费用报销申请与审批流程表

费用报销申请与审批流程表一、适用场景与对象本流程表适用于公司全体员工因公开展业务活动产生的各项费用报销管理，具体包括但不限于以下场景：员工日常费用报销：如市内交通费、办公文具采购、业务招待费、快递费等日常办公支出；员工差旅费用报销：因公出差产生的交通费（飞机、火车、汽车）、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；部门专项费用报销：部门组织团建、培训、市场推广活动等产生的合理支出；项目费用报销：公司承接项目中发生的材料采购、服务外包、差旅等与项目直接相关的费用。涉及人员范围：费用申请人（员工）、部门负责人、财务部门、分管领导（根据审批权限）、出纳。二、详细操作流程指南（一）第一步：费用发生与材料准备费用发生：员工因公开展业务时，需提前知晓公司《费用管理制度》（如住宿标准、交通补贴限额等），保证费用支出合规。收集票据：取得合法有效的原始票据（增值税普通发票或专用发票），发票抬头需为公司全称，税号、项目、金额、开票日期等信息完整无误，不得涂改、挖补；如为电子发票，需打印纸质版并注明“已报销”字样，避免重复使用；差旅报销需附出差审批单（注明出差事由、地点、天数、交通工具等）；大额采购（如单笔超2000元）需附采购合同或询价记录。填写明细：根据票据类型分类整理，逐笔记录费用发生日期、类别、金额、事由及对应票据数量，保证与实际支出一致。（二）第二步：提交报销申请填写申请表：登录公司OA系统或使用《费用报销申请表》（模板见第三章），完整填写以下信息：基础信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系电话；费用明细：按“交通费”“住宿费”“办公费”等类别分项填写，注明“费用事由”（如“拜访客户市内交通费”）、“金额”“发票号码”“票据张数”；附件清单：列明所有的票据名称及数量（如“增值税发票3张，出差审批单1份”）。附件：将整理好的原始票据（需粘贴整齐，按费用类别排序）扫描或拍照，作为附件至系统（或随纸质申请表一并提交）。（三）第三步：部门负责人审批审核内容：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，重点关注：费用真实性：是否为部门因公支出，是否存在虚报、冒领；合规性：是否符合部门年度预算，是否超公司规定的费用标准（如住宿费超标部分需由个人承担）；完整性：票据是否齐全，填写是否规范，附件是否与明细一致。审批结果：审核通过：在OA系统或申请表“部门负责人审批”栏签字（或电子签章），并注明“同意报销”；审核不通过：注明退回原因（如“事由不清晰，需补充客户拜访记录”），退回申请人修改后重新提交。（四）第四步：财务部门审核审核范围：财务部门在2个工作日内对报销申请进行全面审核，重点检查：票据合规性：发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”核验）、抬头税号是否正确、有无连号作废发票等；金额准确性：报销总金额与票据、明细表是否一致，大小写是否规范；标准符合性：差旅补贴按公司《差旅费管理办法》计算（如伙食补贴100元/天，住宿费不超过300元/晚），超标部分需标注并由申请人签字确认；审批流程：部门负责人签字是否完整，附件是否齐全。处理结果：审核通过：在“财务审核意见”栏签字确认，流转至下一审批环节；审核不通过：注明具体问题（如“发票抬头错误，需重开”“无出差审批单，不予报销”），退回申请人补充材料或重新申请。（五）第五步：分管领导/总经理审批根据费用金额和审批权限确定审批人：小额费用（如单笔报销金额≤5000元）：由分管领导审批，重点确认费用合理性及与部门业务的关联性；大额费用（如单笔报销金额＞5000元或累计月度超部门预算10%）：需经分管领导审核后，报总经理最终审批。审批人需在1个工作日内完成审批，并在相应栏签字（或电子签章），注明“同意”或“不同意”（注明原因）。（六）第六步：出纳付款与归档付款处理：审批完成后，出纳核对报销信息与审批结果，确认无误后：现金报销：通知申请人领取现金，需在“收款人签字”栏签字确认；银行转账：在3个工作日内将款项转入申请人指定账户（需核对银行卡号、开户行等信息）。资料归档：财务部门每月将已报销的申请表、票据等资料按部门分类整理，装订成册，保存期限不少于5年，以备审计或查询。三、费用报销申请表模板费用报销申请表申请人姓名*所属部门*申请日期联系电话*预算科目*收款账户费用明细序号费用类别（如：交通费/住宿费/办公费）发生日期金额（元）费用事由1****2****3****费用合计（大写）*费用合计（小写）*附件清单□增值税发票（共_张）□出差审批单（共_份）□采购合同（共_份）□其他：___审批流程部门负责人意见签字：*日期：*财务审核意见签字：*日期：*分管领导意见签字：*日期：*总经理意见（如需）签字：*日期：*出纳付款记录付款方式：□现金□转账付款日期：*收款人签字：*备注如有特殊情况需说明，可在此填写（如：提前支取、费用超标说明等）四、使用过程中的关键提示（一）票据合规性要求发票必须为税务局监制的有效票据，手写发票需加盖销售方财务专用章或发票专用章，电子发票需打印完整版（含二维码），不得仅截取部分内容；发票抬头、税号、项目名称等信息需与公司注册信息完全一致，否则财务有权拒收；遗失票据需提交《费用报销情况说明》（由部门负责人签字），经总经理审批后方可报销，但报销金额不超过实际发生额的80%。（二）填写规范与时效《费用报销申请表》需用黑色签字笔填写或打印，字迹清晰，不得涂改；费用事由需具体（如“拜访客户差旅费”而非“差旅费”），避免模糊表述；报销需在费用发生之日起15个工作日内提交，逾期未报需提前向财务部门说明原因，最长不超过30天（特殊情况经总经理审批可延长）；同一笔费用需合并报销，不得拆分（如将5000元费用拆为5笔1000元以规避审批权限）。（三）特殊情况处理紧急费用：如因业务急需无法提前取得票据，可先通过OA系统提交《紧急费用申请单》（注明紧急原因、预计金额、费用事由），经部门负责人和总经理审批后，可先垫付资金，事后3个工作日内补齐票据；跨月费用：上月费用如因票据延迟等原因未在本月报销，需在申请表“备注”栏注明“跨月报销原因”，并由部门负责人额外签字确认；预算外费用：部门年度预算外的费用报销，需提前提交《预算外费用申请表》，经总经理审批后方可按正常流程报销。（四）责任与监督申请人需对报销材料的真实性、完整性负全责，如发觉虚报、冒领费用，公司将追回全部款项，并按《员工奖惩管理制度》给予警告、降职直至解