企业合同归档分类方案示例

企业合同归档分类整理方案示例一、方案适用范围与核心目标本方案适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、租赁、人力资源、研发合作等所有业务类型合同。通过标准化归档分类流程，实现合同信息的有序存储、快速检索、合规管理，降低法律风险，提升运营效率，并为审计、决策提供数据支持。核心目标包括：统一合同分类标准、明确归档责任主体、规范操作流程、保障合同安全性与完整性。二、合同归档分类全流程操作指引（一）合同收集与初步整理责任主体：各部门合同经办人*为合同收集第一责任人，行政部/法务部为统筹部门。收集范围：已签署生效的纸质合同原件（含附件、补充协议、变更函）；合同审批流程中形成的电子文件（审批单、谈判记录、资质文件等）；合同对应的扫描件（PDF格式，清晰无遮挡，标注“原件存档”字样）。收集时限：合同签署生效后3个工作日内，经办人需将材料整理完毕并提交至归档部门。初步核对：归档部门接收时，重点检查合同要素完整性（双方主体、标的、金额、履行期限、签字盖章页等），缺失材料需24小时内退回经办人补充。（二）合同分类与编码规则1.一级分类（按业务类型）一级分类代码分类名称包含合同类型示例CG采购合同原材料采购、设备采购、服务外包采购等XS销售合同产品销售、服务销售、定制化开发销售等QL租赁合同办公场地租赁、设备租赁、车辆租赁等HR人力资源合同劳动合同、保密协议、竞业限制协议等YF研发合作合同技术开发、委托研发、专利授权等QT其他合同捐赠、赞助、担保等非主流业务合同2.二级分类（按合同性质/用途）以“采购合同（CG）”为例，二级分类可细分为：CG-ZB：原材料/物料采购CG-SB：固定资产/设备采购CG-FW：服务外包采购（如IT运维、咨询服务）3.三级分类（按合同状态/金额等级）状态分类：有效（履行中）、已履行（完成/终止）、待审批（未生效）；金额等级（可根据企业规模调整）：重大：合同金额≥50万元（或企业年营收1%）；一般：10万元≤金额＜50万元；小额：金额＜10万元。4.合同编码规则编码格式：一级分类代码+二级分类代码+年份+4位流水号+状态标识示例：CG-ZB-2024-0001-Y（2024年原材料采购合同0001号，有效状态）（三）合同归档与登记归档方式：纸质归档：按分类编码顺序存放于专用档案盒，档案盒标注“一级分类-二级分类-年份-流水号”（如“CG-ZB-2024-0001”），每盒附《合同档案盒内文件清单》；电子归档：扫描件至企业合同管理系统（或OA系统），按编码规则命名文件夹，电子文件与纸质档案一一对应，支持关键词（合同名称、对方主体、金额）检索。登记台账：归档完成后，即时填写《合同归档登记台账》（模板见第三节），记录合同基本信息、归档时间、保管责任人、存放位置（物理编号/电子路径）。（四）合同保管与维护保管期限：根据《企业档案管理规定》及合同性质确定，常见类型采购/销售合同：自合同终止后保存10年；租赁合同：自租赁期满后保存5年；劳动合同：员工离职后保存15年；重大研发合作合同：项目结束后保存20年。保管要求：纸质档案存放于防火、防潮、防虫档案室，温度控制在14-24℃，湿度45-60%；电子档案定期备份（每月1次），异地存储（防止本地灾害损毁），备份介质注明备份日期及责任人。动态更新：合同变更、补充或终止时，经办人需在3个工作日内补充归档相关文件，并在台账中备注变更事由及日期。（五）合同借阅与销毁借阅流程：借阅人填写《合同借阅申请表》（模板见第三节），注明借阅事由、合同编号、借阅期限（一般不超过5个工作日）；部门负责人*审批→法务部（如涉及未履行合同）复核→归档部门登记后提供；借阅期间档案需保持完整，不得涂改、转借，归还时由归档部门检查无误后销毁借阅记录。销毁流程：保管期限届满的合同，由归档部门编制《合同销毁清单》，经法务部、行政部联合审核；销毁时需2人以上在场，纸质档案采用粉碎或焚烧（符合环保规定），电子档案彻底删除并销毁备份介质；《销毁清单》及销毁记录保存5年备查。三、核心工具模板示例（一）合同分类目录表（示例）一级分类代码一级分类二级分类代码二级分类三级分类（示例）保管期限CG采购合同CG-ZB物料采购重大金额/一般金额/小额合同终止后10年CG采购合同CG-SB设备采购重大金额/一般金额合同终止后10年XS销售合同XS-CP产品销售内销/外销/定制销售合同终止后10年HR人力资源HR-LD劳动合同正式/实习/劳务派遣员工离职后15年（二）合同归档登记台账（示例）合同编号合同名称甲方乙方签订日期合同金额（元）一级分类二级分类归档日期保管责任人存放位置（物理编号/电子路径）状态备注CG-ZB-2024-0001原材料采购合同科技有限公司A材料供应商2024-01-15120,000CGCG-ZB2024-01-18*纸质：A区-01-002；电子：CG-ZB-2024/0001有效含3份附件XS-CP-2024-002产品销售合同B贸易公司科技有限公司2024-02-20350,000XSXS-CP2024-02-22*纸质：B区-03-005；电子：XS-CP-2024/002履行中无（三）合同借阅申请表（示例）借阅人部门联系方式借阅事由*财务Q1采购成本审计合同编号合同名称借阅期限归还日期CG-ZB-2024-0001原材料采购合同2024-03-01至2024-03-052024-03-05借阅人签字日期归档部门核收日期*2024-03-01档案完整2024-03-05四、执行过程中的关键风险点与规避措施（一）分类逻辑混乱风险：因分类维度不统一（如按部门与按业务类型混用），导致检索困难。规避：制定《合同分类标准手册》，明确一级、二级、三级分类的定义及边界，组织各部门经办人培训，保证理解一致。（二）归档材料不完整风险：缺失审批单、附件等关键文件，影响合同法律效力及审计追溯。规避：推行“合同提交清单制”，经办人提交时需同步附《提交清单》（列明所有应交材料），归档部门逐项核对，缺失项标注退回原因并跟踪补充。（三）电子档案管理漏洞风险：电子文件未加密备份、权限管理不当，导致信息泄露或丢失。规避：指定专人管理电子档案系统，设置分级访问权限（仅相关人员可查看/），定期进行病毒查杀与异地备份，操作日志留存不少于1年。（四）借阅流程不规范风险：未经借阅审批或超期不还，造成档案丢失或损坏。规避：借阅申请需经部门负责人及法务部双重审批（重大合同需总经理*审批），借阅期限到期前1天提醒归还，超期未还则暂停该部门借阅权限并通报批评。（五）保管期限届满未销毁风险：超过保管期限的合同未及时销毁，占用存储空间且增加管理成本。规避：