跨部门项目进度协调会议记录模板

跨部门项目进度协调会议记录模板一、适用情境本模板适用于企业内多部门协作推进的项目中，当项目出现进度滞后、资源冲突、目标调整或需跨部门协同解决关键问题时，通过结构化会议记录明确责任、跟踪行动、保障项目顺利推进。常见场景包括：新产品研发跨部门里程碑会议、市场活动多部门落地协调会、大型项目阶段性复盘会等。二、会议记录全流程操作指引（一）会前准备：明确目标与信息同步确定会议核心目标明确本次会议需解决的关键问题（如“解决研发部与市场部在产品测试节点上的时间冲突”“确认供应链延迟对交付周期的影响及应对方案”）。确定会议主持人（通常为项目经理或指定协调人），负责引导议程、控制时间。通知参会人员并同步材料提前3-5个工作日通过邮件或企业协作工具（如钉钉、企业）发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、目标、需提前准备的资料（如项目进度表、风险清单）。保证参会人员覆盖相关部门负责人及核心执行人（如研发、市场、运营、采购等），并抄送项目干系人。准备会议辅助工具准备项目进度甘特图、风险登记表、数据报表等可视化材料，提前测试线上会议设备（如屏幕共享、录音功能）。（二）会中记录：聚焦关键与共识达成开场与议程确认（5-10分钟）主持人开场，重申会议目标、议程及时长分配（如“本次会议共90分钟，分为进度汇报、问题讨论、决议确认三部分”）。确认参会人员到齐情况，记录缺席人员及原因（如“研发部主管因客户拜访缺席，已委托工程师代为参会”）。项目进度同步（20-30分钟）按部门顺序汇报当前阶段进展（如“市场部已完成用户调研报告，较计划提前2天”“研发部核心模块开发进度滞后3天，主要因测试环境资源不足”）。主持人引导对比计划与实际差异，重点关注滞后项及原因，简要记录关键数据（如“原定6月15日完成的功能测试，预计延迟至6月18日”）。问题讨论与协调（30-40分钟）针对进度滞后、资源冲突等问题，逐项组织讨论（如“测试环境资源不足，需协调运维部优先分配”）。记录各部门提出的解决方案及分歧点，如“运维部建议下周二优先分配测试环境，研发部需同步提交资源申请表”。主持人引导各方达成初步共识，避免讨论偏离主题（如“关于需求变更问题，本次会议先聚焦进度追赶，需求评审会另行安排”）。决议与行动项确认（10-15分钟）总结讨论结果，明确每项决议的责任部门、完成时限及输出物（如“决议：由运维部于6月12日前完成测试环境扩容；行动项：研发部*工程师6月11日前提交资源申请表”）。当场复述关键行动项，保证各部门理解一致，参会人员确认签字（或线上确认）。下次会议安排（5分钟）确定下次会议时间、议题及需准备的资料（如“下次会议定于6月20日14:00，议题为‘测试阶段进度复盘’，请研发部提交测试问题清单”）。（三）会后整理：分发归档与跟踪执行24小时内完成会议记录初稿根据会议录音及现场笔记，整理会议记录，内容包括：会议基本信息、议程、各环节讨论要点、决议事项、行动项（含负责人、截止日期、输出物）、下次会议安排。保证记录客观准确，避免主观表述（如“研发部认为进度滞后”改为“研发部反馈核心模块开发进度滞后3天”）。审核与分发记录将初稿提交主持人审核，保证决议及行动项无误后，于48小时内发送至所有参会人员及项目干系人。邮件标题注明“【会议记录】[项目名称]跨部门进度协调会[日期]”，并附会议记录电子版（如Word或PDF格式）。行动项跟踪与闭环在项目管理工具（如飞书多维表格、Teambition）中创建行动项跟踪表，标注负责人、截止日期及完成状态，每周更新进度。对逾期未完成的行动项，提前2天提醒负责人，并在下次会议中重点跟进。三、会议记录核心模板结构（一）会议基本信息表项目内容会议主题[项目名称]第[X]次跨部门进度协调会会议时间YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM会议地点[会议室名称/线上会议]主持人[姓名]*记录人[姓名]*参会部门及人员研发部：主管、工程师；市场部：经理、专员；运营部：*主管……缺席人员及原因[部门][姓名]*：[原因，如“客户出差”]会议目标1.同步[项目名称]当前进度；2.解决[具体问题，如“测试资源冲突”]；3.确认下一阶段计划（二）议题讨论与决议记录表序号议题名称汇报部门当前进展/问题描述讨论要点决议事项1核心模块开发进度研发部原定6月15日完成，滞后3天，因测试环境不足导致联调延迟运维部：现有环境仅支持3个团队并行，需优先分配研发；研发部：6月10日前提交扩容申请1.运维部6月12日前完成测试环境扩容；2.研发部*工程师6月11日前提交申请表（附件1）2市场推广物料准备市场部宣传海报设计稿已完成，但需研发部提供产品功能参数（原定6月8日提交，至今未收到）研发部：参数需最终测试确认，预计6月13日提供；市场部：需6月15日前定稿1.研发部*主管6月13日前提交最终版参数表；2.市场部收到后2天内完成设计稿定稿3供应链交付风险采购部核心零部件供应商因产能问题延迟交付，原定6月20日到货，预计延迟至6月25日运营部：延迟将影响6月28日上线计划；研发部：可临时调整上线顺序，优先推送核心功能1.采购部6月14日前与供应商确认具体交付时间并同步；2.运营部6月16日前调整上线方案（三）行动项跟踪表行动项编号任务描述责任部门负责人截止日期输出物完成状态（□未开始□进行中□已完成□延期）备注ACT-001提交测试环境扩容申请研发部*工程师2024-06-11资源申请表（附件1）□未开始□进行中□已完成□延期ACT-002完成测试环境扩容运维部*主管2024-06-12环境验收报告□未开始□进行中□已完成□延期需提前1天通知研发ACT-003提交产品功能参数表研发部*主管2024-06-13参数表（附件2）□未开始□进行中□已完成□延期需经测试负责人确认（四）下次会议安排时间：YYYY年MM月DD日HH:MM地点：[会议室名称/线上会议]议题：1.测试阶段进度复盘；2.上线方案最终确认；3.供应链交付情况跟进需准备材料：研发部提交测试问题清单、市场部提交推广物料定稿、采购部提交供应商交付确认函四、使用关键提示与风险规避记录准确性保障会中安排专人记录（建议与主持人分离），重要决议及行动项需当场复述确认，避免理解偏差；涉及数据、日期、责任部门等关键信息需与汇报人核对，如“研发部，您提到的滞后天数是3天，对吗？”行动项可执行性每个行动项需明确“做什么、谁负责、何时完成、输出什么”，避免模糊表述（如“尽快协调资源”改为“6月12日前完成测试环境扩容”）；行动项负责人需为具体执行人而非部门，避免责任推诿（如“研发部负责”改为“研发部*工程师负责”）。会议效率控制主持人需严格按议程推进，对偏离主题的讨论及时引导（如“这个问题本次会议暂不讨论，可会后单独沟通”）；单个议题讨论时间建议不超过20分钟，复杂问题可拆分至专项会议解决。保密与归档涉及敏感信息（如未公开的产品计划、成本数据）