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文档简介

会议记录管理标准流程一、会议记录管理概述

会议记录是组织内部信息传递、决策执行和知识沉淀的重要载体。为规范会议记录的创建、存储、使用与归档流程,提高管理效率,确保信息准确完整,特制定本标准流程。本流程适用于公司所有类型会议(如决策会议、项目会议、部门例会等)的记录管理工作。

二、会议记录管理标准流程

(一)会议记录的创建与初步整理

1.会议记录责任人确定

(1)会前由会议发起人指定记录责任人,如无指定,由部门秘书或指定人员承担。

(2)记录责任人需提前熟悉会议议程和重点内容。

2.会议记录内容要素

(1)基本信息栏:会议名称、召开时间、地点、参会人员名单、缺席人员说明。

(2)议程事项:按议程逐项记录讨论要点、决策结果。

(3)附件清单:会议中分发或引用的文件列表。

(4)补充说明:需要跟进的事项及责任人。

3.记录规范要求

(1)使用清晰、简洁的语言,避免口语化表达。

(2)关键决策采用项目符号或编号列表形式呈现。

(3)记录字迹工整或电子文档排版规范。

(二)会议记录的审核与修订

1.审核流程

(1)初步记录完成后,24小时内提交给会议发起人或相关负责人审核。

(2)审核人需在3个工作日内完成审核,提出修改意见。

2.修订要求

(1)记录责任人根据审核意见进行修订,重大内容需与发起人确认。

(2)修订后的记录需经发起人签字确认,电子文档需添加修订标记。

3.异议处理

(1)如记录内容有争议,由记录责任人与参会人员协商修改。

(2)重大争议需上报管理层协调解决。

(三)会议记录的存储与归档

1.电子文档存储

(1)将记录保存为PDF格式,文件名格式为"会议名称-日期"。

(2)存储于公司统一知识管理系统,按部门/年份分类。

2.纸质文档管理

(1)重要会议记录需打印存档,存放在指定档案柜。

(2)存档纸质文档需建立索引卡,注明会议时间、主题等关键信息。

3.存档期限

(1)一般会议记录保存期限为2年,重要会议记录保存期限为5年。

(2)存档期限届满后由档案管理员按规定处理。

(四)会议记录的使用与共享

1.内部共享规则

(1)仅限公司内部人员访问,需通过权限管理系统获取。

(2)分享时需说明使用目的,不得用于商业用途。

2.外部共享管理

(1)未经授权不得向外部人员提供会议记录。

(2)如需向合作方共享,需经管理层批准并签署保密协议。

3.使用记录

(1)记录查阅需在知识管理系统留下访问日志。

(2)重要记录的使用需经记录责任人批准。

三、附则

1.本流程由行政部负责解释,自发布之日起实施。

2.各部门需指定专人负责本部门会议记录管理工作的监督执行。

3.公司将定期组织会议记录管理培训,提高相关人员专业能力。

4.鼓励员工对流程提出改进建议,行政部将定期评估优化方案。

一、会议记录管理概述

会议记录是组织内部信息传递、决策执行和知识沉淀的重要载体。为规范会议记录的创建、存储、使用与归档流程,提高管理效率,确保信息准确完整,特制定本标准流程。本流程适用于公司所有类型会议(如决策会议、项目会议、部门例会等)的记录管理工作。

