法律合同审查与档案管理模板

法律合同审查与档案管理通用模板一、模板适用场景说明本模板适用于企业法务部门、律师事务所、机关法务岗及个人创业者等主体，在开展法律合同全生命周期管理时使用。具体场景包括但不限于：企业日常采购、销售、服务、劳动合同等各类合同的标准化审查；律所批量处理委托合同、顾问合同等案件时的合同审查与归档；对历史合同进行梳理、分类及合规性复查时的档案管理；需规范合同审查流程、明确审查责任、保证档案可追溯的场景。二、合同审查标准化操作步骤（一）合同接收与初始登记合同接收通过邮件、纸质提交或线上协作平台接收合同文本，要求对方提供合同最终版（PDF/Word格式）及背景资料（如谈判纪要、需求说明等）。核对合同是否完整，若存在页码缺失、条款模糊等问题，及时与提交人（如业务员某、委托人某）沟通补充。初始登记在《合同审查台账》（模板见第三章）中登记合同基本信息，包括：合同名称、合同编号（按“年份-部门类型-序号”规则编制，如“2024-采-001”）、提交人、提交日期、合同类型（如采购、服务、租赁）、对方主体名称、合同金额、预计签订日期等。为合同分配唯一审查编号，同步录入审查跟踪系统（如有）。（二）初步审查：形式与主体要件核查形式审查检查合同是否具备基本要素：合同标题、签约主体双方全称、合同编号、签订日期、标的描述、金额、履行期限、违约责任、争议解决方式等核心条款是否完整。核对合同份数、签字页页码是否连续，附件清单与实际附件是否一致。主体资格审查对方为企业的：核查其营业执照（通过“国家企业信用信息公示系统”核验最新状态），确认是否为存续状态、经营范围是否涵盖合同标的、是否有相关资质许可（如食品经营许可证、建筑资质等）。对方为自然人的：核验身份证原件（或复印件），确认其民事行为能力（如完全民事行为能力人、限制民事行为能力人需法定代理人代理）。涉及特殊主体的（如外资企业、事业单位），需额外核查其批准文件、登记证明等。（三）深入审查：核心条款与法律风险排查标的与履行条款审查核对标的描述是否清晰（如产品名称、型号、规格、数量，服务内容、标准等），避免使用“大概”“approximate”等模糊表述。审查履行期限、地点、方式是否明确（如“交付时间为收到预付款后30日内”“交付地点为甲方指定仓库”），避免歧义导致履约争议。权利义务与价格条款审查明确双方权利义务是否对等，是否存在单方限制权利、加重义务的“霸王条款”（如“乙方违约需承担甲方全部损失，甲方违约无需承担责任”）。价格条款需明确金额、计价货币、支付方式（如银行转账、承兑汇票）、支付节点（如“预付30%，验收合格后付70%”），税费承担方需清晰（如“含税价格，甲方承担增值税”）。违约责任与争议解决条款审查违约责任是否具体、可量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），避免“承担相应责任”等模糊约定；违约金是否过高（超过实际损失的30%可能被法院调减）。争议解决方式明确（诉讼或仲裁）：选择诉讼的，需明确管辖法院（被告住所地、合同履行地、合同签订地等，不得违反级别管辖和专属管辖）；选择仲裁的，需明确仲裁机构全称（如“北京仲裁委员会”）。其他特殊条款审查知识产权条款：明确合同履行过程中产生的知识产权归属（如“乙方开发的工作成果归甲方所有”）。保密条款：明保证密范围、期限、违约责任（如“保密期限为合同终止后3年”）。合同变更、解除条件：是否约定变更需书面确认，解除权行使条件是否明确（如“一方严重违约，另一方有权书面通知解除合同”）。（四）审查意见反馈与修改跟进出具审查意见根据审查结果，在《合同审查表》（模板见第三章）中填写审查意见，分为“通过”“修改后通过”“不通过”三类：“通过”：无重大法律风险，可直接签署；“修改后通过”：存在一般风险（如条款表述模糊、违约责任不对等），需标注修改建议并反馈提交人；“不通过”：存在重大法律风险（如主体不适格、违反法律强制性规定、权利义务严重失衡），说明理由并建议重新协商或终止合作。沟通与修改将审查意见书面反馈至提交人（或业务部门），由其与对方（如供应商某、客户某）沟通修改。若对方修改合同，需对修改部分进行复核，保证已解决审查中指出的风险点；修改后重新履行登记流程。（五）审查确认与归档交接最终确认合同定稿后，由审查人在《合同审查表》中签字确认，标注“审查完成日期”，并将审查意见与最终版合同一并归档。涉及外部法律顾问审查的，需留存法律顾问的书面《法律意见书》。归档交接将最终版合同（纸质+电子版）、《合同审查表》、背景资料（如谈判纪要、邮件往来记录）等整理成套，移交档案管理人员（如某），双方在《档案交接清单》（模板见第三章）中签字确认。三、档案管理标准化操作步骤（一）档案分类与编号规则档案分类按“合同类型-部门-年份”三级分类，一级分类包括：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同、借款合同、知识产权合同、其他合同等；二级分类按部门划分（如采购部、销售部、人力资源部）；三级分类按年份（如2024年）。示例：“采购合同-采购部-2024”“服务合同-市场部-2023”。