质量管理体系检查与整改跟进模板

质量管理体系检查与整改跟踪模板一、模板概述本模板旨在规范组织内部质量管理体系（QMS）的检查流程与整改跟踪机制，通过系统化的记录、分析与闭环管理，保证质量管理体系持续有效运行，满足标准要求（如ISO9001）及组织内部质量目标。模板适用于制造业、服务业等各类组织的内部审核、外部审核不符合项整改、日常质量监督检查、体系运行监控等场景，助力问题快速解决，提升质量管理水平。二、操作流程与实施步骤（一）检查准备阶段明确检查目的与依据根据组织质量目标、体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书等）或外部审核要求（如客户审核、认证机构审核），确定本次检查的核心范围（如生产过程、采购控制、文件管理等）及判定标准（如标准条款、内部规范）。示例：若检查“生产过程质量控制”，依据可为《生产管理程序》中“关键工序参数控制要求”及ISO9001:2015条款“8.5.1生产和服务提供的控制”。组建检查组指定检查组长（具备体系审核经验及专业知识），成员包括相关领域专业人员（如质量工程师、生产主管、技术专家等），保证检查组覆盖被检查区域的专业需求。明确组员职责：组长统筹检查进度，组员负责具体条款检查、问题记录及沟通。准备检查工具与资料编制《检查计划》（含检查时间、区域、人员、方法，如现场查看、文件查阅、员工访谈）；设计《检查记录表》（见本文“三、模板工具与表格示例”）；收集被检查区域的体系文件、历史检查记录、目标完成数据等资料，作为检查依据。（二）现场检查阶段实施检查按照检查计划，通过“听、看、查、问”方式开展检查：听：听取负责人对区域体系运行情况的介绍；看：现场观察实际操作（如设备使用、记录填写、标识管理等）；查：查阅文件记录（如检验报告、培训记录、设备维护记录等）；问：随机访谈员工（如操作人员对质量标准的理解、异常处理流程的掌握程度）。记录问题对检查中发觉的不符合项或潜在风险，在《检查记录表》中详细记录，内容需包含：问题描述（具体现象，如“2023年10月生产批号为的产品，未按《作业指导书》要求进行首件检验，首件检验记录缺失”）；违反条款（对应体系文件条款或标准条款，如“违反《生产管理程序》4.2条‘首件检验需经班组长确认后方可批量生产’”）；严重程度（分为“严重”“一般”“观察项”，严重项指体系失效或可能导致严重质量；一般项指局部未满足要求；观察项指潜在风险或需改进项）。沟通确认检查结束后，与被检查区域负责人（如生产经理、车间主任）沟通问题记录，保证双方对问题描述、不符合判定无异议，由负责人签字确认（避免后续争议）。（三）问题分类与定责阶段梳理问题清单汇总所有检查发觉的问题，形成《质量问题清单》，按“严重项”“一般项”“观察项”分类，明确问题编号（如“QC-2023-001”）、问题描述、责任部门（如生产部、采购部）及初步整改建议。确定责任人与整改时限根据问题涉及的业务流程，确定责任部门及具体责任人（如“首件检验缺失”问题责任部门为生产部，责任人为生产班组长*）；评估问题整改难度，设定合理整改时限（严重项一般不超过7天，一般项不超过15天，观察项可纳入长期改进计划）。（四）整改计划制定阶段制定整改措施责任部门组织人员分析问题根本原因（如“首件检验缺失”原因可能是“班组长未明确首件检验要求”或“检验记录表设计不合理”），制定针对性整改措施，保证措施可执行、可验证。示例：针对“首件检验缺失”，整改措施可为“1.班组长*在每日生产前组织操作人员培训《作业指导书》4.2条；2.质量部重新设计《首件检验记录表》，增加‘班组长签字确认’栏；3.生产部每日下班前将记录提交质量部审核”。审批整改计划责任部门填写《整改计划与跟踪表》（见本文“三、模板工具与表格示例”），包含问题描述、整改措施、责任人、完成时限、验证方式等，提交检查组长及质量负责人审批，保证整改计划符合体系要求及资源约束。（五）整改实施与跟踪阶段整改实施责任部门按照审批后的整改计划落实措施，过程中保留整改证据（如培训记录、记录表样稿、现场照片等），便于后续验证。进度跟踪检查组通过定期会议（如每周质量例会）、现场抽查或查阅整改证据，跟踪整改进度，对未按计划推进的问题，及时向责任部门及上级领导反馈，督促整改。