多部门协作会议记录表标准模板

多部门协作会议记录表标准模板一、适用场景：哪些会议需要这份记录？多部门协作是企业高效运转的核心，而规范的会议记录是保障协作落地的重要工具。本模板适用于以下场景：跨部门项目推进会：如新产品研发、市场活动策划等需多部门协同的项目，明确分工与节点；问题协调会：解决涉及多个部门的流程卡点、资源冲突或突发问题（如客户投诉跨部门处理、生产与供应链协同问题）；阶段性复盘会：对跨部门项目/工作的阶段性成果、问题进行总结，明确下一步优化方向；制度/流程讨论会：制定或修订需多部门共同遵守的规章制度、业务流程（如审批权限调整、跨部门协作规范）。无论何种场景，核心目标是通过记录实现“共识可追溯、责任可明确、行动可落地”。二、使用流程：从会前到会后的全步骤指南（一）会前准备：让会议更聚焦明确会议目标与议题召集人（通常为项目/部门负责人）需提前明确会议核心目标（如“确定Q3产品上市分工”“解决生产与物流的协同问题”），并梳理具体议题（建议不超过5个，避免发散）。提前3个工作日将会议通知（含目标、议题、时间、地点、参会部门）发送至相关人员，同步收集各部门需提前准备的资料（如数据报表、方案草案）。确定记录人与参会人员记录人建议由非核心决策角色担任（如项目助理、部门文员），保证专注记录；若涉及重要决策，可安排2人分别负责内容记录与决议整理。参会人员需覆盖各相关部门负责人及具体执行人（如市场部需包含策划与执行岗），避免“参会人无决策权，决策人不参会”的情况。准备会议材料与模板提前打印纸质模板（或电子文档备用），准备好签到表、投影设备（用于展示议题/资料）。（二）会中记录：关键信息不遗漏基本信息准确填写会议开始后，记录人首先填写“会议名称”（建议包含“项目/主题+会议类型”，如“产品上市项目-分工推进会”）、“时间”（起止时间，精确到分钟）、“地点”（线上会议需注明平台及会议号）、“主持人”“记录人”。参会人员签到时，记录人需核对部门及姓名（用“”代替，如“市场部：经理”“研发部：*工程师”），缺席人员需注明原因（如“出差”“请假”）。议题讨论客观记录按“议题-讨论要点-各部门意见-争议点”结构记录，避免主观评价（如“经理的方案很好”应改为“市场部经理提出：建议将推广预算向线上渠道倾斜，理由是近期线上转化率提升20%”）。对关键数据、决策分歧点需重点记录（如“研发部认为需2周完成测试，市场部建议1周，最终约定1.5周，需增加1名测试人员支持”）。决议与行动项即时确认每个议题讨论结束后，主持人需总结决议内容，记录人同步填写“决议事项”“责任部门/人”“完成时限”（时限需明确到日期，如“2024年8月15日前”），并当场与责任人确认（如“*总监，您确认负责协调测试资源，8月10日前反馈人员到位情况，对吗？”）。（三）会后整理：让记录发挥价值24小时内完成初稿会后记录人需根据会议录音（需提前征得同意）、笔记及参会人补充的资料，整理会议记录初稿，重点核对决议与行动项的准确性（责任、时限、内容是否与会议一致）。参会人确认与修订提前1天将初稿发送至所有参会人及抄送相关领导，明确反馈时限（如“2024年X月X日17:00前反馈意见”）。对有异议的内容，及时与参会人沟通修订，保证“记录即共识”。正式分发与存档确认无误后，记录人需在1个工作日内将最终版会议记录（PDF格式，避免修改）通过企业内部渠道分发（如OA系统、钉钉群），并同步存档（建议按“年份-月份-会议主题”命名文件夹，保存期限不少于2年）。跟进行动项进展记录人需在行动项完成时限前3天提醒责任人，并在会后每周更新行动项进展（可在周报或专项跟进表中体现），保证决议落地。三、标准模板：多部门协作会议记录表多部门协作会议记录表会议基本信息会议名称（示例：项目Q3目标对齐会）会议时间年月日时分至时分会议地点（示例：公司301会议室/线上会议：腾讯会议X）主持人（示例：运营部*总监）记录人（示例：行政部*助理）参会部门及人员（示例：市场部：经理、专员；研发部：总监、工程师；财务部：*主管）缺席部门及人员（示例：生产部：经理（因出差），由副职代参会）会议目标（示例：明确Q3各部门核心目标及协作节点，解决资源冲突问题）会议议程与讨论记录决议与行动项备注一、议题1：Q3产品推广方案分工讨论讨论要点：1.市场部经理：提案重点布局线上短视频渠道，预算占比60%，需研发部配合提供产品功能演示视频素材（8月20日前完成）。2.研发部总监：可支持视频制作，但需额外增加3万元设计费用，建议从推广总预算中调剂。3.财务部*主管：线上预算原占比50%，调剂需调整线下推广计划，建议线下活动缩减2场。争议点：是否优先保障线上渠道预算？决议：同意线上预算提升至60%，线下活动缩减2场，调剂3万元设计费用。行动项：1.市场部经理：8月10日前修订推广方案，明确线下活动缩减清单；2.研发部总监：8月20日前完成产品功能演示视频；3.财务部*主管：8月12日前完成预算调整审批。二、议题2：生产与物流协同问题解决讨论要点：1.生产部副职：当前物流配送延迟率15%，主要因仓储系统与订单系统未对接，导致信息传递滞后。2.物流部专员：建议上线仓储-订单对接系统，需IT部支持开发，周期约1个月。3.IT部*工程师：可安排开发，但需优先保障核心项目资源，建议9月启动。决议：同意9月启动仓储-订单系统开发，由IT部牵头，生产部、物流部配合提供需求文档。行动项：1.物流部专员：8月25日前提交系统需求清单；2.IT部工程师：9月1日前制定开发计划并同步。需下周五前提交需求清单三、议题3：……会议总结（示例：本次会议明确了Q3推广分工及生产物流协同方案，各部门需按行动项推进，下周同一时间复盘进展。）附件（示例：Q3推广方案草案、仓储系统需求清单模板）主持人签字：记录人签字：日期：年月日四、填写规范：让记录更专业、更高效（一）内容准确性信息完整：会议基本信息（时间、地点、参会人）需与实际一致，避免遗漏“缺席人员及原因”；表述客观：记录中禁用“我认为”“大概可能”等主观表述，决议内容需引用原话（如“会议确定：推广预算按线上60%、线下40%分配”）；责任明确：行动项的“责任部门/人”需具体到个人（如“市场部”改为“市场部*经理”），避免“相关部门”“负责人”等模糊表述。（二）时效性要求会后24小时内完成初稿，48小时内完成确认分发，避免“会议结束即遗忘”；行动项需设置“提醒节点”，记录人需主动跟进，避免“决议无人落实”。（三）格式统一性电子版记录需使用统一模板（字体：宋体/微软雅黑，字号：小四，行距：1.5倍），表格内文字过长时自动换行，避免跨页断行；附件需标注名称及版本号（如“Q3推广方案_V1.0”），方便追溯。（四）常见问题规避问题1：讨论内容冗长，重点不突出。解决：按“议题-核心观点-争议点-结论”分层记录，避免逐