采购合同审核与执行情况跟踪记录表

采购合同审核与执行情况跟踪记录表使用指南一、适用场景：企业采购全流程规范化管理需求在企业采购管理中，合同是明确供需双方权责的核心法律文件，从合同签订前的审核到执行中的履约跟踪，再到付款结算，涉及采购、法务、财务、业务等多个部门协同。为避免合同条款漏洞、执行进度滞后、付款异常等问题，需通过标准化跟踪记录表实现：合同审核流程留痕，保证条款合规、风险可控；执行进度实时监控，保障供应商按时交付、企业按约履约；付款节点与执行情况联动，防范超付、迟付风险；异常情况及时预警与处理，降低采购纠纷。本工具适用于各类企业（生产型、贸易型、服务型）的采购合同管理场景，涵盖原材料、设备、服务、工程等各类采购类型。二、操作步骤：从合同签订到执行闭环的全流程指引（一）合同信息录入：建立基础档案操作主体：采购专员*操作内容：收到供应商提交的合同草案后，首先核对合同基本信息，包括：合同编号（按企业规则编码，如“CG-2024-X”）；合同名称（需体现采购标的，如“型号生产设备采购合同”）；供需双方全称、统一社会信用代码、地址、联系人及电话；采购标的名称、规格型号、数量、单位、单价、合同总价（大写及小写）；履约期限（分批次交付的需明确各批次时间）、交付地点、运输方式；付款方式（如“预付款30%到货验收后60%质保金10%”）、收款账户信息；质量标准、验收方法、违约责任、争议解决方式等核心条款。将上述信息完整录入“采购合同执行跟踪表”（见第三部分），扫描合同原件作为附件至企业合同管理系统（或纸质归档），保证信息与合同文本一致。（二）合同审核发起：多部门合规把关操作主体：采购专员发起，法务专员、财务专员、部门负责人逐级审核操作内容：采购部门初审：重点审核采购需求的匹配性（如数量、规格是否与申购单一致）、供应商资质（如营业执照、相关行业资质是否在有效期内）、价格合理性（比价记录是否完整）。法务部门审核：重点审核合同条款的合法性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规）、完整性（是否缺少违约责任、争议解决等关键条款）、严谨性（如用词是否歧义、权责是否对等）。法务专员*需在“审核意见”栏明确标注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明具体修改理由。财务部门审核：重点审核付款条款的合理性（如预付款比例是否符合企业规定、质保金比例是否适当）、发票要求（如是否约定“全额增值税专用发票”）、资金支付计划（是否与企业现金流匹配）。部门负责人终审：采购部门负责人*结合业务需求及各部门意见，最终确认合同是否可签订，签字确认后流转至供应商盖章。注意：审核环节需在3个工作日内完成（特殊情况除外），所有审核意见需书面记录（电子或纸质），保证责任可追溯。（三）合同签订与归档：固化法律效力操作主体：采购专员、行政专员操作内容：供应商审核通过后，由采购专员*负责与供应商沟通盖章事宜，保证合同文本双方签字盖章页完整（企业盖合同章或公章，供应商盖公章或合同章）。收到供应商盖章的合同原件后，采购专员需再次核对与草案内容是否一致，无差异后1个工作日内将原件移交行政专员归档。行政专员*在合同管理系统中更新合同状态为“已签订”，并将扫描件与“采购合同执行跟踪表”关联，保证合同信息可随时查询。（四）执行跟踪：动态监控履约进度操作主体：采购专员（主导）、仓库管理员、使用部门负责人*操作内容：交付阶段跟踪：供应商按合同约定时间交付时，仓库管理员*需核对到货数量、规格、外观质量，并在“交付记录”栏填写实际到货时间、数量、验收结果（如“合格”“部分不合格”“待检”）。如需第三方检测（如特种设备、原材料），检测合格后由使用部门负责人*在“验收意见”栏签字确认。出现延迟交付、数量不符或质量问题，采购专员需立即记录异常情况（包括问题描述、供应商回复、处理方案），并同步法务专员评估是否追究违约责任。