采购申请审批流程标准化模板（含电子化操作指南）

采购申请审批流程标准化模板（含电子化操作指南）一、模板应用范围与对象二、标准化操作流程指引采购申请审批流程遵循“发起申请→部门初审→采购审核→财务复核→领导审批→结果反馈→执行归档”的逻辑，具体操作（一）采购申请发起操作人：需求部门申请人（如*部门专员）操作内容：（1）登录采购管理系统（或线下填写《采购申请审批单》），准确填写采购基础信息，包括申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类型（如“办公用品类”“设备类”“服务类”等）、预算金额、资金来源（如“部门预算”“专项经费”等）。（2）详细填写采购明细：物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价、用途说明（需明确“用于项目日常运营”“替换报废设备”等具体场景）、紧急程度（如“常规”“紧急”“特急”，紧急采购需标注原因）。（3）附件：根据采购类型必要材料，如技术需求说明书（设备采购）、3家以上供应商报价单（金额超X元项目）、历史采购记录（同类物品）、部门会议纪要（大额采购内部决策证明）等。时限要求：常规采购至少提前3个工作日发起；紧急采购需在24小时内完成发起并标注“紧急”标识。（二）部门初审操作人：需求部门负责人（如*部门经理）操作内容：（1）审核采购需求的必要性：是否符合部门年度工作计划、是否为重复采购（若为重复采购需说明上次采购使用情况）、是否存在可替代方案（如租用代替购买）。（2）审核预算合理性：预估单价是否参照历史采购价或市场均价，总价是否在部门预算额度内，超预算采购需注明“预算外申请”并说明资金来源。（3）审核附件完整性：报价单、技术参数等材料是否齐全、规范。操作方式：线上审批时勾选“同意”并填写审核意见；线下审批时在《采购申请审批单》“部门审核”栏签字确认。时限要求：2个工作日内完成审核，逾期未处理系统自动提醒。（三）采购部门审核操作人：采购管理部门专员（如*采购主管）操作内容：（1）审核合规性：采购类型是否符合企业采购管理制度（如“单一来源采购”“公开招标”等适用场景是否合规）、供应商资质是否达标（线上系统可自动校验供应商库信息，线下需核对营业执照、相关资质证书复印件）。（2）审核市场调研情况：金额超X元的采购项目，需确认是否完成市场比价（系统支持关联历史价格数据，线下需提交比价记录表），是否优先选择定点供应商或战略合作伙伴。（3）审核采购方式合理性：根据金额、物品特性判断是否适用招标、询价、竞争性谈判等方式，紧急采购是否符合“紧急采购绿色通道”条件。操作方式：线上系统中填写审核意见并《采购方式审批表》（若需）；线下在审批单“采购审核”栏签字。时限要求：3个工作日内完成，特殊情况（如需补充供应商信息）可延长1个工作日。（四）财务部门复核操作人：财务部门专员（如*财务经理）操作内容：（1）审核预算匹配度：采购申请金额是否与年度预算、季度分解预算一致，跨部门预算采购是否经财务部门协调确认。（2）审核资金支付安排：付款方式是否符合财务制度（如“预付款比例≤30%”“验收后付款”等），是否涉及大额资金支付风险（超X元需附资金支付风险评估表）。（3）审核成本控制：同类历史采购成本对比，当前预估价格是否异常偏高，需提供成本分析说明（如材料价格上涨、定制化服务等原因）。操作方式：线上系统勾选“预算合规通过”并填写复核意见；线下在“财务复核”栏签字盖章。时限要求：2个工作日内完成，预算外采购需额外1个工作日核实资金来源。（五）领导审批操作人：根据采购金额分级审批，如：金额≤X元：需求部门负责人+采购部门负责人双签即可；X元＜金额≤Y元：分管采购副总（如*副总）审批；金额＞Y元：总经理（如*总经理）审批，重大项目（如金额超Z元）需提交总经理办公会集体审议。操作内容：（1）审核采购战略匹配度：是否符合企业长期发展规划、是否支持重点项目推进。（2）审核综合效益：投入产出比是否合理，是否为必要支出，是否存在更优替代方案。操作方式：线上审批通过电子签章确认；线下在“领导审批”栏签字。时限要求：分管领导2个工作日内完成，总经理审批3个工作日内完成（集体审议需5个工作日）。（六）结果反馈与执行结果反馈：审批完成后，系统自动通过站内信/邮件通知申请人；线下由采购部门将审批单复印件反馈给需求部门，审批结果标注“同意采购”“驳回（注明原因）”“补充材料后重审”。采购执行：审批通过后，采购部门根据采购方式实施采购（如向选定供应商下达订单、签订合同），并在系统中更新采购进度（“已下单”“已到货”“已验收”）。需求部门配合验收（如物品质量核对、服务效果评估），验收合格后在系统中确认“验收通过”，财务部门根据验收单安排付款。（七）归档保存归档内容：采购申请审批单、供应商报价单、采购合同、验收单、付款凭证等全套资料。归档方式：线上系统自动归档（支持按申请编号、日期、部门检索）；线下需整理成册，标注“部门202X年X月采购档案”，由采购部门专人保管，保存期限不少于5年。三、采购申请审批单模板采购申请审批单申请编号ZCGQ-202X-X申请部门*研发部申请人联系方式申请日期采购类型□办公用品□设备□服务□工程□其他：______预算金额资金来源□部门预算□专项经费□其他：______紧急程度采购明细规格型号/服务内容数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明笔记本电脑ThinkPadT14/i5-1135G7/16G+512G27,200.0014,400.00新员工入职办公使用鼠标罗技MXMaster32300.00600.00配套笔记本电脑使用合计金额15,000.00附件清单|□技术参数说明书□3家以上报价单□历史采购记录□会议纪要□其他：______|审核流程审核意见签字/日期部门审核需求合理，符合部门年度计划，预算在额度内。*/202X–采购审核供应商资质合格，比价符合要求，采用询价采购方式。*/202X–财务复核预算匹配，付款方式合规，成本控制合理。*赵六/202X–领导审批（≤Y元）同意采购，按流程执行。*孙七/202X–领导审批（＞Y元）备注|1.紧急采购原因：新员工下周入职，需提前3天到位；2.供应商报价单见附件1-3。||四、使用过程中的关键要点提示信息填写规范：采购明细需具体到物品名称、规格型号，避免模糊表述（如“一批办公用品”“类似设备”）；用途说明需与部门工作强关联，避免填写“部门日常使用”等笼统内容；附件需清晰可辨，报价单需包含供应商名称、物品明细、单价、联系人及电话（线上系统可加密隐藏敏感信息）。时限管理要求：各环节审核人需在规定时限内完成审批，因故无法处理需提前在系统中说明并委托他人代审；紧急采购需经需求部门负责人及采购部门负责人双签确认后启动“绿色通道”，但仍需完成后续补全手续（如3个工作日内补齐市场比价记录）。特殊情况处理：预算外采购：需额外提交《预算外采购申请说明》，由总经理审批后，财务部门方可复核；单一来源采购：需提供《单一来源采购申请表》，说明唯一供应商理由（如专利授权、定制化要求等），并经采购部门、财务部门联合审核；采购变更：审批通过后若需增减数量、更换供应商，需重新提交《采购变更申请单》，按原流程审批。电子化操作注意事项：系统操作前需参加采购管理平台培训，熟悉申请发起、审批查看、进度跟踪等功能；电子签章需提前在系统备案，审批过程中若提示“签章失败”，需联系IT部门核实签