档案编号编号规则：“一级分类代码-二级分类代码-年份-三位流水号”，其中分类代码用拼音首字母（如采购合同“CG”、服务合同“FW”）；示例：“CG-CG-2024-001”表示2024年采购部采购合同第1号。（二）档案整理与归档存储档案整理纸质档案：按合同编号顺序排列，使用档案盒统一存放，盒面标注“档案编号、合同类型、年份、盒内合同份数、保管期限”；电子档案：扫描纸质合同（PDF格式，分辨率不低于300DPI），与Word版、审查表等文件一并存入指定服务器/云端文件夹，文件夹名称与档案编号一致，添加关键词标签（如“供应商名称、合同金额”）。归档存储纸质档案存放于符合防火、防潮、防虫、防盗要求的档案柜，定期（每季度）检查档案状态；电子档案定期（每月）备份，异地备份（如本地服务器+云存储），防止数据丢失。（三）档案查阅与借阅管理查阅权限合同查阅需与工作相关，仅限法务人员、业务部门负责人、公司管理层等经授权人员；涉及保密信息的合同（如商业秘密），需经部门负责人及法务总监双重审批。借阅流程借阅人填写《档案借阅申请表》（模板见第三章），说明借阅原因、档案编号、借阅期限（最长不超过7个工作日）；经审批人（如部门负责人某、法务主管某）签字同意后，档案管理人员调取档案，由借阅人在档案室现场查阅或带出（涉密档案不得带出）；借阅归还时，档案管理人员核对档案完整性，在《档案借阅登记表》中记录归还日期，借阅人签字确认。（四）档案保管期限与清理保管期限划分永久保管：战略合作协议、股权转让合同、重大资产收购合同等；长期保管（10年）：采购合同、销售合同、服务合同等；短期保管（5年）：劳动合同、普通借款合同、临时租赁合同等。定期清理每年年底对到期档案进行梳理，对超过保管期限且无继续保存必要的档案，由档案管理人员编制《档案销毁清单》，经法务部门、行政部门负责人审批后，由两人以上共同监销，销毁过程记录《档案销毁记录》（模板见第三章）并留存。四、模板表格（一）合同审查台账合同编号合同名称提交人提交日期合同类型对方主体名称合同金额（元）审查状态审查人审查完成日期2024-采-001办公设备采购合同*某2024-03-01采购合同A科技有限公司50,000已完成*某2024-03-032024-服-002市场推广服务合同*某2024-03-05服务合同B广告公司120,000审查中*某-（二）合同审查表合同名称合同编号提交人提交日期审查人审查日期办公设备采购合同2024-采-001*某2024-03-01*某2024-03-03一、基本信息对方主体名称统一社会信用代码合同金额（元）履行期限标的描述A科技有限公司9111010850,0002024-04-01至2024-06-30采购电脑20台、打印机5台二、审查要点及意见审查模块审查内容审查意见修改建议主体资格营业执照状态存续无标的条款设备型号、数量描述模糊，未明确电脑配置（如CPU、内存）补充电脑具体型号（如联想ThinkPadT14，i5处理器，16G内存，512G固态硬盘）违约责任逾期交货违约金约定“按日千分之三支付”，过高（可能超过LPR四倍）调整为“按日万分之五支付，最高不超过合同总额的10%”争议解决未约定管辖法院可能导致诉讼管辖争议增加条款“本合同履行过程中发生争议，由甲方所在地人民法院管辖”三、审查结论□通过□修改后通过□不通过（理由：_________________________）四、备注最终版合同已修改完成，违约金条款调整为“按日万分之五支付”，补充设备型号细节。（三）档案分类目录表一级分类二级分类三级分类（年份）编号规则示例保管期限备注采购合同采购部2024CG-CG-2024-001~99910年含框架协议、订单服务合同市场部2023FW-SC-2023-001~99910年含推广、咨询、设计劳动合同人力资源部2024LD-RL-2024-001~999长期（员工离职后2年）含保密协议、竞业限制（四）档案借阅申请表借阅人部门借阅日期档案编号合同名称借阅用途借阅期限审批人审批日期*某销售部2024-03-102024-销-005产品销售合同客户投诉处理2024-03-17*某2024-03-10借阅人签字：______________________档案管理员签字：______________________（五）档案销毁记录表销毁日期销毁原因档案编号清单保管期限审批人监销人监销人备注2024-12-20保管期限已届满LD-RL-2020-001~0105年*某*某*某已完成纸质销毁，电子删除五、操作关键注意事项（一）合同审查注意事项主体审查“三查三看”：查营业执照原件（看是否最新）、查信用报告（看是否有失信记录）、查资质许可（看是否在有效期内），避免与无资质主体合作。条款审查“避坑要点”：金额条款：大小写一致（如“伍万元整（¥50,000.00）”），避免“约”“左右”等模糊表述；履行条款：明确“不可抗力”定义及处理方式（如“地震、疫情等导致无法履约，需提供证明并及时通知对方”）；签字盖章：企业需盖公章或合同专用章（非财务章、部门章），自然人需签字并按手印，骑缝章需齐全。审查责任追溯：审查意见需书面化，留存沟通记录（邮件、等），避免口头承诺导致责任不清。（二）档案管理注意事项保密管理“双严禁”：严