合同评审及档案管理一体化工具

合同评审及档案管理一体化工具模板一、工具适用场景与价值本工具适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的法务、采购、销售、行政等部门的合同全生命周期管理，尤其适合以下场景：合规管控需求：需保证合同条款符合法律法规、行业规范及企业内部制度，规避法律风险；效率提升需求：解决传统合同评审流程繁琐（如线下签字流转慢）、信息孤岛问题，实现跨部门协同；档案规范需求：解决合同散乱存储、查找困难、归档标准不统一等问题，保证档案完整性、可追溯性；审计与风控需求：快速调取合同历史记录，支持审计检查、纠纷处理及数据统计分析。二、全流程操作步骤详解（一）合同发起与信息录入登录系统：用户通过企业内部账号登录“合同评审及档案管理一体化系统”，选择“合同管理”模块，“新建合同”。选择合同类型：根据业务性质选择合同类型（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等），系统自动关联对应模板库。填写基本信息：合同名称：需明确反映合同核心内容（如“公司2024年度办公用品采购合同”）；合同编号：按规则自动（如“CG-2024-X”，其中“CG”代表采购，“2024”为年份，“X”为流水号），支持手动修改；合同主体：准确填写甲方（采购方/服务接受方）、乙方（供应商/服务提供方）的名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等；核心条款：录入合同金额（大小写）、签订日期、合同期限、履行地点、付款方式、违约责任等关键信息；附件：合同草案、资质文件（如营业执照、许可证）、技术参数、previouscorrespondence等支撑材料，支持PDF、Word、Excel格式。（二）多部门协同评审设定评审流程：系统根据合同类型自动匹配默认评审流程（如采购合同需经业务部门→法务部门→财务部门→分管领导评审），发起人可自定义流程（如增加技术部门评审）。发起评审：确认信息无误后，“提交评审”，系统自动将合同及附件推送至第一评审人（如业务部门负责人*经理）。各部门评审操作：业务部门：审核合同内容的商务条款（如标的物描述、数量、价格、交付期限）是否符合业务需求，填写评审意见（示例：“同意，但需明确交付验收标准”）；法务部门：审核合同合法性（如条款是否违反法律法规、是否存在法律风险）、合规性（如是否符合企业内部制度）、完整性（如是否缺少必备条款），标注修改建议（示例：“第5条违约责任需明确‘逾期付款的日万分之五违约金’”）；财务部门：审核付款条款（如付款节点、金额、票据要求）、预算匹配度、税务处理（如发票类型、税率），填写意见（示例：“同意分期付款，但需提供等额增值税专用发票”）；其他部门：根据需要参与评审（如技术部门审核技术参数、人力资源部门审核劳动合同条款）。意见反馈与修改：评审人需在规定时限内（如2个工作日）完成评审，逾期未操作系统自动提醒；若存在修改意见，系统自动退回发起人，发起人根据意见调整合同内容后重新提交评审；若所有评审人“同意”，流程进入审批环节。（三）审批决策与签署分级审批：根据合同金额及重要性，系统自动匹配审批权限（如金额≤10万元由部门总监审批，＞10万元由总经理审批），审批人查看评审意见后“批准”或“驳回”（驳回需注明理由）。用印管理：审批通过后，发起人提交用印申请，已审批的合同文本，系统对接电子签章/实体印章管理平台，支持在线用印（电子签章）或线下登记用印（实体印章），用印完成后“用印记录”（含用印人、用印时间、印章编号）。合同签署：电子合同：通过系统发送至对方签署方，对方在线完成签名（支持人脸识别、手机验证码），双方签署完成后系统自动带电子签章的正式合同；纸质合同：打印纸质文本，双方签字盖章后，由发起人扫描至系统，与电子版同步归档。（四）档案标准化归档归档信息核对：合同签署完成后，系统自动触发“归档提醒”，档案管理员*专员核对合同信息（编号、名称、主体、金额等）与签署结果是否一致，附件是否完整（如合同文本、签署页、用印记录、评审意见表）。档案分类与编号：按合同类型分类（如采购类、销售类、服务类、劳动类），再按签订年度排序；档案编号规则：合同类型缩写-年份-流水号（如“CG-2024-005”），与合同编号关联，保证唯一性。