行政公文撰写及格式规范范本

行政公文撰写及格式规范范本一、适用工作场景行政公文是国家机关、企事业单位和社会团体在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政、传递信息、部署工作、请示汇报的重要工具。本范本适用于以下场景：内部管理：单位内部发布规章制度、工作部署、通知通报（如《关于2024年春节放假安排的通知》《公司考勤管理制度修订说明》）。对外沟通：与平级单位或非隶属单位商洽工作、询问答复（如《关于商请协助开展专项检查的函》《市教育局关于事项的复函》）。请示汇报：向上级机关请求指示、批准或汇报工作（如《关于申请审批项目资金的请示》《局2023年度工作总结报告》）。会议事项：记录会议主要内容和议定事项（如《公司2024年第一次股东会会议纪要》）。二、撰写流程与操作步骤行政公文撰写需遵循“规范、准确、简洁、高效”原则，具体流程及操作步骤（一）明确发文目的与文种选择确定发文目的：首先明确公文要解决什么问题、达到什么效果（如部署工作、请求批准、告知事项等）。选择恰当文种：根据《政机关公文处理工作条例》，常用文种包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。需注意区分易混淆文种：请示（上行文）：用于向上级机关请求指示、批准，需一事一请，不得夹带报告内容。报告（上行文）：用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，不要求上级批复。函（平行文/不相隶属机关）：用于商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，语气应谦和得体。（二）收集整理依据材料收集政策依据：保证公文内容符合法律法规、上级文件精神及本单位规章制度（如起草《公司员工培训管理办法》，需参考《中华人民共和国劳动法》及公司现有人力资源管理制度）。整理事实材料：收集与公文相关的数据、案例、背景信息等，保证内容真实、准确（如起草《关于2023年度安全生产情况的报告》，需整理全年安全数据、隐患排查记录等）。（三）规范起草公文是公文的核心，需逻辑清晰、层次分明、语言规范，一般包括“开头—主体—结尾”三部分：开头：简明扼要说明发文缘由或依据（如“根据《省人民办公厅关于开展专项行动的通知》（X政办发〔2023〕号）精神，为切实做好工作，现就有关事项通知”）。主体：阐述具体事项、措施、要求等，可分条列项（使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号，注意层级清晰）。例如：一、工作目标到2024年12月底，实现覆盖率100%，问题整改率100%。二、主要任务（一）加强宣传培训。组织各部门开展政策解读会，保证全员知晓。（二）落实责任分工。明确部门牵头，部门配合，每月底前报送进展情况。结尾：根据文种要求规范收尾（如通知常用“特此通知”；请示常用“妥否，请批示”；报告常用“以上报告，请审阅”）。（四）严格审核与修改初审：由起草部门负责人审核内容是否准确、是否符合部门职责，重点检查事实数据、政策依据是否无误。复审：由单位办公室（综合部门）审核格式是否规范、文种是否恰当、程序是否完备（如是否需会签、是否涉及敏感内容）。终审：由单位负责人或授权领导审核内容是否体现单位意志、是否符合发文目的，对重要公文进行签发（签发人姓名需手写签名，用“某某”代替，如“签发人：某某”）。修改完善：根据审核意见调整内容、优化语言、修正格式，保证公文无错别字、标点符号使用规范、逻辑严密。（五）标准排版与校对定稿排版格式：严格按照《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求设置（详见“三、公文要素规范模板”）。校对定稿：对照原稿逐字校对，检查页码、页边距、字体字号等是否正确，保证最终版本与审核通过内容一致，杜绝“漏字、多字、错字”等问题。