学校印章使用管理制度

学校印章使用管理制度一、总则1.为加强学校印章管理，规范印章使用程序，确保学校印章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本制度。2.本制度所指印章包括学校公章、法定代表人印章、各类专用印章（如财务专用章、合同专用章等）。二、印章的保管1.专人负责学校公章、法定代表人印章由学校办公室指定专人保管，专用印章由相应的职能部门指定专人保管。印章保管人员应具备高度的责任心和良好的职业道德，确保印章安全。2.保管环境印章应存放在专门的保险柜或带锁的文件柜内，钥匙与印章应分开存放。印章使用完毕后，应及时放回原处妥善保管。三、印章使用的范围1.学校公章用于以学校名义发出的文件、函件、报表、证明等。包括向上级主管部门报送的各类材料，与其他单位或个人签订的重要协议、合同等。涉及学校重大事项的决策文件、公告、通知等，需加盖学校公章以体现学校的权威性。2.法定代表人印章主要用于需要法定代表人签字确认的重要文件、合同、协议等，与学校公章配合使用或根据具体规定单独使用。3.专用印章财务专用章：用于学校财务相关的票据、报表、凭证等，如支票、汇票、财务报表等，以确认财务事项的真实性和有效性。合同专用章：专门用于学校签订的各类合同，明确合同的主体是学校，保障合同的法律效力。其他专用印章（如招生专用章、学籍管理专用章等）仅用于各自规定的特定业务范围内的文件和材料。四、印章使用的审批程序1.一般文件和材料使用学校公章或专用印章，由使用部门填写《印章使用申请表》，注明使用事由、文件名称、份数等信息。申请表需经部门负责人签字审核，对于涉及学校重要事务或可能产生重大影响的文件，需经主管校领导审批。印章保管人员在确认申请表审批手续完备后，方可使用印章。2.重大事项文件对于涉及学校重大利益、对外投资、贷款、担保等重大事项的文件、合同、协议等，除了按上述一般程序审批外，还需经校长办公会或党委会讨论通过，并由校长或法定代表人签字批准后方可使用相应印章。3.紧急情况在特殊紧急情况下，如因不可抗力因素无法及时履行审批手续，但又必须使用印章的，可经电话向有关领导请示批准后先使用印章，但事后应及时补办审批手续，补齐《印章使用申请表》。五、印章使用的登记1.每次印章使用都必须进行详细登记，登记内容包括使用日期、使用部门、使用人、文件名称、用印份数、审批人等信息。2.印章保管人员应确保登记信息的准确性和完整性，《印章使用登记表》应妥善保存，以备查阅。六、印章的外带使用1.原则上印章不得外带使用。如因特殊情况需要外带使用印章，必须经校长或主管校领导批准。2.外带印章时，应由印章保管人员或指定专人负责携带和使用，使用过程必须严格遵守印章使用规定，并做好使用记录。七、印章的刻制与废止1.刻制学校印章的刻制需经上级主管部门批准，由学校办公室统一办理。新印章启用时，应发布启用通知，明确启用日期和使用范围。2.废止当印章因磨损、损坏或机构变更等原因需要废止时，由学校办公室负责收缴，并登记造册。废止的印章应按规定进行封存或销毁处理，同时发布印章废止通知。八、责任追究1.若因印章保管人员疏忽导致印章丢失、被盗或被非法使用，应视情节轻重对保管人员进行批评教育、警告或追究其相应的法律责任。2.对于未经批准擅自使用印章或越权审批使用印章的行为，将追究相关责任人的责任，造成学校损失的，应责令其赔偿损失，并视情节给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。