企业宣传资料制作标准化流程和规范

企业宣传资料制作标准化流程与规范工具模板目录一、适用范围与核心价值二、标准化操作流程详解（一）需求启动与目标明确（二）内容策划与素材整合（三）设计制作与视觉呈现（四）审核校对与定稿确认（五）发布应用与归档管理三、关键环节工具模板（一）企业宣传资料需求申请表（二）宣传资料内容策划表（三）宣传资料审核校对表（四）宣传资料发布归档表四、执行要点与风险规避指南五、总结与持续优化方向一、适用范围与核心价值本规范适用于各类企业（含初创期、成长期、成熟期）宣传资料的制作全流程，涵盖宣传册、海报、短视频脚本、电子白皮书、企业介绍PPT等核心宣传物料。通过标准化流程管控，可统一品牌视觉形象、提升内容专业度、缩短制作周期，保证宣传资料精准传递企业价值，有效支撑市场拓展、品牌传播、客户沟通等核心业务场景。二、标准化操作流程详解（一）需求启动与目标明确目标：明确宣传资料的核心目的、受众及交付标准，避免方向偏差。需求提出与提交由市场部/业务部门/行政部门根据业务需求（如新品发布、展会参展、品牌升级等），填写《企业宣传资料需求申请表》（见本章第三节模板），明确资料类型、目标受众（如客户、合作伙伴、投资者）、核心信息（如企业优势、产品亮点、服务特色）、交付时间、预算范围等关键信息。需求提交至品牌管理岗（或指定负责人）进行初审，确认需求合理性与可行性。需求评审与目标确认召开需求评审会（参与人：需求提出部门、品牌管理岗、设计岗、法务岗），重点评审：目标受众是否清晰，是否匹配资料类型（如面向客户的宣传册侧重产品功能，面向投资者的PPT侧重财务数据）；核心信息是否突出，是否符合企业当前品牌定位；交付时间与资源（预算、人力）是否匹配。评审通过后，由品牌管理岗输出《需求确认函》，明确最终目标、核心要求及各方职责；若需调整，需求部门需在2个工作日内反馈修改意见。（二）内容策划与素材整合目标：构建逻辑清晰、内容精准的宣传资料框架，整合高质量素材。内容框架搭建根据目标受众与核心信息，设计资料内容结构（如宣传册可按“企业简介-核心业务-产品矩阵-成功案例-联系方式”搭建；短视频脚本可按“痛点引入-方案展示-价值呈现-行动引导”设计）。输出《宣传资料内容策划表》（见本章第三节模板），明确各章节/模块的主题、字数/时长占比、图文素材需求（如产品图片、场景图、数据图表、客户证言等）。素材收集与制作现有素材整理：从企业素材库（含品牌VI手册、历史宣传资料、产品资料库）中筛选可复用素材，保证素材符合品牌规范（如logo标准色、字体、图片风格）。新素材制作：图片类：产品图需高清多角度（含细节图、场景应用图），团队/办公场景图需体现专业性与人文关怀；文字类：产品文案突出差异化优势，企业介绍需简洁凝练（避免冗长技术术语）；数据类：引用权威数据（如行业报告、第三方检测数据），标注数据来源。素材收集截止时间：内容策划确认后3个工作日内，由需求部门负责协调业务、产品等提供素材，设计岗协助素材优化（如图片修图、文案润色）。（三）设计制作与视觉呈现目标：将内容策划转化为符合品牌视觉规范的宣传资料，提升专业度与吸引力。视觉风格确认设计岗根据品牌VI手册（含标准色、辅助色、标准字体、图形元素），结合资料类型确定视觉风格（如科技感、商务感、亲和力），输出《视觉风格提案》（含主色调、字体、版式示意），经品牌管理岗确认后启动设计。初稿设计与修改设计岗根据《内容策划表》与《视觉风格提案》，完成初稿设计（如宣传册内页排版、短视频分镜脚本），重点保证：信息层级清晰（通过字号、颜色、间距区分主次内容）；图文搭配合理（图片与文字内容关联，避免图文脱节）；品牌元素规范（logo位置、标准色使用误差≤5%，禁用非授权字体/图标）。