公司行政管理流程与制度手册

公司日常行政管理流程与制度手册一、总则（一）目的为规范公司日常行政管理行为，提高行政工作效率，保障各项工作有序开展，特制定本手册。（二）适用范围本手册适用于公司各部门及全体员工的日常行政管理活动。（三）基本原则规范高效：流程清晰，责任明确，保证行政事务快速处理。服务保障：以支持业务运行为核心，提供必要的行政资源保障。责任到人：明确各环节责任人，避免推诿扯皮。二、办公物资管理流程（一）适用情境部门或员工因日常办公需要，申领、采购、管理办公物资（如文具、设备耗材、办公用纸等）。（二）操作步骤需求提报员工根据实际工作需要，填写《办公物资需求申请表》，注明物资名称、规格、数量、用途及预计使用时间。部门负责人对需求的合理性进行审核，签字确认后提交至行政部。采购审批行政部汇总各部门需求，编制《办公物资采购计划》，按审批权限逐级报批（单次采购金额≤1000元由行政部经理审批；＞1000元需报请分管副总审批）。审批通过后，行政部根据采购计划实施采购（优先选择定点供应商，保证性价比）。入库登记物资到货后，行政部管理员与采购人共同核对物资名称、规格、数量及质量，确认无误后填写《物资入库登记表》，一式两份（行政部留存一份，财务部备案一份）。领用发放员工凭部门负责人签字的《办公物资需求申请表》到行政部领用物资。行政部管理员发放物资时，在《物资领用登记表》中记录领用人、领用时间、物资名称及数量，领用人签字确认。定期盘点行政部每季度末对库存物资进行盘点，核对账实是否一致，编制《物资盘点表》，对盘盈、盘亏情况分析原因并报批处理。（三）相关表单《办公物资需求申请表》申请部门申请人申请日期物资名称规格型号单位预计使用时间部门负责人签字行政部审批意见《物资入库登记表》入库日期物资名称规格型号数量供应商入库人验收情况《物资领用登记表》领用日期领用人部门物资名称数量领用签字发放人（四）执行要点严格执行“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止超量领用或私用办公物资。采购过程中需索取正规采购凭证，保证物资质量及售后服务。库存物资需分类存放、标识清晰，避免受潮、损坏。三、会议管理流程（一）适用情境公司组织各类会议（如部门例会、专题研讨会、月度/季度工作会等）。（二）操作步骤会议发起会议发起人（部门负责人或专项工作负责人）提前2个工作日填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及需准备的资料。会议筹备行政部根据《会议申请表》协调会议室（提前检查设备如投影仪、麦克风、空调等是否正常），并通知参会人员。会议发起人负责准备会议材料（如PPT、议程表、签到表等），提前1天发送至参会人员及行政部。会议召开参会人员提前10分钟签到，按指定位置就座；会议发起人主持会议，控制会议进度，保证议程有序完成。行政部安排专人记录会议内容（重点记录决议事项、责任人及完成时限），形成《会议纪要》初稿。纪要整理与归档会议结束后1个工作日内，行政部根据会议记录整理《会议纪要》，经会议发起人审核确认后，分发至参会人员及相关部门。《会议纪要》及会议相关材料（如PPT、签到表）由行政部统一归档保存，保存期限不少于3年。（三）相关表单《会议申请表》会议主题会议时间会议地点参会人员发起人联系方式会议议程需准备资料行政部意见分管领导审批《会议纪要模板》会议时间：____年__月日:-:__会议地点：_________会议室参会人员：_________、_________、……缺席人员：*_________（原因：_________）会议主题：_________会议内容：议题一：_________讨论情况：_________决议事项：_________责任人：*_________完成时限：____年__月__日议题二：_________……下一步工作安排：_________（四）执行要点会议需紧扣主题，避免无关内容，原则上不超过1.5小时（专题会议除外）。参会人员需提前准备发言材料，保证会议高效决策。《会议纪要》需及时分发，并跟踪决议事项落实情况。四、印章使用管理流程（一）适用情境公司以名义对外或对内出具文件、证明材料时，需加盖公章、合同章、财务章等印章。（二）操作步骤用印申请申请人填写《用印申请表》，注明用印文件名称、份数、用途、用印印章类型，并附文件电子版或纸质版。审核审批部门负责人对用印内容的真实性、合规性进行审核，签字确认。