企业行政工作规范模板

企业日常行政工作规范模板一、规范适用与工作场景本规范适用于企业各部门日常行政事务的统筹管理，旨在通过标准化流程提升行政工作效率，保障办公秩序井然。具体场景包括：新员工入职引导、办公环境维护、会议组织协调、办公物资管理、行政档案归档、来访接待服务等，覆盖企业日常运营中各类行政支持工作。二、核心工作流程与操作说明（一）办公环境维护流程目标：营造整洁、有序、安全的办公环境，提升员工工作舒适度。操作步骤：日常整理员工每日到岗后10分钟内整理个人工位，文件资料分类归入文件夹，办公用品摆放整齐，下班前关闭电脑、照明及个人区域电源。各部门指定专人（建议由部门文员兼任）每周五下午检查本部门责任区域（如会议室、走廊茶水间），保证无杂物堆积、设施完好。专业清洁保洁人员每日17:00-18:00对公共区域进行清洁，包括地面清扫、垃圾清运、茶水间消毒等，并填写《公共区域清洁记录表》。每月最后一个周五下午组织全员大扫除，各部门负责工位及责任区域，行政部随机抽查并记录，结果纳入部门月度考核。设施维护员工发觉办公设施（如空调、打印机、照明设备）故障时，立即填写《设施故障报修单》（见模板表格1），提交至行政部。行政部收到报修单后2小时内响应，联系维修人员；紧急故障（如电源故障、漏水）需30分钟内到场处理，并在《设施维修台账》中记录故障情况、维修时间及结果。（二）会议组织与管理规范目标：规范会议筹备、召开及后续跟进，保证会议高效有序。操作步骤：会议发起与审批发起人提前2个工作日填写《会议申请表》（见模板表格2），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物资（如投影仪、白板、茶水等），经部门负责人签字后报行政部备案。会前准备行政部根据申请表预订会议室，提前1小时调试设备（如投影仪、麦克风、音响），保证正常运行；若需外部场地，需提前3个工作日对接并确认布置方案。发起人提前1天通过企业OA系统或邮件发送会议通知，附议程及预参会材料，提醒参会人员准时出席。会中管理参会人员提前5分钟入场，签到后按指定位置就座；会议主持人开场时明确会议时长及纪律，按议程控制各环节时间。行政部安排专人负责会议记录（重点记录决议事项、责任人及完成时限），茶水服务需保持安静，避免干扰会议。会后跟进会议结束后2个工作日内，发起人整理会议纪要，经部门负责人审核后分发至参会人员及相关部门，并抄送行政部存档。行政部收回会议室，检查设备完好及卫生情况，填写《会议室使用记录表》；若会议产生待办事项，由行政部每周跟踪进度并反馈。（三）办公物资申领与使用流程目标：规范物资管理，保障办公需求，避免资源浪费。操作步骤：申发起草员工根据工作需要填写《办公物资申领单》（见模板表格3），注明物资名称、规格、数量及用途，部门负责人签字确认后提交行政部。审核与发放行政部核对申领物资的库存情况：常规物资（如A4纸、签字笔、文件夹）直接发放；非常规物资（如专业设备、大批量耗材）需报行政负责人审批后发放。发放时，双方在《物资领用台账》上签字确认，申领人需当场核对物资数量及规格，保证无误。使用与回收物资实行“按需分配、杜绝私用”原则，员工需妥善保管，严禁挪作私用或外借；剩余物资（如未用完的耗材）需及时归还行政部。行政部每季度对库存物资进行盘点，编制《物资盘点表》，对积压物资提出处理建议（如调剂、清仓），报管理层审批后执行。（四）行政档案管理规范目标：保证档案完整、安全、可追溯，支持企业运营决策。操作步骤：归档范围档案包括但不限于：公司制度文件、会议纪要、合同协议、重要通知、员工资料（入职表、劳动合同、培训记录）、物资台账、来访记录等。整理与归档各部门每月最后一个工作日整理当月需归档文件，按“类别-日期-部门”分类编号，填写《文件归档目录表》（见模板表格4），提交至行政部。行政部对档案进行审核，保证文件齐全、字迹清晰，然后存入专用档案柜，标注“部门-年份-类别”；电子档案同步备份至公司服务器，加密保存。查阅与借阅员工因工作需要查阅档案时，填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及行政负责人审批后，在档案室查阅；查阅时需爱护档案，不得涂改、抽取或拆散。涉密档案（如财务数据、核心合同）需经总经理审批，仅限在档案室查阅，严禁带出；借阅档案期限不超过3个工作日，到期需归还并记录。三、常用行政工作模板表格表格1：设施故障报修单报修日期报修部门报修人联系方式故障设施名称故障位置（如：3楼会议室空调）故障描述（可附图片）：□无法启动□制冷/热异常□噪音过大□其他_________报修人签字：接收人：报修时间：维修人员：维修时间：维修结果：□正常□更换配件□待进一步处理维修人签字：验收人：验收时间：表格2：会议室申请表预订日期预订时间段（如：09:00-11:00）会议室名称（□1号□2号□多功能厅）预订部门预订人联系方式会议主题参会人数所需设备：□投影仪□麦克风□白板□其他_________审批人签字：行政部备案：备注：_________________________表格3：办公物资申领单申领日期申领部门申领人物资名称规格单位部门负责人签字：行政部审核：发放人：领用人签字：表格4：文件归档目录表归档部门归档日期文件类别（□制度□会议□合同□通知）文件标题文件编号份数存放位置（档案柜-层位）经办人四、工作执行需重点关注事项流程严谨性：所有行政事务需严格按照流程操作，严禁越级审批或简化流程，保证责任到人、记录可查。资源节约：推行无纸化办公（如电子通知、线上审批），物资申领按需申领，避免积压浪费；会议室、设备等资源优先内部共享，提高利用率。安全保密：涉密档案、文件需单独存放，设置查阅