办公室行政工作标准流程手册模板

办公室行政工作标准流程手册模板前言为规范公司办公室行政工作，提高行政服务效率与质量，明确各环节职责分工，保证行政工作标准化、规范化运作，特制定本手册。本手册适用于公司全体行政人员及需配合行政工作的各部门同事，涵盖日常办公、会议组织、物资管理、档案维护、访客接待等核心场景，旨在为行政工作提供清晰的操作指引。一、日常办公管理规范（一）办公设备使用与维护流程操作步骤：设备申领：部门因工作需要新增办公设备（如电脑、打印机、投影仪等），由申请人填写《办公设备申领表》（表1），注明设备名称、规格、数量、用途及预算，经部门负责人*主管签字后提交至行政部。采购审批：行政部核对申领合理性（是否符合部门编制、是否为必需设备），汇总后报行政经理*经理审批，金额超5000元需同步报财务部备案。设备验收与发放：设备到货后，行政部联合使用部门共同验收，核对设备型号、数量及配件是否与订单一致，验收合格后在《设备台账》中登记设备编号、领用部门、领用人、领用日期等信息，并发放《设备使用说明书》。日常维护：使用人需规范操作设备，每日下班前关闭电源；设备出现故障时，及时填写《设备报修单》（表2），描述故障现象，行政部在2个工作日内联系维修人员处理，重大故障（如服务器宕机）需同步上报*经理。设备报废：设备使用满5年或维修成本超过原值30%且无法修复时，由使用部门提交《设备报废申请表》，行政部鉴定后报*经理审批，审批通过后由行政部统一回收处置，并在《设备台账》中注销记录。配套表单：表1：《办公设备申领表》申领部门申领人联系电话设备名称规格型号单位数量预算（元）用途说明部门负责人签字日期表2：《设备报修单》报修部门报修人联系电话设备名称设备编号故障现象报修时间预修完成时间维修人员签字验收人签字注意事项：严禁私自拆卸、外借办公设备，违者按公司规定处理；设备维修期间，行政部需协调备用设备，保证部门工作不受影响；《设备台账》需每季度更新一次，保证账实相符。（二）办公用品管理流程操作步骤：需求统计：每月25日前，各部门指定专人（如*专员）填写《月度办公用品需求表》（表3），注明物品名称、规格、预估用量，部门负责人审核后提交行政部。采购执行：行政部汇总各部门需求，结合库存情况编制《办公用品采购清单》，报*经理审批后，通过合格供应商进行采购（小额采购可从行政部备用库领取）。入库登记：物品到货后，行政部核对采购清单与实物，确认无误后在《办公用品库存台账》（表4）中登记物品名称、规格、数量、入库日期、供应商信息，并粘贴库存标签。发放管理：各部门领用办公用品时，填写《办公用品领用表》（表5），领用人签字确认，行政部按“按需发放、杜绝浪费”原则控制领用量，低值易耗品（如笔、本）每月每人限领1次，耐用品（如订书机、计算器）以旧换新。库存盘点：行政部每月末对办公用品进行盘点，保证账物一致，盘盈或盘亏需查明原因，形成《盘点报告》报*经理审批后调整台账。配套表单：表3：《月度办公用品需求表》部门需求人物品名称规格型号预估用量用途说明部门负责人签字日期表4：《办公用品库存台账》物品名称规格型号单位入库数量入库日期领用数量结余数量负责人表5：《办公用品领用表》领用部门领用人物品名称规格型号领用数量领用日期库存数量发放人签字注意事项：办公用品采购需优先选择性价比高的合格供应商，大额采购需签订采购合同；易耗品（如墨盒、硒鼓）需以旧换旧，旧件由行政部统一回收处理；严禁将办公用品私用或带离公司，违者按《员工手册》规定处罚。二、会议组织管理规范（一）会议筹备流程操作步骤：会议发起：需求部门提前2个工作日填写《会议申请单》（表6），注明会议名称、时间、地点、参会人员、议程、所需物料（如投影仪、麦克风、横幅）及特殊需求（如茶歇、同声传译），经部门负责人*主管签字后提交行政部。资源协调：行政部根据《会议申请单》协调会议室（优先使用部门专属会议室，无专属会议室则按“先申请先使用”原则安排），检查会议室设备（投影仪、音响、灯光）是否正常，准备会议物料（名牌、签到表、议程表、笔、纸），如需茶歇，提前1天联系餐饮供应商确认菜单及数量。通知发布：会议前1个工作日，行政部通过企业/邮件发送会议通知，包含会议时间、地点、议程、参会人员及注意事项，重要会议需电话提醒参会人员。配套表单：表6：《会议申请单》会议名称申请部门申请人联系电话会议时间会议地点参会人员议程所需物料特殊需求部门负责人签字日期注意事项：会议室使用需遵守“先申请、先使用”原则，临时使用需提前2小时联系行政部；重要会议（如董事会、年度总结会）需提前3天筹备，保证万无一失；会议物料需提前1小时摆放至会议室，避免临时慌乱。