付款阶段跟踪：财务专员*根据合同约定的付款节点（如“到货验收后60天内”），在“付款计划”栏标注应付款日期、金额。采购专员*提前3个工作日提醒财务部门准备付款，并提交付款申请（附验收单、发票等凭证）。财务部门付款后，在“付款记录”栏填写实际付款日期、金额、支付方式，更新合同剩余应付金额。质保阶段跟踪：质保期内，使用部门负责人需跟踪采购标的的使用情况，发觉质量问题及时反馈至采购专员，由采购专员*联系供应商维修、更换或退款，并在“质保期记录”栏登记处理结果。（五）异常处理：建立闭环管理机制操作主体：采购专员牵头，法务专员、财务专员、部门负责人协同操作内容：异常分类：包括延迟交付、质量不达标、数量短缺、付款延迟、供应商违约等。处理流程：发觉异常后，采购专员*需在24小时内填写“异常情况说明”，包括异常发生时间、问题描述、影响分析（如是否影响生产进度）。组织相关部门（如使用部门、法务部门）召开异常处理会议，制定解决方案（如“要求供应商3日内补交货物”“扣除违约金元”）。跟踪解决方案执行情况，直至问题解决后，在“异常处理结果”栏记录处理过程、责任人及完成时间，关闭异常项。（六）合同关闭与复盘：总结优化经验操作主体：采购专员、采购部门负责人操作内容：合同全部履行完毕（包括交付、验收、付款、质保金返还），采购专员*在“执行总结”栏填写履约总体评价（如“供应商履约良好，无重大异常”“存在延迟交付，已通过违约条款约束”），更新合同状态为“已关闭”。采购部门负责人*组织季度或年度合同复盘，分析常见问题（如法务审核条款漏洞、跟踪不及时导致逾期），提出优化建议（如完善合同模板、增加跟踪频次），持续提升采购管理水平。三、记录模板：采购合同执行跟踪表（标准版）合同基本信息合同编号CG-2024-X合同名称型号生产设备采购合同供应商全称科技有限公司供应商统一社会信用代码X供应商联系人及电话张*，138采购部门生产采购部采购专员李*合同签订日期2024年3月15日合同总金额（元）500,000.00（大写：伍拾万元整）履约期限2024年4月1日至2024年6月30日（分3批交付，每批间隔30天）付款方式预付款30%（合同签订后5日内）、到货验收后60%、质保金10%（1年后无质量问题返还）质保期12个月（自最终验收合格之日起计算）审核记录审核环节审核人采购初审王*（采购经理）法务审核赵*（法务专员）财务审核刘*（财务经理）负责人终审王*（采购经理）执行跟踪记录批次计划交付日期第一批2024-04-01第二批2024-05-01第三批2024-06-30异常记录异常发生时间异常类型2024-05-02延迟交付质保期记录质保期起止时间异常情况描述2024-07-01至2025-06-30无质量反馈执行总结履约总体评价供应商履约基本及时，虽出现一次延迟交付，但已按合同约定承担违约金，整体可接受。建议后续合作中加强交付进度沟通。采购专员签字李*部门负责人签字王*四、使用要点：保证跟踪管理实效的关键事项（一）数据准确性：信息录入“零差错”合同编号、金额、日期等关键信息需与合同原件严格一致，避免因笔误导致跟踪混乱；交付数量、验收结果、付款金额等执行数据需经相关部门负责人签字确认，保证真实可追溯；异常情况需具体描述（如“延迟3天”“规格不符型号为”），模糊记录（如“有问题”“需处理”）会影响后续处理效率。（二）及时更新：动态跟踪“无滞后”合同签订后24小时内完成信息录入；交付、验收、付款等关键节点发生后1个工作日内更新跟踪表；异常情况发生后立即启动处理流程，并在24小时内记录异常信息，避免问题扩大化。（三）责任分工：权责清晰“不推诿”明确各环节责任人：采购专员牵头整体跟踪，仓库管理员负责交付验收，财务专员负责付款执行，法务专员负责异常处理中的法律支持；部门负责人需对本环节审核结果或执行结果负管理责任，保证各环节高效协同。（四）保密管理：敏感信息“严防护”合同跟踪表中涉及供应商信息、价格数据等内容为企业商业秘密，