档案存储：电子档案：将合同文本、附件、签署记录等统一存储至系统指定文件夹，支持加密（仅授权人员可查看），自动“档案密级”（如公开、内部、秘密）；纸质档案：将纸质合同文本（含附件）装入档案袋，标注档案编号、合同名称、归档日期，存放于企业档案室指定位置，同步登记“档案存放台账”。（五）动态查询与统计分析查询功能：支持多维度查询（如合同编号、合同名称、主体名称、签订日期、合同类型、评审状态、归档状态），输入条件后系统自动展示符合条件的合同列表，可查看详情（含评审意见、审批记录、归档信息）。统计分析：系统自动统计报表，如：合同金额分布（按类型/部门/月份）；评审效率分析（平均评审时长、部门评审耗时）；合同履行状态跟踪（待履行、履行中、已完成、已终止）；风险预警（如即将到期的合同、未按时归档的合同）。三、核心模板表格示例（一）合同基本信息表字段名称填写要求示例合同编号系统自动或按规则手动填写，保证唯一CG-2024-008合同名称明确反映核心内容，避免模糊表述公司2024年度IT服务采购合同甲方名称与营业执照、公章一致科技有限公司乙方名称与营业执照、公章一致信息技术有限公司合同类型从模板库中选择（采购/销售/服务/租赁等）服务合同合同金额（大写）中文大写，无涂改人民币壹拾万元整合同金额（小写）阿拉伯数字，保留两位小数￥100,000.00合同期限起始日期-终止日期2024-01-01至2024-12-31主要标的简述合同核心内容（如服务内容、货物名称）年度IT系统运维服务评审状态系统自动更新（待评审/评审中/已通过/已驳回）已通过归档状态系统自动更新（未归档/已归档）已归档当前处理人当前流程节点负责人*法务专员（二）合同评审意见表合同编号CG-2024-008评审环节法务评审评审部门/人员法务部*法务专员评审日期2024-01-10评审意见□同意□修改后同意□不同意（勾选并填写）修改后同意修改建议1.第3条“服务范围”需补充具体服务内容清单；2.第8条“违约责任”需增加“因乙方原因导致服务中断的，乙方需按日支付合同总额0.1%的违约金”。签名*法务专员（电子签名）（三）合同归档登记表档案编号CG-2024-008-DA合同编号CG-2024-008归档日期2024-01-15档案类型□正本□副本□电子档案合同名称公司2024年度IT服务采购合同保管期限长期（合同终止后10年）存放位置档案室A区-3层-5号柜密级□公开□内部□秘密归档人*档案专员检查人*行政经理附件清单1.合同正本（1份）；2.乙方营业执照复印件；3.技术服务协议；4.电子签章记录。（四）合同查询台账表查询条件（合同名称）IT服务采购合同查询日期2024-03-01序号合同编号甲方名称乙方名称1CG-2024-008科技有限公司信息技术有限公司2CG-2024-015科技有限公司软件有限公司导出功能支持Excel/PDF导出操作日志*业务经理于2024-03-0110:30查询四、使用关键注意事项与风险提示（一）信息准确性管理合同基本信息（如主体名称、金额、期限）需与营业执照、合同文本完全一致，避免因信息错误导致法律风险；统一社会信用代码、银行账户等关键信息需通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实，禁止录入虚假信息。（二）评审流程规范性评审人需按时完成评审，严禁“先签字后补意见”或“代签”；评审意见需具体明确（如“修改第X条”而非“需修改”），避免模糊表述导致歧义；若评审过程中需补充材料，应及时与发起人沟通，保证评审依据充分。（三）档案安全与合规电子档案需定期备份（建议每日增量备份、每周全量备份），备份数据存储于独立服务器或云端，防止数据丢失；档案密级划分需符合企业保密制度，秘密级以上档案需经授权才能查看，严禁外泄；纸质档案存放需符合防火、防潮、防虫要求，定期检查档案袋完整性，破损档案及时修复。（四）变更与终止合同处理合同履行过程中如需变更（如金额、期限调整），需重新发起“变更评审流程”，评审通过后签订补充协议，同步更新档案信息；合同终止（如到期解除、违约解除）后，需在系统中更新“合同状态”，并归档终止协议、履行证明等材料，