三、公文要素规范模板行政公文由“眉首、主体、版记”三部分组成，各要素规范如下表所示（以A4纸张为例，页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm）：（一）眉首部分（公文首页红色分隔线以上区域）要素名称规范要求示例说明发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，居中排布，字体为小标宋体字市人民文件联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字在主办机关名称之后发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括起国办发〔2023〕15号联合行文时，使用主办机关的发文字号签发人上行文应当标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，字体为仿宋体字签发人：*某某签发人后标注签发领导职务（如“签发人：*某某（局长）”），多个签发人按职务排序从高到低（二）主体部分（红色分隔线以下、版记以上区域）要素名称规范要求示例说明标题由发文机关名称、事由和文种组成，居中排布，字体为小标宋体字市人民关于开展2024年度安全生产大检查的通知标题一般不超过50字，事由应简明扼要主送机关公文的主要受理机关，顶格编排，其后加冒号，字体为仿宋体字各县（市、区）人民，市各部门，各直属机构：主送机关过多时需分行，同类机关间用顿号分隔，不同类机关间用逗号分隔公文的核心内容，字体为仿宋体字，一般每页22行、每行28字，首行缩进2字符（详见“二、撰写流程与操作步骤”主体部分示例）段落分明，层次序号规范，避免使用“我们”“大家”等口语化表述附件说明如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称附件：1.市2024年度安全生产大检查实施方案附件名称后不加标点符号，多个附件时用阿拉伯数字标注顺序发文机关署名署发文机关全称或规范化简称，字体为仿宋体字市人民联合行文时，发文机关名称按顺序排列，每行排列的机关名称字数相等成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，字体为阿拉伯数字，年份标全称2023年12月15日联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符（加盖公章位置在成文日期之上，居中排布）上行文只署发文机关名称，不加盖印章（除特定情况外）（三）版记部分（公文末页）要素名称规范要求示例说明抄送机关除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，编排于版记第一条，前加“抄送”二字，后加冒号，字体为仿宋体字抄送：市委办公室，市人大常委会办公室，市政协办公室抄送机关间用逗号分隔，回行时与冒号后的首字对齐印发机关和印发日期印发机关通常是单位的办公室（综合部门），印发日期用阿拉伯数字，字体为仿宋体字市人民办公厅2023年12月16日印发印发日期一般早于成文日期页码公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘，单页右空一字，双页左空一字-1-、-2-公文页数一般不超过30页，超过时需分册装订四、撰写与处理要点（一）格式规范严格把关字体字号：标题用小标宋体字二号，用仿宋体字三号，一级标题用黑体字三号，二级标题用楷体字GB2312三号，三级标题用仿宋体字三号加粗。行距页边距：行距为28磅（固定值），页边距按“三、公文要素规范模板”要求设置，避免“满页”或“留白过多”。数字标点：公文中的数字应使用阿拉伯数字（如“2024年”“12月15日”），除特殊要求外，避免使用中文数字；标点符号使用全角符号（如“，”“。”“：”），避免半角符号。（二）内容要求真实准确政策依据有效：引用文件需标注文号、发文机关和标题，保证引用内容现行有效（如引用废止文件会导致公文无效）。数据事实无误：涉及数据、时间、地点、人物等信息需反复核对，避免“数据偏差”“事实错误”（如“2023年”误写为“2022年”）。逻辑层次清晰：内容应按“总—分”结构或“问题—措施—要求”逻辑展开，避免内容交叉、条理混乱。（三）语言风格庄重得体避免口语化：使用“拟请”“现将”“特此”等公文常用语，避免“咱们”“赶紧”“搞定”等非正式表述。表述简洁明确：一句话只表达一个意思，避免长句、复合句（如“为贯彻落实文件精神，经会议研究决定，现就事项通知”）。语气分寸恰当：上行文应谦逊恭敬（如“妥否，请批示”），下行文应明确有力（如“务必于2024年1月31日前完成”），平行文应平和协商（如“贵单位意见如何，请函复”）。（四）流程管理责任到人拟稿责任：起草部门需对公文内容真实性、准确性负主体责任，拟稿人需在公文稿上签名（用“*某某”代替）。审核责任：审核部门需对公文格式规范性、程序完备性负审核责任，审核人需在审核