行政文件归档与存储管理模板

行政文件归档与存储管理模板一、适用范围与应用场景本模板适用于各类企事业单位、机关、社会团体等组织的行政文件归档与存储管理工作，具体应用场景包括：日常行政文件处理：各部门在办公过程中形成的请示、报告、通知、会议纪要、合同等文件的规范化归档；年度档案整理：年末对全年行政文件进行系统分类、整理、立卷及移交归档；审计与合规检查：为内外部审计、绩效考核、合规性审查等提供文件检索与调阅支持；历史档案管理：对具有长期保存价值的行政文件进行有序存储，保证信息可追溯、易利用。二、行政文件归档全流程操作指南（一）文件收集：保证应收尽收明确收集范围：涵盖各部门在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类文件，包括但不限于：上级来文（通知、批复、函等）；本单位发文（请示、报告、会议纪要、制度办法等）；合同协议、招投标文件、财务凭证（行政类）；会议记录、调研报告、工作总结、大事记等。收集责任分工：各部门指定专人（如部门文员）作为文件收集责任人，于每月25日前完成本月文件的初步整理，并提交至行政部门归档专员**处。特殊情况处理：对于跨部门协作形成的文件，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关材料；涉及项目终结的，项目负责人需在项目完成后10日内完成项目文件整理并移交。（二）文件分类：科学划分层级采用“年度-机构-问题”三级分类法，保证逻辑清晰、层级分明：一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2023年度”“2024年度”；跨年度文件按形成年度归入最相关年份，如年度总结归入次年1月。二级分类（机构）：按文件形成或承办部门划分，如“综合管理部”“人力资源部”“财务部”等；无明确部门的文件归入“综合类”。三级分类（问题）：按文件内容性质或具体问题划分，如“综合管理部”下可分“制度建设”“会议管理”“印章管理”等；“人力资源部”下可分“招聘培训”“薪酬绩效”“员工关系”等。（三）文件整理：规范基础要素文件检查：检查文件是否齐全、完整，字迹是否清晰，有无缺页、破损；对使用铅笔、圆珠笔等不耐久字迹书写的文件，需复印后归档原件。去除装订物：去除文件原有的金属夹、订书钉等易锈蚀装订物，采用不锈钢夹或棉线装订，避免损坏文件。折叠与粘贴：对超规格文件（如工程图纸、报表）按A4标准折叠，折叠处避开字迹；对破损文件采用无酸纸胶带修补，不得影响字迹阅读。编制页码：采用铅笔在文件右上角编写连续页码，单件文件内页码从“1”开始，正页为正面，反页为背面。（四）文件编号：唯一标识管理采用“部门代码-年度-分类代码-流水号”规则编制归档编号，保证每份文件有唯一标识：部门代码：用部门名称首字拼音缩写（如综合部=“ZHB”，人力部=“RLB”）；分类代码：用三级分类名称首字拼音缩写（如制度建设=“ZDS”，会议管理=“HYGL”）；流水号：按分类顺序从“001”开始编制。示例：“ZHB-2024-ZDS-001”表示综合部2024年制度建设类第1号文件。（五）文件登记：建立动态台账使用《行政文件归档登记表》（详见模板表格）对归档文件进行逐项登记，内容包括：文件编号、题名（文件标题）、形成部门、形成日期、页数、保管期限、存放位置、备注等。登记需字迹工整、信息准确，电子台账与纸质台账同步更新，保证账实相符。（六）文件存储：保障安全有序存储介质选择：纸质文件存入专用档案柜，采用无酸档案盒封装；电子文件存储于单位内部服务器或加密移动硬盘，定期备份（双备份制，一主一备）。存储环境要求：纸质档案库房：温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光设施；电子档案存储介质：远离磁场、强辐射源，避免阳光直射，定期（每季度）检查存储状态。存放位置标识：档案盒正面标注“年度-部门-分类名称+流水号”（如“2024-综合部-制度建设001”），侧面标注“文件编号+题名”；电子档案按编号建立文件夹层级存储，便于检索。（七）文件借阅与归还：规范流转流程借阅申请：借阅人填写《行政文件借阅申请表》（详见模板表格），注明借阅文件编号、题名、用途、借阅期限，经所在部门负责人签字后，报行政部门负责人审批。涉密文件需经单位分管领导赵六审批。借阅登记：审批通过后，借阅人凭有效身份证件到档案室办理借阅登记，档案管理员核对文件信息后，由借阅人当面检查文件完整性，签字确认后领取。归还与检查：借阅期限一般不超过7个工作日，到期需归还；如需续借，需提前2天办理续借手续。归还时，档案管理员检查文件是否完好、有无缺页，确认无误后办理归还登记，注销借阅记录。（八）文件鉴定与销毁：合规处置保管期限鉴定：每年12月，由行政部门牵头，组织相关业务部门（如法务部、财务部）对到期档案进行鉴定，区分“继续保存”“销毁”两类。继续保存：根据文件价值延长保管期限，重新编号登记；销毁：对无保存价值的文件，编制《行政文件销毁清单》，经单位分管领导审批后，由两人以上（含两人）监销，保证信息无法恢复。销毁流程：监销人在《销毁清单》上签字确认，销毁过程全程记录，销毁后清单存档备查。涉密文件需送至指定保密机构销毁，不得随意丢弃。三、行政文件归档管理模板表格表1：行政文件分类目录表（年度：______年度）分类代码一级分类（年度）二级分类（机构）三级分类（问题）包含文件类型示例备注ZHB2024年度综合管理部制度建设管理办法、通知、流程图含修订版文件RLB2024年度人力资源部招聘培训招聘启事、培训计划、总结含电子版文件CWB2024年度财务部合同管理行政采购合同、服务协议按合同编号排序表2：行政文件归档登记表文件编号题名形成部门形成日期页数保管期限存放位置（柜/盒/层）责任人备注ZHB-2024-ZDS-001办公用品管理办法综合管理部2024-01-155长期1号柜/01盒/第1层含附件RLB-2024-ZP-0022024年上半年招聘总结人力资源部2024-07-20810年2号柜/05盒/第3层电子版同步归档CWB-2024-HT-003办公设备维修合同财务部2024-03-101215年3号柜/02盒/第2层合同编号：CW-2024-005表3：行政文件借阅申请与归还登记表借阅日期借阅人部门联系方式文件编号题名借阅用途借阅期限审批人归还日期经办人备注2024-09-01*钱七市场部138ZHB-2024-ZDS-001办公用品管理办法制定部门采购细则2024-09-082024-09-07无破损2024-09-05*孙八财务部1395678CWB-2024-HT-003办公设备维修合同审计调阅2024-09-122024-09-11涉密文件，已登记四、关键操作注意事项（一）归档及时性各部门需在文件办理完毕后1个月内完成收集整理，移交至行政部门；年度归档工作需在次年3月31日前完成，保证档案不积压、不遗漏。（二）保密与安全涉密文件需单独存放，加密管理，借阅需严格履行审批手续，严禁私自复制、外传；档案库房严禁烟火，非管理人员未经许可不得入内。（三）电子文件管理电子文件需与纸质文件同步归档，格式为PDF、DOCX等通用格式，避免使用加密或过期格式；定期对电子档案进行病毒查杀和数据备份，保证数据安全。