二、会议记录管理标准流程

(一)会议记录的创建与初步整理

1.会议记录责任人确定

(1)会前由会议发起人指定记录责任人,如无指定,由部门秘书或指定人员承担。

(2)记录责任人需提前熟悉会议议程和重点内容,确保记录的针对性和完整性。

(3)对于重要或复杂的会议,可指定副记录人协助,捕捉关键细节或不同角度的讨论。

2.会议记录内容要素

(1)基本信息栏:会议名称、召开时间(起止时间)、地点(或线上会议链接)、参会人员名单(签到表可作为附件)、缺席人员说明及原因(如已知)。

(2)议程事项:按议程逐项记录讨论要点、发言摘要、关键数据、决策结果及行动计划。采用客观陈述,避免主观评价。

(3)附件清单:会议中分发、引用或讨论的重要文件、图表、数据的列表,注明文件名称和版本号(如有)。

(4)补充说明:需要跟进的事项、责任人、完成时限,以及会议中形成的待办事项列表(To-DoList)。

3.记录规范要求

(1)使用清晰、简洁、专业的语言,避免口语化表达和非工作相关的内容。

(2)关键决策采用项目符号或编号列表形式呈现,确保易于理解和查找。

(3)记录应包含时间戳,标记重要讨论节点或决策时间点。

(4)电子文档建议使用标准格式(如.docx或.pdf),避免使用易被编辑但仍标记为“最终版”的格式,以防未经授权修改。

(二)会议记录的审核与修订

1.审核流程

(1)初步记录完成后,通常应在24个工作小时内提交给会议发起人或指定的审核人(如部门主管、项目经理等)进行审核。

(2)审核人需在收到记录后的3个工作日内完成审核,并提供明确的修改意见或确认记录。

2.修订要求

(1)记录责任人根据审核意见进行修订,确保所有修改均有据可查(如在电子文档中保留修订痕迹)。

(2)对于涉及关键决策、数据或重要行动项的修改,需与发起人或相关决策人再次确认,必要时通过邮件或其他书面形式确认。

(3)修订后的记录需经最终审核人签字(物理文档)或确认(电子文档,如系统内确认)后方可视为最终版本。

3.异议处理

(1)如会议参与人对记录内容有异议,应在收到记录后规定时间内(如3个工作日)向记录责任人提出,并提供具体修改建议或依据。

(2)记录责任人应与提出异议的人员进行沟通,核实情况。如无法达成一致,可提请会议发起人或更高层级的管理者介入协调,形成一致的记录版本。

(三)会议记录的存储与归档

1.电子文档存储

(1)将最终审核确认的会议记录保存为PDF格式,确保格式固定,内容不易被随意更改。文件名需规范统一,例如:“【部门名称】-【会议类型】-【会议日期】.pdf”(如:“市场部-项目启动会-20231115”)。