（二）会议服务与后续流程操作步骤：会中服务：会议开始前30分钟，行政部人员到场检查设备，引导参会人员签到、就座，发放会议资料；会议期间，全程负责设备调试（如麦克风音量、投影画面），提供茶水服务，记录会议时间（如超时需提醒主持人）。会后整理：会议结束后，行政部人员清理会议室（关闭设备、回收物料、整理桌椅），回收会议资料（保密文件需当场销毁或收回），并在《会议室使用台账》（表7）中记录使用情况。纪要归档：会议纪要由需求部门或行政部在会后2个工作日内完成，经主持人*经理审核后，通过企业/邮件发送至参会人员及相关部门，并同步归档至《会议档案》（表8），电子档案保存期限不少于3年，纸质档案保存期限不少于5年。配套表单：表7：《会议室使用台账》会议室名称使用日期使用时间使用部门会议名称参会人数设备使用情况物料使用情况负责人签字表8：《会议档案目录》档案编号会议名称会议日期归档部门纪要编号保存期限存放位置档案管理人注意事项：会议期间严禁无关人员进入，保密会议需全程关闭会议室门窗；会议纪要需准确反映会议决议及待办事项，明确责任人和完成时间；会议室设备如出现故障，需立即联系维修人员并启用备用会议室（如有）。三、办公物资采购管理规范（一）采购需求提报与审批流程操作步骤：需求确认：各部门根据工作需要，填写《物资采购需求表》（表9），注明物资名称、规格、数量、预估单价、用途及预算来源，部门负责人*主管审核签字。预算核对：行政部核对采购需求是否符合年度预算，超预算需求需填写《超预算采购申请表》，报财务部及*总经理审批。供应商选择：行政部根据物资类型选择采购方式：零星采购（金额≤1000元）：从行政部合格供应商名录中选择，至少比价2家；批量采购（金额＞1000元）：通过招标、询价或竞争性谈判方式确定供应商，需形成《供应商比价表》（表10）。配套表单：表9：《物资采购需求表》需求部门申请人联系电话物资名称规格型号单位数量预估单价（元）预算总额（元）用途说明部门负责人签字日期表10：《供应商比价表》物资名称规格型号供应商名称报价（元）交货周期服务承诺质量标准比价人日期注意事项：采购需求需真实、必要，严禁虚报、瞒报；供应商需为经行政部审核的合格名录内企业，新增供应商需提交营业执照、资质证明等材料；采购金额超5000元需签订书面采购合同，明确双方权利义务。（二）采购执行与入库流程操作步骤：订单下达：行政部根据审批结果及比价结果，向供应商下达《采购订单》（表11），注明物资名称、规格、数量、单价、交货时间、付款方式及违约责任。物资验收：物资到货后，行政部联合需求部门共同验收，核对物资数量、规格、质量是否符合订单要求，验收合格后填写《物资验收单》（表12）；验收不合格的，当场拒收并联系供应商退换货，同时记录《不合格品处理记录》（表13）。入库登记：验收合格的物资，由行政部在《物资库存台账》（表14）中登记物资编号、名称、规格、数量、入库日期、供应商信息，并分类存放（易碎品、危险品需单独存放）。付款申请：行政部根据《采购订单》《物资验收单》及发票，填写《付款申请表》，附相关凭证，报财务部审核后按流程付款。配套表单：表11：《采购订单》订单编号供应商名称订单日期物资名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）交货时间付款方式表12：《物资验收单》验收单编号物资名称规格型号供应商名称订单数量验收数量验收结果验收人验收日期表13：《不合格品处理记录》处理单编号物资名称不合格原因数量处理方式（退换/报废）责任供应商处理人处理日期表14：《物资库存台账》物资编号物资名称规格型号单位入库数量出库数量结余数量入库日期供应商注意事项：物资验收需严格核对，严禁“先入库后验收”；库存物资需定期盘点（每月1次），保证账实相符，盘亏需查明原因并报*经理审批；危险品（如易燃、易爆物资）需专人管理，存放于指定安全区域，并配备消防设施。四、档案信息管理规范（一）档案分类与归档流程操作步骤：档案分类：行政部根据档案性质分为以下类别（可根据公司实际情况调整）：A类：行政管理制度（如员工手册、考勤制度）；B类：会议档案（会议纪要、会议资料）；C类：合同档案（采购合同、租赁合同）；D类：人事档案（员工入职、离职、合同）；E类：财务档案（报销凭证、发票）；F类：其他重要文件（如资质证明、项目方案）。文件收集：各部门在文件形成后3个工作日内，将需归档文件（纸质及电子版）提交至行政部，注明文件名称、形成日期、部门及密级（公开/内部/秘密）。