后双方各执一份，以备查考。

9会计档案保管

会计档案排架

9.1.1按照本单位会计档案分类方案进行排架，单位有多个核算单位的会计档案，宜分开存放。如预

算会计、企业会计、基建会计、工会会计等。

9.1.2会计档案整理完毕后排架应整齐有序，库位标识清楚，排架方法应避免频繁倒架。

9.1.3排架顺序应统一，案卷一般应按从上到下，从左到右的顺序排列。

9.1.4案卷在柜架上应保持适宜的饱和度，避免排放过挤增加案卷摩擦或排放太松影响库位有效利用。

会计档案保管

9.2.1应加强对会计档案的安全保管，若需对会计档案重新拆封整理，应会同会计部门相关人员共同

完成。会计部门负责会计档案临时保管，档案部门负责会计档案永久保管。

9.2.2会计管理机构临时保管：

a)会计机构应指定专人负责会计档案的临时保管工作，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。

b)会计机构应配备专用的档案库房、档案柜，确保会计档案有合适的存放空间。

c)档案库房、档案柜应具备防火、防盗、防潮、防尘等功能，以保障档案的安全。

d)会计机构应定期对临时保管的会计档案进行盘点和检查，确保档案的完整性和安全性。

e)如发现档案缺失、损坏或异常，应立即向会计部门负责人报告，并采取相应措施进行处理。

9.2.3档案管理机构集中保管，会计档案库房应配置必要的设备，满足防火、防盗、防紫外线、防有

害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防有害气体要求，最大限度地延长档案的寿命。并定期对会计档

案进行盘库，检查以下内容：

a)档案存放位置是否正确。

b)档案数量是否与清单保持一致，是否有短缺和破损情况。

c)档案是否发生霉变、虫蛀和鼠害等情况。

d)档案有关标识是否褪色、脱落。

10会计档案开发利用

会计档案利用

10.1.1会计档案查阅、复制、借出时应严格遵循档案利用制度，并履行登记手续，严禁涂画、拆封、

抽换、篡改和损坏会计档案。

10.1.2会计档案一般不外借。确因工作需要必须借出时，应当严格按照规定办理借出手续，并在规定

时间内归还。

10.1.3外单位查阅本单位会计档案时，应持单位介绍信、工作证、身份证等有效证件，经财务管理机

构负责人同意、单位负责人批准，在财务人员带领下可到档案管理机构进行会计档案的查阅。由档案人

员进行详细登记其查阅会计档案人员的工作单位、查阅日期、查阅会计档案名称及查阅理由。

10.1.4本单位其他部门查阅会计档案时，必须经财务管理机构负责人同意，档案人员方可提供查阅，

并办理查阅登记手续。查阅会计年度报表必须经单位分管领导批准。

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10.1.5财务人员因工作需要查阅会计管理机构保存的会计档案时，必须按规定及时归还。若要借阅已

经入库的会计档案，必须办理有关借阅登记手续。

10.1.6会计档案应及时反馈会计档案利用效果，包括利用目的、利用卷次、解决问题程度等。

会计档案编研

10.2.1提要

单位应以馆（室）藏会计档案为基础，根据利用需求对会计档案信息进行研究和加工，编辑各种类

型的会计档案编研成果。

10.2.2基础数字汇集

利用会计档案中各方面的数据信息，将单位经济管理活动按若干项目编辑而成的一种参考资料。其

作用是供单位领导和业务人员全面、系统地掌握情况。

10.2.3重要数据汇集

按照时间顺序，将资金、产值、利润、利税、工资、奖金成本等分项制成表格而形成的档案参考资

料。

10.2.4阶段性资金分析表

按时期对比和反映企业资金运转使用情况的参考资料，主要供单位领导掌握单位经营情况、总结经

验教训和研究发展方向。

11会计档案鉴定、销毁

鉴定

11.1.1电力企业应成立由档案管理机构牵头，会计、审计、纪检监察等机构或人员共同参与的会计档

案鉴定工作领导小组(委员会)，定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定。必要时可邀请相关领域专家

参与。

11.1.2鉴定结束后，应当形成鉴定意见书。鉴定意见书内容一般包括:鉴定工作的目的和要求、被鉴

定档案的范围和内容(包括种类、项目和数量等)、鉴定委员会(或领导小组)情况、鉴定工作过程安排、

销毁及调整保管期限的档案数量统计情况等。

11.1.3经鉴定，对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注，对确无保存价值的档案，

应当按规定报档案鉴定小组(委员会)审批，予以销毁。

重新划分保管期限

经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限。保管期满但未结清的债权债务会计凭证

和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，并在会计档案鉴定意见书、

会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

销毁

11.3.1经鉴定可以销毁的会计档案，档案管理机构牵头编制档案销毁清册，见附录B，列明拟销毁会

计档案的档号、案卷题名、册数、起止日期、应保期限、已保管期限和销毁时间等。单位负责人、档案

管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清

册上签署意见。

11.3.2单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会

计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对。在会计档案销毁后，应当在会计档

案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况报告本单位负责人。会计档案销毁清册永久保存。

11.3.3会计档案销毁应当在指定场所进行。

11.3.4涉密会计档案的销毁应当符合《国家秘密载体保密管理规定》。

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12会计档案移交、处置

会计档案向综合档案馆的移交

12.1.1列入同级国家综合档案馆进馆名录中的单位应按国家规定定期向综合档案馆办理会计档案移

交工作。

12.1.2移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册

数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

12.1.3交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单

位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

特殊情况下会计档案的处置

12.2.1单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止或办理注销登记手续之前形成的会计档

案，按照国家档案局令第17号《国有企业资产与产权变动档案处置办法》等有关规定处置。

12.2.2单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可以查阅、复

制与其业务相关的会计档案。

12.2.3单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理

的有关规定处置，各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

12.2.4单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按照规

定办理交接手续。

12.2.5单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、

复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务

单位保存，并按照规定办理交接手续。

12.2.6单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单

位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。

13电子会计档案管理

单位可以利用计算机、网络通信等现代信息技术手段管理会计档案。单位内部形成的电子会计资

料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档、保存。

a)电子会计资料来源真实有效，由相应的信息系统生成和传输。

b)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据;能够输出符合归档

格式的会计凭证、账簿、报表等会计资料;设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证

程序。

c)使用的档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案数据，符合电子数据长期保管

要求，并建立了电子会计档案与相应纸质会计档案的索引关系。

d)采取有效措施，防止电子会计档案数据被篡改。

e)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

f)不属于永久保存的会计档案。

g)单位从外部接收的原始凭证，并符合《中华人民共和国电子签名法》规定的第三方认证的电

子签名，且同时满足电子签名法第七条规定条件的，可仅以电子形式归档保存。

电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作的

要求，见DA/T94。

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附录A

（资料性）

会计档案保管/移交清册

单位名称：

序号档号案卷题名起止日期保管期限件数页数备注