(2)将电子文档上传至公司指定的知识管理系统、共享服务器或文档协作平台,按照预设的目录结构进行分类存储(如按部门>年份>季度/月份)。

(3)建立电子文档的索引或元数据,包括会议主题、关键词、核心人员、日期等,便于后续检索。

2.纸质文档管理

(1)对于具有重要参考价值或按规定需要存档的会议记录(如涉及战略决策、重要项目、人事变动等),需打印成纸质文档。

(2)纸质文档应存放在公司指定的、安全的档案柜或档案室中,实施物理隔离和访问控制。

(3)纸质文档应建立对应的索引卡片或电子目录,与电子文档的索引保持一致,方便联查。

3.存档期限

(1)一般性业务会议记录的保存期限通常为2年,以支持日常查阅和追溯。

(2)重大项目会议记录、重要决策会议记录、年度总结会议记录等具有长期参考价值的会议记录,保存期限应延长至5年或更久(具体期限可根据公司档案管理规定设定)。

(3)存档期限届满后,由公司档案管理部门根据档案管理政策和公司规定,按照既定程序进行处理(如销毁或转为永久保存)。

(四)会议记录的使用与共享

1.内部共享规则

(1)会议记录的内部共享仅限于公司正式员工,基于工作需要访问。访问权限由记录存储系统的管理员或部门负责人根据员工职责和需要授予。

(2)分享记录时,应明确告知接收人记录的使用目的,强调其仅供内部工作参考,不得外传或用于任何商业、宣传或其他非工作目的。

(3)定期审计访问日志,确保共享权限得到合规使用。

2.外部共享管理

(1)未经公司管理层或相关部门的明确授权,任何员工不得向公司外部人员(包括客户、供应商、合作伙伴等)提供任何会议记录。

(2)如因业务合作等特殊原因确需向外部人员共享会议记录,必须事先提交申请,经相关负责人(如部门主管、项目经理)审核,并可能需要更高层级管理者批准。

(3)向外部人员共享会议记录时,必须同时提供具有法律效力的保密协议(NDA),明确界定记录的使用范围、保密义务和违约责任。

3.使用记录

(1)公司使用的知识管理系统或文档平台应具备日志记录功能,自动记录会议记录的访问者、访问时间、IP地址等信息,形成可追溯的使用记录。

(2)对于需要广泛传播或作为工作基础的会议记录,应履行内部审批程序,获得记录责任人或相关管理层的批准后方可用于相应用途(如团队分享、培训材料等)。

三、附则

1.本流程由行政部(或指定管理部门)负责解释,自发布之日起生效。各部门应遵照执行。

2.各部门负责人需确保本部门员工了解并遵守本会议记录管理流程,可指定专人(如行政助理、秘书)负责本部门会议记录的监督和指导。

3.行政部(或指定管理部门)将定期组织关于会议记录管理最佳实践的培训,提升相关人员的记录能力和流程执行水平。

4.鼓励全体员工对本会议记录管理流程提出改进建议。行政部将根据实际运行情况和员工反馈,对本流程进行定期评估和必要的优化调整。

一、会议记录管理概述

会议记录是组织内部信息传递、决策执行和知识沉淀的重要载体。为规范会议记录的创建、存储、使用与归档流程,提高管理效率,确保信息准确完整,特制定本标准流程。本流程适用于公司所有类型会议(如决策会议、项目会议、部门例会等)的记录管理工作。

二、会议记录管理标准流程

(一)会议记录的创建与初步整理

1.会议记录责任人确定

(1)会前由会议发起人指定记录责任人,如无指定,由部门秘书或指定人员承担。

(2)记录责任人需提前熟悉会议议程和重点内容。

2.会议记录内容要素

(1)基本信息栏:会议名称、召开时间、地点、参会人员名单、缺席人员说明。

(2)议程事项:按议程逐项记录讨论要点、决策结果。

(3)附件清单:会议中分发或引用的文件列表。

(4)补充说明:需要跟进的事项及责任人。

3.记录规范要求

(1)使用清晰、简洁的语言,避免口语化表达。

(2)关键决策采用项目符号或编号列表形式呈现。

(3)记录字迹工整或电子文档排版规范。

(二)会议记录的审核与修订

1.审核流程

(1)初步记录完成后,24小时内提交给会议发起人或相关负责人审核。

(2)审核人需在3个工作日内完成审核,提出修改意见。

2.修订要求

(1)记录责任人根据审核意见进行修订,重大内容需与发起人确认。

(2)修订后的记录需经发起人签字确认,电子文档需添加修订标记。

3.异议处理

(1)如记录内容有争议,由记录责任人与参会人员协商修改。

(2)重大争议需上报管理层协调解决。

(三)会议记录的存储与归档

1.电子文档存储

(1)将记录保存为PDF格式,文件名格式为"会议名称-日期"。

(2)存储于公司统一知识管理系统,按部门/年份分类。

2.纸质文档管理

(1)重要会议记录需打印存档,存放在指定档案柜。

(2)存档纸质文档需建立索引卡,注明会议时间、主题等关键信息。

3.存档期限

(1)一般会议记录保存期限为2年,重要会议记录保存期限为5年。

(2)存档期限届满后由档案管理员按规定处理。

(四)会议记录的使用与共享

1.内部共享规则

(1)仅限公司内部人员访问,需通过权限管理系统获取。

(2)分享时需说明使用目的,不得用于商业用途。

2.外部共享管理

(1)未经授权不得向外部人员提供会议记录。

(2)如需向合作方共享,需经管理层批准并签署保密协议。

3.使用记录

(1)记录查阅需在知识管理系统留下访问日志。

(2)重要记录的使用需经记录责任人批准。

三、附则

1.本流程由行政部负责解释,自发布之日起实施。

2.各部门需指定专人负责本部门会议记录管理工作的监督执行。

3.公司将定期组织会议记录管理培训,提高相关人员专业能力。

4.鼓励员工对流程提出改进建议,行政部将定期评估优化方案。

一、会议记录管理概述

会议记录是组织内部信息传递、决策执行和知识沉淀的重要载体。为规范会议记录的创建、存储、使用与归档流程,提高管理效率,确保信息准确完整,特制定本标准流程。本流程适用于公司所有类型会议(如决策会议、项目会议、部门例会等)的记录管理工作。