初稿提交需求部门与品牌管理岗审核，2个工作日内反馈修改意见；修改次数不超过3次，若需重大调整（如框架变更、核心信息调整），需重新启动需求评审。终稿输出与格式确认设计岗根据修改意见完成终稿，输出多格式文件（如宣传册需提供PDF（印刷用）、JPG（电子版）、源文件（/PSD）；短视频需提供MP4（1080P）、字幕版、无水印版），确认格式符合交付要求（如印刷品需提供CMYK模式文件，电子物料需适配PC/移动端）。（四）审核校对与定稿确认目标：保证宣传资料内容准确、合规，符合品牌调性。多级审核流程内容准确性审核：需求部门/产品部门负责核对专业信息（如产品参数、业务数据、案例描述），保证无事实错误；品牌合规性审核：品牌管理岗负责审核品牌元素使用（如logo、slogan、品牌主张）、视觉风格一致性，是否符合企业品牌定位；法律风险审核：法务岗负责审核内容合规性（如禁用绝对化用语、敏感信息、侵权素材），保证符合《广告法》等行业法规；终审确认：由分管市场/品牌负责人（如市场总监）签字确认，输出《审核校对表》（见本章第三节模板）。校对细节清单文字类：错别字、标点符号、专业术语、数据准确性（如“增长20%”需标注统计周期）；图片类：清晰度、水印（禁用非企业水印）、版权信息（如图片需注明“来源：企业自有/已授权”）；版式类：页码连续、图表编号、字体统一（如标题用黑体，用宋体）、留白合理（避免页面过于拥挤）。（五）发布应用与归档管理目标：保证宣传资料精准触达目标受众，实现传播价值，并实现规范化存档。发布渠道与策略根据目标受众选择发布渠道：客户/渠道商：线下展会（宣传册、易拉宝）、企业官网（电子版）、客户邮件推送；潜在客户：线上广告（短视频、海报）、行业媒体（白皮书发布）、社交媒体（企业公众号图文）；内部员工：企业内网（资料共享）、培训材料（PPT）。制定发布计划，明确各渠道负责人、发布时间、效果跟踪指标（如量、阅读量、咨询转化率）。归档管理宣传资料定稿后，由品牌管理岗统一归档至企业素材库，分类存储（按资料类型、发布时间、业务场景），归档信息包括：文件名称（格式：“资料类型-发布主题-版本号-日期”，如“宣传册-2024新品发布-V1.0-20240301”）；源文件、终稿文件、审核记录、发布效果数据；素材库权限管理：仅授权部门可查看/，核心资料（如未发布新品资料）需设置访问密码，保证信息安全。三、关键环节工具模板（一）企业宣传资料需求申请表字段名称填写说明示例需求部门提出需求的部门市场部需求负责人部门对接人（姓名*）及联系方式（内部沟通工具）*工/企业资料类型宣传册/海报/短视频/PPT等企业宣传册（2024版）目标受众核心传播对象（客户/渠道商/投资者等）潜在客户（B端企业决策者）核心信息需传递的关键内容（3-5点）1.企业行业地位TOP3；2.核心产品技术优势；3.成功案例覆盖100+行业交付时间计划完成日期（精确到日）2024年4月15日预算范围资料制作总预算（含设计、印刷、拍摄等）3万元交付形式线下印刷/电子文件/视频文件等PDF电子版+500份印刷品附件说明可附初步需求文档、参考案例等参考案例：企业2023宣传册需求部门负责人签字确认需求真实性___________（签字）（二）宣传资料内容策划表模块主题内容要点素材需求字数/时长占比封面企业形象展示企业logo、slogan、主视觉图高清企业logo、场景图（办公/团队）占封面100%企业简介品牌背景与实力成立时间、核心业务、行业地位、荣誉