技术文档编写及版本控制规范

通用技术文档编写及版本控制规范一、规范应用场景说明本规范适用于各类技术相关文档的标准化编写与全生命周期版本管理，具体场景包括但不限于：新产品研发：从需求分析、方案设计到测试验收的全流程文档管控；技术系统升级：现有系统迭代改造、功能优化或架构调整的技术文档编制；跨部门协作：研发、测试、运维等多团队协同项目中，文档的统一规范与版本同步；知识沉淀：技术经验总结、操作手册、培训材料等知识的标准化留存与复用；合规与审计：满足行业监管、项目审计等对文档完整性与版本可追溯性的要求。二、技术文档编写与版本控制标准化流程（一）编写准备阶段明确文档类型与目标根据项目阶段确定文档类型（如需求规格说明书、系统设计文档、测试报告、用户手册等）；定义文档目标读者（如研发团队、产品经理、终端用户、审计人员等），保证内容与读者需求匹配。收集基础信息与资料调研项目背景、技术需求、相关标准（如公司内部技术规范、行业标准）；整理现有技术资料、历史文档、会议纪要等，保证内容一致性。制定文档大纲按照文档类型标准模板搭建框架（如“目录-引言–附录”结构）；明确各章节核心内容，保证逻辑连贯、覆盖全面（如需求文档需包含功能需求、非功能需求、约束条件等）。（二）内容撰写阶段内容规范性要求准确性：技术参数、流程步骤、数据指标等需经核实，避免模糊表述（如“大概”“可能”）；完整性：覆盖文档目标范围内的所有关键信息，无遗漏环节；简洁性：语言精炼，避免冗余，图表与文字配合使用（如流程图用Visio绘制，表格需有明确标题和单位）；一致性：术语、符号、格式（如字体、字号、页边距）全文统一。模板化撰写依据本规范“三、标准化示例”填写内容，保证基础信息完整（如文档编号、版本号、编制人等）；章节需按大纲展开，重点内容（如核心功能、关键技术点）可加粗或标注提示。（三）评审修订阶段组织评审根据文档类型确定评审人（如技术文档需由研发负责人、技术专家、相关领域工程师*联合评审）；提前3个工作日将文档初稿发送评审人，明确评审重点（如技术可行性、逻辑完整性、表述清晰度）。收集反馈与修订评审人需在2个工作日内反馈评审意见，填写《文档评审记录表》（见模板示例）；编制人汇总意见，逐条修订文档并标注修订内容（如通过“修订线”或“修订说明”标注）；重大修订需组织二次评审，直至所有评审人确认通过。（四）版本发布与归档阶段版本号规范版本号格式：主版本号.次版本号.修订号（如V1.0.0），规则主版本号：架构重大调整或核心功能变更时递增（如V1.0.0→V2.0.0）；次版本号：功能新增或局部优化时递增（如V1.0.0→V1.1.0）；修订号：错误修正或内容完善时递增（如V1.0.0→V1.0.1）。发布与分发评审通过后，编制人更新《版本变更记录表》（见模板示例），提交文档管理员*；文档管理员统一发布文档至指定存储路径（如公司文档管理系统），明确访问权限（如公开、内部仅限、保密）；涉及多团队协作的文档，需同步分发至相关责任人，保证信息一致。归档与维护历史版本需完整保留，禁止覆盖或删除，保证版本可追溯；文档内容失效后（如项目终止、技术废弃），由编制人提出归档申请，经部门负责人*审批后转为“历史归档”状态。三、标准化示例（一）技术文档基本信息表字段名称填写说明示例文档编号按项目-类型-年份流水号规则编制（如“PRJ-REQ-2023-001”）PRJ-DES-2023-015文档名称需体现核心内容（如“系统V2.0需求规格说明书”）系统V2.0需求规格说明书版本号遵循“主版本号.次版本号.修订号”规则V1.2.0编制人填写实际编制人姓名，用代替（如）*审核人填写主要评审人姓名，用代替（如）*赵六批准人填写审批负责人姓名，用代替（如陈七）*周八创建日期文档初稿完成日期（格式：YYYY-MM-DD）2023-10-01生效日期评审通过并正式发布的日期2023-10-15所属项目/模块文档对应的项目名称或功能模块电商平台-用户中心模块文档类型需求/设计/测试/运维/手册等需求文档保密级别公开/内部仅限/保密（根据信息敏感度选择）内部仅限存储路径公司文档系统中的具体路径（如“//proj/xx系统/v2.0/需求文档”）//proj/xx系统/v2.0/需求文档（二）版本变更记录表版本号变更日期变更人变更描述变更原因影响范围审批人V1.0.02023-09-20*初稿创建项目启动全模块*周八V1.1.02023-10-05*新增“第三方登录”功能需求产品需求变更用户中心模块*周八V1.0.12023-10-10*修正“密码复杂度”参数描述错误评审反馈修订安全功能模块*周八（三）文档评审记录表评审环节评审时间评审地点评审人评审意见处理结果确认人初稿评审2023-10-12会议室A、赵六1.第3章“非功能需求”中“响应时间”指标未明确单位；2.附录A“用例图”需补充异常场景。已修订*最终评审2023-10-14线上会议陈七、周八整体内容完整，逻辑清晰，符合发布要求通过*四、关键注意事项与风险规避（一）版本唯一性与连续性严禁同一文档存在多个最新版本（如同时有V1.2.0和V1.3.0未明确状态），所有变更必须通过版本号递增体现；旧版本发布后需在文档中标注“历史版本”及替代关系（如“V1.0.0已由V1.1.0替代”），避免误用。（二）及时性与准确性文档需随项目进展同步更新，禁止“事后补文档”（如测试阶段完成后补写设计文档）；技术参数、数据指标等需经实测或权威来源确认，避免因信息错误导致研发或运维风险。（三）保密与权限控制涉及核心技术的文档（如架构设计、源码说明）需设置为“保密”级别，仅限授权人员访问；严禁通过非指定渠道（如个人私人邮箱）传输保密文档，防止信息泄露。（四）格式统一性全文字体（如标题黑体、宋体）、字号（如标题三号、小四）、行