（六）闭环管理阶段整改验证责任部门完成整改后，向检查组提交整改报告（含整改措施落实情况、证据材料），检查组通过现场复查、文件审核等方式验证整改效果：若整改有效（问题已解决且措施可持续），在《整改计划与跟踪表》中标注“已完成”，关闭问题；若整改无效（问题重复发生或未彻底解决），要求责任部门重新分析原因、制定措施，直至验证通过。归档与总结将《检查记录表》《整改计划与跟踪表》《整改报告》等资料整理归档，形成质量管理体系运行记录；定期（如每季度）对检查与整改数据进行统计分析（如问题类型分布、整改完成率、重复发生问题等），识别体系薄弱环节，提出体系优化建议（如修订程序文件、加强培训等），实现持续改进。三、模板工具与表格示例（一）质量管理体系检查记录表检查信息检查主题□内部审核□外部审核□日常检查□专项检查（如：生产过程/供应商管理）检查日期2023年月日检查区域检查组长*检查组成员序号问题描述（具体现象、地点、涉及人员/文件）违反条款（体系文件/标准条款）严重程度证据记录（文件编号/照片/访谈记录）责任部门责任人确认签字0012023年10月15日生产批号为的产品，未按《作业指导书》4.2条进行首件检验，首件检验记录缺失《生产管理程序》4.2条“首件检验需经班组长确认后方可批量生产”一般现场查看生产批号产品，无首件检验记录（编号：SJ-2023-001）生产部班组长**002供应商A提供的原材料（编号：CL-2023-05），入库时未按《采购控制程序》5.3条进行全尺寸检验，仅出具合格证《采购控制程序》5.3条“原材料入库需经检验员全尺寸检验并记录”严重原材料入库单（编号：RK-2023-015），无检验记录；检验员*未签字采购部采购主管**（二）整改计划与跟踪表问题编号QC-2023-001问题描述生产批号产品首件检验记录缺失责任部门生产部责任人班组长*整改时限2023年10月20日前验证方式现场检查首件检验记录、访谈操作人员整改措施计划完成时间实际完成时间完成情况（□已完成□进行中□未完成）验证结果（□有效□无效）验证人备注1.班组长*每日生产前组织操作人员培训《作业指导书》4.2条；2.质量部10月18日前完成《首件检验记录表》修订（增加班组长签字栏）；3.生产部10月19日起每日下班前提交记录至质量部2023-10-192023-10-19□已完成□有效质量工程师*记录表编号：SJ-2023-002（三）整改汇总与分析表检查时间2023年10月15日问题总数5项（严重1项，一般3项，观察1项）整改完成率100%（5/5项）未完成原因无问题类型数量占比主要责任部门重复发生问题改进建议生产过程控制2项40%生产部首件检验记录缺失（重复1次）优化《首件检验管理程序》，增加电子化提醒功能采购管理1项20%采购部-加强供应商入库检验培训文件管理1项20%质量部-定期梳理体系文件，保证现场使用最新版本人员培训1项20%人力资源部-将《作业指导书》培训纳入新员工入职必修课四、使用要点与注意事项（一）问题描述需具体化避免模糊表述（如“生产记录不规范”），应明确“时间、地点、现象、涉及文件/人员”，保证问题描述可追溯、可验证，便于责任部门理解整改方向。（二）整改措施需可执行整改措施应针对根本原因制定，避免“加强管理”“提高意识”等笼统表述，需明确“做什么、谁来做、怎么做、何时完成”，保证责任部门能落地实施。（三）责任到人，时限明确每个问题需指定唯一责任部门及责任人（避免“多部门共同负责”导致推诿），整改时限需结合问题严重性及资源实际设定，避免“一刀切”时限导致整改流于形式。（四）验证环节需严格到位整改验证不能仅“看报告”，需通过现场复查、文件审核、员工访谈等方式确认整改效果，保证问题真正解决而非“表面整改”。对无效整改需启动二次整改流程，直至验证通过。（五）闭环管理需持续坚持所有问题必须形成“检查-整改-验证-归档”闭环，对未按期完成或反复发生的问题，需升级管理（如上报高层领导、纳入绩效考核），避免问题“悬而未决”。（六）文档保存需规范完整检查记录、整改计划、验证报告等资料需分类存档（电子+纸质），保存期限不少于3年（体系文件要求），