资质企业发展时间轴图、荣誉证书图片300-500字核心业务主营业务板块3大业务领域及服务内容业务场景图、流程示意图400-600字产品矩阵主打产品展示2-3款核心产品功能、优势、应用场景产品多角度图、参数表、客户使用场景图600-800字+3-5图成功案例客户见证3-5个典型客户案例（含行业、痛点、方案）客户logo、案例场景图、数据对比图800-1000字+4-6图联系方式客户对接入口官网、电话（内部座机）、公众号二维码官网二维码、公众号二维码、地图定位图占封底100%（三）宣传资料审核校对表审核维度审核要点审核结果（通过/不通过）修改意见审核人（姓名*）审核日期内容准确性产品参数、业务数据、案例描述是否正确□通过□不通过“案例2客户名称需更新为最新签约客户”*（产品经理）2024-03-20品牌合规性logo、标准色、字体是否符合VI手册□通过□不通过“辅助色使用错误，需替换为VI手册P5色值”*（品牌管理岗）2024-03-20法律风险是否含绝对化用语、敏感信息、侵权素材□通过□不通过“‘行业第一’需改为‘行业领先’”*（法务岗）2024-03-21版式规范性页码连续、图表编号、留白是否合理□通过□不通过“第15页页码缺失”*（设计岗）2024-03-21终审确认整体是否符合需求目标与品牌定位□通过□不通过无*（市场总监）2024-03-22（四）宣传资料发布归档表资料名称资料类型发布日期发布渠道负责人（姓名*）效果数据（示例）归档路径2024企业宣传册宣传册2024-04-15展会现场发放、官网电子版*（市场专员）展会发放200份，官网150次素材库/宣传册/2024/新品发布短视频短视频2024-03-20抖音、视频号、朋友圈广告*（新媒体运营）播放量5万+，点赞量2000+素材库/短视频/新品/企业介绍PPT（2024版）PPT2024-05-01内部培训、客户路演*（培训经理）内部培训3场，客户路演3场素材库/PPT/品牌/2024/四、执行要点与风险规避指南（一）品牌一致性把控所有宣传资料必须严格遵循《企业VI手册》，禁用自定义颜色、字体或图形元素；若需新增视觉元素，需经品牌管理岗审批并更新至VI手册后再使用。跨部门协作时，品牌管理岗需全程参与设计审核，避免因部门理解差异导致品牌形象混乱。（二）素材版权管理图片、字体、音乐等素材必须使用正版资源（企业已授权素材库或购买版权），禁用网络的未授权素材；若需使用客户/合作伙伴素材，需提前获取书面授权。素材归档时需附带版权证明文件（如购买记录、授权书），保证可追溯。（三）数据准确性验证引用的行业数据、产品参数、客户案例等需经业务部门/产品部门双重核对，标注数据来源（如“数据来源：行业研究院2023报告”）；禁止使用模糊表述（如“领先”“优质”），需用具体数据支撑（如“市场占有率前3”“客户续费率90%”）。（四）版本规范化管理宣传资料需设置版本号（V1.0/V1.1/V2.0），小版本修改（如错别字修正）不改变主版本号，大版本修改（如框架调整、核心信息更新）需升级主版本号；旧版本资料发布前需明确停用时间，避免新旧版本同时传播导致信息混乱。（五）用户反馈收集与迭代资料发布后1个月内，由需求部门收集目标受众反馈（如通过问卷、客户访谈），重点关注“信息清晰度”“视觉吸引力”“内容实用性”等维度；根据反馈结果优化下一版本制作，形成“策划-制作-发布-反馈-迭代”的闭环管理。五、总结与持续优化方向企业宣传资料制作标准化流程的核心是通过“目标明确-内容精准-视觉规范-审核严格-管理闭环”的全流程管控，保证宣传资料的专业性与传播力