二、会议记录管理标准流程

(一)会议记录的创建与初步整理

1.会议记录责任人确定

(1)会前由会议发起人指定记录责任人,如无指定,由部门秘书或指定人员承担。

(2)记录责任人需提前熟悉会议议程和重点内容,确保记录的针对性和完整性。

(3)对于重要或复杂的会议,可指定副记录人协助,捕捉关键细节或不同角度的讨论。

2.会议记录内容要素

(1)基本信息栏:会议名称、召开时间(起止时间)、地点(或线上会议链接)、参会人员名单(签到表可作为附件)、缺席人员说明及原因(如已知)。

(2)议程事项:按议程逐项记录讨论要点、发言摘要、关键数据、决策结果及行动计划。采用客观陈述,避免主观评价。

(3)附件清单:会议中分发、引用或讨论的重要文件、图表、数据的列表,注明文件名称和版本号(如有)。

(4)补充说明:需要跟进的事项、责任人、完成时限,以及会议中形成的待办事项列表(To-DoList)。

3.记录规范要求

(1)使用清晰、简洁、专业的语言,避免口语化表达和非工作相关的内容。

(2)关键决策采用项目符号或编号列表形式呈现,确保易于理解和查找。

(3)记录应包含时间戳,标记重要讨论节点或决策时间点。

(4)电子文档建议使用标准格式(如.docx或.pdf),避免使用易被编辑但仍标记为“最终版”的格式,以防未经授权修改。

(二)会议记录的审核与修订

1.审核流程

(1)初步记录完成后,通常应在24个工作小时内提交给会议发起人或指定的审核人(如部门主管、项目经理等)进行审核。

(2)审核人需在收到记录后的3个工作日内完成审核,并提供明确的修改意见或确认记录。

2.修订要求

(1)记录责任人根据审核意见进行修订,确保所有修改均有据可查(如在电子文档中保留修订痕迹)。

(2)对于涉及关键决策、数据或重要行动项的修改,需与发起人或相关决策人再次确认,必要时通过邮件或其他书面形式确认。

(3)修订后的记录需经最终审核人签字(物理文档)或确认(电子文档,如系统内确认)后方可视为最终版本。

3.异议处理

(1)如会议参与人对记录内容有异议,应在收到记录后规定时间内(如3个工作日)向记录责任人提出,并提供具体修改建议或依据。

(2)记录责任人应与提出异议的人员进行沟通,核实情况。如无法达成一致,可提请会议发起人或更高层级的管理者介入协调,形成一致的记录版本。

(三)会议记录的存储与归档

1.电子文档存储

(1)将最终审核确认的会议记录保存为PDF格式,确保格式固定,内容不易被随意更改。文件名需规范统一,例如:“【部门名称】-【会议类型】-【会议日期】.pdf”(如:“市场部-项目启动会-20231115”)。

(2)将电子文档上传至公司指定的知识管理系统、共享服务器或文档协作平台,按照预设的目录结构进行分类存储(如按部门>年份>季度/月份)。

(3)建立电子文档的索引或元数据,包括会议主题、关键词、核心人员、日期等,便于后续检索。

2.纸质文档管理

(1)对于具有重要参考价值或按规定需要存档的会议记录(如涉及战略决策、重要项目、人事变动等),需打印成纸质文档。

(2)纸质文档应存放在公司指定的、安全的档案柜或档案室中,实施物理隔离和访问控制。

(3)纸质文档应建立对应的索引卡片或电子目录,与电子文档的索引保持一致,方便联查。

3.存档期限

(1)一般性业务会议记录的保存期限通常为2年,以支持日常查阅和追溯。

(2)重大项目会议记录、重要决策会议记录、年度总结会议记录等具有长期参考价值的会议记录,保存期限应延长至5年或更久(具体期限可根据公司档案管理规定设定)。

(3)存档期限届满后,由公司档案管理部门根据档案管理政策和公司规定,按照既定程序进行处理(如销毁或转为永久保存)。

(四)会议记录的使用与共享

1.内部共享规则

(1)会议记录的内

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