整理归档：行政部对文件进行排序、编号、装订（纸质文件），电子文件按“类别-年份-月份”命名规则存储，填写《档案归档清单》（表15），经行政主管*主管审核后存入档案柜或服务器。配套表单：表15：《档案归档清单》档案编号档案名称类别形成日期页数密级归档部门归档人审核人归档日期注意事项：档案密级划分需严格，秘密档案需加密存储，查阅需经*总经理审批；电子档案需定期备份（每周1次），防止数据丢失；已归档文件如需修改，需填写《档案修改申请表》，经审批后由行政部统一修改。（二）档案查阅与销毁流程操作步骤：档案查阅：内部查阅：员工因工作需要查阅档案，填写《档案查阅申请表》（表16），注明档案名称、查阅用途，经部门负责人主管签字后提交行政部；秘密档案需额外报总经理审批。外部查阅：外部单位查阅档案，需出具单位介绍信及有效身份证件，经*总经理审批后，由行政部人员陪同查阅，查阅后需在《档案查阅登记表》（表17）中记录。档案销毁：档案保存期满（一般为5-10年，根据档案类型确定）或失去保存价值时，由行政部编制《档案销毁清单》（表18），报*总经理审批，审批通过后由2名以上人员共同监督销毁，销毁后在清单上签字确认，电子档案需彻底删除并无法恢复。配套表单：表16：《档案查阅申请表》查阅人所在部门联系电话档案名称档案编号查阅用途查阅日期部门负责人签字日期表17：《档案查阅登记表》查阅日期查阅人所在单位/部门查阅档案名称查阅用途审批人经办人归还时间表18：《档案销毁清单》销毁日期档案名称档案编号类别销毁原因销毁人监督人审批人注意事项：查阅档案时严禁涂改、勾画、抽取、撤换档案原件；秘密档案查阅后需立即归还，严禁复制（经审批除外）；档案销毁过程需全程记录，销毁清单需永久保存。五、访客接待管理规范（一）访客预约与接待流程操作步骤：访客预约：外部访客需提前1天通过电话/邮件联系被访部门，告知姓名、单位、事由、访问时间及人数，被访部门填写《访客预约登记表》（表19），报行政部备案。访客接待准备：行政部根据预约信息，安排访客停车位（如需），准备访客证（如需），通知被访人到公司大堂等候；重要访客（如客户、合作伙伴）需提前布置会议室（如摆放横幅、准备茶水）。访客接待：访客到达后，前台人员核对身份（身份证/工作证），填写《访客信息登记表》（表20），发放访客证，引导至接待区；被访人到达后，前台人员引导访客至会议室或办公室，接待全程需保持微笑、热情。配套表单：表19：《访客预约登记表》预约日期访客姓名单位名称联系电话访问事由到访时间离访时间被访部门被访人预约人表20：《访客信息登记表》到访日期访客姓名性别单位名称联系电话访问事由被访人到访时间离访时间访客证号接待人注意事项：未经预约的访客，需联系被访部门确认，被访人不在时由行政部婉拒；访客证需佩戴胸前，离公司时需归还前台；接待过程中需遵守公司保密规定，严禁泄露公司敏感信息。（二）访客送别与反馈流程操作步骤：访客送别：接待结束后，被访人将访客送至公司大堂，前台人员收回访客证，协助访客取车（如需）；重要访客需由被访人或行政部人员送至公司门口。信息反馈：行政部在《访客接待总结表》（表21）中记录接待情况（如访客反馈、接待问题），并反馈至被访部门；如访客提出投诉或建议，需在1个工作日内协调相关部门处理并回复。配套表单：表21：《访客接待总结表》接待日期访客姓名单位名称接待部门接待人接待内容访客反馈问题记录处理结果反馈人注意事项：送别时需礼貌道别，使用“欢迎下次光临”等礼貌用语；访客反馈需及时记录，重要反馈需上报*总经理；每月汇总《访客接待总结表》，分析接待问题并优化流程。六、办公环境维护规范（一）办公区域清洁管理流程操作步骤：清洁标准：行政部制定《办公区域清洁标准》（表22），明确各区域清洁要求（如桌面无灰尘、地面无杂物、卫生间无异味）。清洁执行：保洁人员每日早8:00前完成公共区域（走廊、会议室、卫生间）清洁，下班后清倒垃圾；办公区域（工位、办公室）由员工每日下班前整理桌面，保持整洁。监督检查：行政部每周1次对办公区域清洁情况进行检查，填写《清洁检查表》（表23），发觉问题及时通知保洁人员整改，整改不到位者按公司规定处罚。配套表单：表22：《办公区域清洁标准》区域清洁内容清洁频率责任人工位桌面整洁、物品摆放整齐每日下班前员工会议室桌椅归位、设备关闭、地面清洁每次会议后保洁人员卫生间地面干燥、无异味、洗手台清洁每日2次保洁人员表23：《清洁检查表》检查日期检查区域检查内容检查结果（合格/不合格）整改要求整改人整改时间检查人注意事项：严禁在办公区域吸烟、吃刺激性食物（如