根据用印权限报批（公章、合同章：≤5000元由行政部经理审批；＞5000元需报请总经理审批；财务章按财务制度审批）。印章核验与用印行政部印章管理员核对《用印申请表》与文件内容是否一致，审批手续是否完备。核验无误后，按照规范位置加盖印章，保证清晰、端正，并在《用印登记表》中记录用印日期、用印文件名称、申请人、审批人、印章类型及份数。文件存档用印文件需加盖骑缝章或骑页章的，应保证文件完整；用印后的文件由行政部留存一份（或按档案管理规定交至档案室），其他文件由申请人领回。（三）相关表单《用印申请表》用印部门申请人申请日期用印文件名称份数用印印章类型文件用途部门负责人签字审批意见《用印登记表》用印日期用印文件名称申请人审批人印章类型份数备注（四）执行要点严禁在空白纸张、空白合同或未审批文件上用印。印章管理员需妥善保管印章，下班前锁入专用保险柜，未经批准不得带出办公区域。用印文件需与《用印申请表》内容一致，不得擅自涂改或增减文件内容。五、档案管理流程（一）适用情境公司各类文件、资料（如行政文件、合同、会议纪要、员工资料等）的归档、保管、查阅及销毁。（二）操作步骤文件收集各部门在文件形成后3个工作日内，将纸质文件（需加盖公章或签字确认）及电子版提交至行政部档案管理员。涉密文件需单独标注，按涉密管理规定移交。分类整理档案管理员根据文件类型（如行政类、人事类、财务类、业务类）、年度及文号进行分类，编制档案目录。同一类文件按时间顺序排列，装订成册（对无法装订的散件文件，使用档案盒统一存放）。编码登记每份档案赋予唯一编码（如“XZ-2023-001”中“XZ”代表行政类，“2023”代表年度，“001”为流水号），并在《档案登记表》中记录档案名称、编码、形成日期、页数、移交部门等信息。归档存储档案管理员将整理好的档案存放至专用档案柜，标注档案类别及编码，保证存储环境干燥、通风、防火、防潮。电子档案需备份至公司服务器或移动存储介质，定期检查备份有效性。借阅申请员工因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅申请表》，注明档案名称、编码、借阅用途、借阅期限，经部门负责人审批后提交至行政部。涉密档案借阅需经总经理审批，借阅时由档案管理员全程陪同。归还与销毁借阅档案需在借阅期限内归还，档案管理员检查档案是否完好，确认后注销借阅记录。对超过保存期限的档案，由档案管理员编制《档案销毁清单》，经部门负责人及总经理审批后，由2人以上共同监销，并记录销毁过程。（三）相关表单《档案登记表》档案编码档案名称形成日期页数移交部门移交人经办人《档案借阅申请表》借阅人部门借阅日期档案名称编码借阅用途借阅期限部门负责人签字档案管理员意见（四）执行要点文件收集需及时、完整，避免遗漏重要资料。档案分类需清晰，编码需唯一，便于检索。借阅档案需爱护，不得涂改、抽取、拆散或转借；涉密档案严禁复制（经批准除外）。六、公务车辆管理流程（一）适用情境员工因公务出行（如客户接待、外出办事、会议参会等）需使用公司公务车辆。（二）操作步骤用车申请员工提前1个工作日填写《公务用车申请表》，注明用车时间、出发地/目的地、乘车人、事由及预计里程，经部门负责人审核后提交至行政部。调度审批行政部根据车辆使用情况（是否空闲、保养状态等）统筹安排，填写《车辆调度单》，明确驾驶员、车牌号、用车时间。单次用车超过1天或跨市出行，需报请分管副总审批。出车前检查驾驶员出车前需检查车辆状况（油量、刹车、轮胎、灯光等），填写《车辆检查记录表》，保证行车安全。用车登记用车结束后，驾驶员填写《车辆行驶登记表》，记录实际行驶里程、加油情况、过路费等信息，乘车人签字确认。费用报销驾驶员凭《车辆行驶登记表》、过路费发票（需注明用车事由）等费用凭证，按公司财务制度报销费用。车辆保养行政部建立《车辆保养记录表》，定期对车辆进行保养（如更换机油、检查刹车系统等），保证车辆处于良好状态。（三）相关表单《公务用车申请表》申请部门申请人用车日期出发地目的地乘车人用车事由预计里程部门负责人签字行政部调度意见《车辆行驶登记表》日期车牌号驾驶员行驶里程用车事由乘车人签字加油量加油金额过路费备注（四）执行要点公务车辆仅限公务使用，严禁私人用车或擅自改变用车路线。驾驶员需遵守交通规则，安全行车，发生交通意外需第一时间向行政部及保险公司报告。车辆需定点停放，下班后或节假日将车辆停回公司指定停车场。七、监督与改