费用报销申请单的填写示例与操作流程

费用报销申请单填写指南与操作流程示例一、适用范围与常见报销场景费用报销申请单是企业员工因公支出后，向公司申请报销费用的正式书面凭证，适用于各类因公产生的合理支出场景。常见报销场景包括：差旅费用：员工因公出差的交通费（机票、火车票、打车票）、住宿费、市内交通补助、餐补等；办公费用：购买办公用品（文具、设备耗材）、打印费、快递费、通讯费等；业务招待费：因接待客户或开展业务产生的餐费、礼品费（需符合公司礼品管理规定）；其他费用：培训费、会议费、市场推广费等（需附相关证明材料）。无论金额大小，凡符合公司财务制度规定的因公支出，均需填写费用报销申请单，经审批后通过财务部门报销。二、费用报销申请单填写步骤详解第一步：获取报销单模板线上渠道：通过公司OA系统、财务共享平台或钉钉/企业等办公软件，《费用报销申请单》电子模板；线下渠道：向部门行政人员或财务部门领取纸质版报销单（一式两联，第一联财务留存，第二联申请人留存）。第二步：填写基础信息在报销单顶部或指定位置填写以下基础信息，保证准确无误：报销单号：由系统自动或按财务要求填写（如“FYBX+年份+月份+流水号”，如“FYBX202310001”）；申请部门：填写所在部门全称（如“市场部”“技术研发中心”）；申请人：填写本人姓名（用“”代替，如“某”）；申请日期：填写提交报销单的日期（格式：YYYY年MM月DD日）；费用归属期间：填写费用实际发生的起止日期（如“2023年10月1日-2023年10月7日”）；报销事由：简要说明费用用途（如“参加行业展会差旅费”“采购部门办公用打印机墨盒”）。第三步：填写费用明细（核心步骤）按费用类别逐项填写明细，保证每笔支出清晰可追溯：序号费用类别发生日期金额（元）费用用途说明附件张数1差旅费-交通费2023-10-02850.00北京至上海高铁票（G102次）12差旅费-住宿费2023-10-021200.00上海酒店住宿（1晚）13差旅费-餐补2023-10-02100.00出差期间误餐补助04办公费-耗材2023-10-05320.00购买A4纸、签字笔等办公用品1填写说明：费用类别：按公司财务规定选择（如差旅费、办公费、业务招待费等），不可自定义类别；发生日期：与发票、行程单等凭证日期一致；金额：需与凭证金额一致，小数点后保留两位；费用用途说明：具体描述支出内容（如“打车至会议现场”“采购10包A4纸”），避免模糊填写（如“交通费”“办公用品”）；附件张数：填写所附原始凭证（发票、行程单、消费明细等）的总张数。第四步：粘贴原始凭证凭证要求：所有费用需附合法合规的原始凭证，包括但不限于：发票（需为增值税普通发票或专用发票，抬头为公司全称，税号准确）；差旅费需附行程单、住宿清单（电子订单需打印并签字）；大额支出（如超过5000元）需附合同、验收单等辅助证明。粘贴规范：按附件张数顺序将凭证粘贴在报销单背面“附件”处，保证凭证平整、关键信息（如发票代码、金额、开票日期）清晰可见，避免遮挡。第五步：计算并填写报销总额小计：分费用类别计算金额（如差旅费=交通费+住宿费+餐补=850+1200+100=2150元）；合计：汇总所有费用类别金额（如差旅费2150元+办公费320元=2470元）；大写金额：将合计金额转换为大写（如“贰仟肆佰柒拾元整”），大小写金额必须一致，不一致以大写为准。第六步：提交审批流程审批顺序：根据公司制度逐级提交审批，通常流程为：部门负责人：审核费用真实性与合理性；财务部门：审核凭证合规性、金额准确性及预算余额；分管领导：根据费用金额审批（如5000元以下由部门负责人审批，5000元以上需分管副总审批）。提交方式：线上：通过OA系统报销单及附件，选择审批人并提交；线下：将填写完整的报销单及附件交至部门负责人签字，再转交财务部门。第七步：跟踪报销进度提交后可通过OA系统“报销进度查询”功能跟踪审批状态；若审批被驳回，根据驳回原因（如“发票不合规”“事由不清”）修改后重新提交；审批通过后，财务部门将在3-5个工作日内完成打款（具体以公司财务制度为准）。三、费用报销申请单模板及填写示例《费用报销申请单》模板报销单号：__________________申请部门：__________________申请人：*某申请日期：2023年10月10日费用归属期间：2023年10月1日-7日报销事由：参加行业展会差旅及办公耗材采购费用明细表序号费用类别发生日期金额（元）费用用途说明附件张数1差旅费-交通费2023-10-02850.00北京至上海高铁票（G102次）12差旅费-住宿费2023-10-021200.00上海酒店住宿（1晚）13差旅费-餐补2023-10-02100.00出差期间误餐补助04办公费-耗材2023-10-05320.00购买A4纸5包（100元）、签字笔10支（220元）1小计2470.00合计（大写）贰仟肆佰柒拾元整审批意见部门负责人签字：日期：财务审核：日期：分管领导审批：日期：财务付款：日期：备注（可填写其他说明，如“预借款冲销”“跨月报销原因”等）填写示例说明基础信息：报销单号“FYBX202310001”，申请部门“市场部”，申请人“*某”，费用归属期间“2023年10月1日-7日”；费用明细：差旅费包含高铁票、住宿费、餐补，办公费为耗材采购，分项填写用途；金额：合计2470元，大写“贰仟肆佰柒拾元整”；审批：按顺序由部门负责人、财务、分管领导签字。四、填写注意事项与常见问题解答（一）核心注意事项凭证合规性：发票抬头必须为公司全称（不可简称），税号准确无误；发票需加盖发票专用章，电子发票需打印并注明“已报销”及日期；避免使用过期发票（发票开具日期超过180天可能无法报销）。信息准确性：申请人姓名、部门、金额等信息需与实际一致，禁止涂改（若填写错误，需重新填写报销单）；费用用途说明需具体，避免“杂费”“其他”等模糊表述。审批时效性：费用需在发生后1个月内提交报销（特殊情况需提前向财务申请延期）；审批流程需在5个工作日内完成，避免因拖延导致报销延迟。禁止行为：严禁拆分报销（如将5000元费用拆分为多笔低于5000元报销，规避审批）；严禁虚报、伪造费用凭证，一经发觉将按公司规定处罚。（二）常见问题解答Q1：发票丢失了怎么办？A：需填写《发票遗失说明》，经部门负责人签字确认后，可凭其他证明（如消费记录、银行转账凭证）报销，但需注明“发票遗失，已说明”并由财务部门备案。Q2：报销被驳回后如何修改？A：查看驳回原因（如“发票税号错误”“附件不全”），补充或修正材料后，通过OA系统“驳回重提”功能